医院纸质档案收集整理与归档工作的实践探讨

　医院纸质档案是医院在日常运行管理和各项业务活动中形成的医疗管理、科研教学、设备采购、财务管理等方面的文件材料，是医院发展历史的真实写照。但随着医院规模扩大和业务发展，纸质档案数量急剧增长，收集整理与归档工作面临巨大挑战。为进一步提升相关工作水平，本文分析实践中的问题并提出对策，以期对医院纸质档案管理有所助益。

　　一、医院纸质档案管理的现状

　　（一）档案数量庞大，管理难度大

　　医院纸质文档数量庞大且类型复杂，涵盖病历、财务单据、人事档案、科研文献及会议记录等。在医院规模持续扩大的背景下，档案数量呈指数式增长。现有文档分散存放于院办、医务处、财务科、人事部等科室，部门间缺乏有效沟通协作，导致档案信息各自为政。若医院未建立统一规范的档案管理标准，且缺乏先进科学的数字化管理手段，实际管理中便会出现诸多问题。如档案交接环节，常发生交接不清、责任不明等情况，导致档案保存更加杂乱，无法在最短时间内找到所需资料。据行业调查及部分医院统计，档案管理不够规范的医院，每年因管理不到位造成的档案丢失率平均高达3%，关键合同破损时有发生，重复入库的情况更为普遍。

　　（二）档案整理流程复杂

　　纸质档案从收集、鉴定、整理、排序、装盒、编目到入库，需经过多个步骤，每个环节都不能出错。以病历档案为例，分类时首先分为门诊、住院等大类，再按部门、时间进一步划分，以确保管理的精确性与高效性。但在实践中，这些规范化程序往往难以落实。归档人员变动频繁、缺乏规范培训、不同部门对归档要求不统一等因素，致使归档完成度不理想。某院一次内审中对归档工作进行专项检查，发现约30%的文件材料被误入其他类别，15%的档案号不符合规定。这些问题不仅增加了后期管理成本，还可能因无法及时找到相关档案或资料有误，导致工作延误并产生偏差。

　　（三）档案查询效率低下

　　传统管理模式下，纸质档案查询高度依赖人工检索。工作人员需在成百上千个档案柜中逐层、逐格、逐份翻查。以某三甲医院数据为例，调取一份五年前的多学科会诊记录，平均需投入16～24个工时。这种低效检索方式在急诊等对时间要求极为严苛的场景中，可能使患者错失最佳诊疗时机，后果不堪设想。此外，人工检索全凭工作人员的记忆和经验，错误频发，重要档案漏检时有发生，严重影响医院管理决策的科学性和医疗服务质量。

　　二、医院纸质档案收集整理与归档工作的实践策略

　　（一）完善档案收集机制，确保档案完整

　　医院应该制定详细的档案收集范围和责任分工，明确各部门各科室在档案收集过程中的职责和任务，并通过定期的培训和宣传来增强全体职工的档案意识，保证档案能及时、全面地收集至档案管理部门；档案管理部门也应建立档案收集台账，对收集到的档案进行登记分类。利用台账能清楚掌握档案收集的情况，并及时发现问题如档案丢失或者重复归档等。

　　（二）优化档案整理流程，提高整理质量

　　对于医院来说，应该根据纸质档案的特点以及现实情况制定出合理有效的分类方案，而且这个分类方案要简单易懂，便于工作人员查看和操作，同时还要定期对分类方案作出评估并加以修改，使其能适应当下的医院发展。档案编码同样也是档案整理过程中的一个非常重要的环节，应该保证编号的唯一性及连续性，档案部门应制定统一的编号原则，并对档案进行编号。在装订过程中，应采用合适的装订方式及装订材料，保证档案的完整及安全。档案编目也是档案整理的重要结果，在这个过程中，应保证编目的准确性及全面性。此外还要配备齐全的档案检索工具如目录、索引等，以便于工作人员快速查找想要查阅的档案进行利用。

　　（三）强化档案归档管理，确保档案安全

　　档案管理部门应该按照档案的重要性以及利用率来制订相应的归档计划和时间表。对重要的档案和长期使用的档案，要及时进行归档处理，并做好保护措施。而对于一些临时性的档案可适当归档，短时间内使用的档案在使用结束后可及时销毁。档案库房是档案安全的重要保障，因此医院应当设置一个专用的档案库房，并且配套相应的设施及设备，包括防火、防盗、防潮、防虫等设施。另外，还要定期对库房进行清理及检查工作，保障档案的完整。为了防止档案出现丢失以及破损的情况，医院应该制定档案备份与恢复措施。经常对重要的档案进行备份处理，将备份的数据保存到安全可靠的场所，在档案发生丢失或者损坏的情况下，可以随时补救归档的数据信息，保证档案资料的完整性及有效性。

　　（四）提升档案管理人员素质，保障工作质量

　　档案管理人员是医院纸质档案收集整理及归档工作的主要实施者。医院应该定期对档案管理人员进行专业培训和继续教育，提高其业务水平和综合素质；让档案管理人员通过对相关知识的学习，了解档案管理的规范和流程，掌握先进的档案管理技术手段和方法。为了充分调动档案管理人员的积极性和创造性，医院应建立激励机制和考核机制，对在工作中表现优秀的档案管理人员予以表彰和奖励，对在工作中出现问题的档案管理人员予以批评和纠正。通过激励和考核，促进档案管理人员不断提高工作质量和工作效率。

　　三、结语

　　医院纸质档案收集整理与归档管理是档案管理工作的核心。面对档案数量多、管理难度大等问题，医院应从健全收集制度、优化整理流程、加大归档管理力度、提升人员素质等方面着手，切实提高纸质档案管理质量和工作效率，为医院管理决策和业务开展提供有效支撑，也有助于推动档案管理信息化建设与可持续发展。

文章来源：《重庆科技报》https://www.zzqklm.com/w/qt/35273.html