探究档案管理信息化建设

　　随着计算机技术、网络技术、办公室套装软件比较技术、网络技术和信息技术的飞速发展，档案信息化建设已成为未来档案信息化建设的必然趋势。档案信息化建设要求应用现代技术，这是各级档案部门多环节协同合作的复杂系统工程。可以说，档案现代化是工作目标，档案数字化是基础，档案信息化是目标，搞好档案信息化建设，必须统一领导，统一标准，协调组织，加强管理，多管齐下，加快档案信息化建设。

一、档案管理信息化建设的含义
　　（一）档案管理信息化建设的目标

随着人类社会全面进入“互联网 + ”时代，档案管理已成为提高档案管理质量的重要手段，档案管理信息系统的应用和数字化平台的发展也成为档案管理的新趋势。档案信息化建设是适应新时期档案信息资源整合、共享和个性化管理的需要，既保证了档案信息资源的有效利用，又满足了新时期档案管理的需要。档案管理信息化建设主要包括两个方面: 一是有效保护传统纸质文献资源，采取有效的保护方法，尽可能延长实体资源的使用寿命。二是利用信息技术充分利用档案信息资源，通过信息网络建立共享网络平台，实现档案信息资源的共享，即档案信息资料的快速共享，使档案馆能够有效地为社会服务。
　　（二）档案管理信息化建设的意义

档案管理信息化建设的进程并非一帆风顺。在档案管理方面，档案管理工作面临着机遇与挑战。档案管理信息化建设不仅是信息时代发展的要求，也是推进我国档案管理数字化、信息化转型的重要途径。目前，科学技术、信息技术和计算机技术已成为衡量国家文化软实力、全面推进档案管理信息化、有效整合档案管理和信息化建设的重要指标，从而使科技与文化内涵的全面融合，提高我国文化软实力。可以说，档案管理信息化建设是推动档案管理转型的重要途径，对提高我国档案信息化建设水平具有重要意义。档案管理信息化建设的进程并非一帆风顺。对于档案管理本身而言，档案管理既面临机遇，也面临挑战。如何充分利用信息技术提高档案管理质量需要技术专家的不断研究，档案管理信息化建设过程中存在许多问题，如信息保存、信息管理、信息安全保护等，需要档案管理人员在长期的工作实践中加以解决。

二、信息化建设是今后档案工作发展的必然趋势

进入数字化时代，现代数字技术以其快捷、高效、准确、方便的服务优势，深刻地影响着档案工作。目前，档案馆前身档案和数据的流通已经从过去的人工管理转变为信息网络的处理和流通，档案管理工作也将随之发生变化，档案信息化建设是实施电子政务、发展数字网络、开发利用档案价值、发展档案自身的需要。

　　当前，信息时代的理念正在逐渐兴起，其强大的优势使其在全球范围内掀起了新一轮的信息浪潮。基于数字化理念的城市建设正在逐步改变人们的思维方式。“电子文档”的出现，为传统的档案管理方式完全铺平了道路，在此基础上，人们可以更加方便、快捷，也许还需要更多的内容，大大提高了工作效率，同时改变了档案管理的运作模式。此外，近年来，国家提倡发展电子商务模式，将传统的档案学与信息系统领域相结合，提出了双重理论，为实际工作提供了新的内容和方向。

三、档案信息化建设当前存在的问题　

（一）我国档案信息化建设与档案现代化发展之间存在较大差距。

传统的纸质档案安排仍然是我国档案工作的重点，我国日常工作中产生的大量电子文件的归档基本上是空白，难以在县乡两级推广，在很大程度上阻碍了档案信息化的发展。
　　（二）档案管理软硬件的不统一，相互不能通用，缺乏信息化管理功能。

各县市使用档案管理软件不统一，给档案信息化建设带来了很大的障碍。以吉木萨尔县为例，档案管理软件有用新科的，有用泰坦的，有用新源的，还有用夏尔的，地税局、法院、检察院及农发行等垂直单位都使用上级单位内部办公系统自带的档案管理软件，可以说档案管理软件五花八门、各自为政，没有一个统一的标准通用的档案管理软件。
　　（三）传统的档案馆向数字档案馆转变难度大。

因为以前档案馆接收的都是纸质档案，而且数量大，检索工具也是纸质的。档案馆要从传统的档案馆向数字化转型，仅仅靠档案馆现有人员从目录输入、扫描、挂接，完成这项信息化最基础的工作，可能需要几年的时间，甚至更长的时间，各地方档案部门经费本来就紧张，经费的不足，成为档案馆数字化发展的又一大障碍。
四、加快档案信息化建设的对策
　　（一）加强领导和提高认识。

要加快档案信息化建设，一是要加强领导干部的档案管理意识，配备高素质的专业管理人才。提高档案管理人员的业务素质是加强档案管理的基础。档案人员思想道德水平高，业务知识丰富，信息操作能力强，能够适应现代档案管理的要求。二是投入足够的资金，配置硬件设备，保证档案、档案的日常保管工作所需。引进计算机管理软件，建立档案信息存储与检索系统。三是对档案进行集中统一管理，保护档案的完整性和安全性，便于今后查找和其他工作使用。四是建立档案部门工作目标评价与档案管理业务评价相结合的评价体系，使档案管理综合评价的有效性与档案管理者的业务水平相结合。五是加强对外援助档案企业的指导工作。利用会议指导和现场作业指导，让档案专家指导工作，便于分析研究存在的问题，更好地找到解决办法，确保档案管理工作更加有效。

（二）增加投入，开发适应档案管理的硬件和软件设施。

要加快档案信息化建设，最重要的是要有财力、人力和物力的支持，集中力量开发现代档案管理软件，能够满足档案现代化和信息化开发利用的需要，并具有多功能的一体化，而且容量大、操作简单，让档案利用者可以方便、方便地查询自己需要的信息。
　　（三）加快档案信息化、普及化、规范化建设

档案信息化和标准化主要包括管理标准、业务标准和技术标准。加强档案现代化、信息化建设，首先，上级业务部门应建立一套科学、合理、严格的标准，统一标准，统一使用。其次，各单位应使用统一的档案管理软件和硬件，打破软件分开使用的现状，以便更快捷、方便地开发和利用档案信息资源，共享信息资源，为社会发展和广大人民群众充分利用档案资源提供便利条件。

（四）基于资讯科技的信息检索系统

档案信息检索是档案信息资源有效利用的前提和基础。在档案管理信息系统建设中，必须注重全面建设档案信息检索系统，运用各种工具和技术，建立科学合理的用户档案检索系统。一方面，在档案管理信息化建设中，应延长纸质文献和实体资源的使用寿命，加强基础设施建设，为纸质文献和实体资源提供专业化的存储空间。另一方面，纸质文件和资源应该数字化，各种保存价值高的纸质文件应该存储在相关的数据库中，应该建立一个科学合理的信息检索系统，以满足用户准确查询的需要，确保信息资源的有效利用。
　　（五）确定档案信息资源的检索目标

在档案管理系统信息化建设中，为了保证档案信息资源的有效利用，应全面关注档案信息检索系统的建设，根据用户需求和档案管理目标，从档案信息资源利用的角度合理规划档案信息资源的利用过程。科学检索通过图像检索、文本检索和电子文献检索等方法，充分利用高价值的档案资源，充分利用档案信息资源，使档案信息的利用模式更加符合用户的期望，提高档案信息检索的效率，为档案信息资源的高效利用和高速流通创造良好的条件。
　　（六）利用计算机技术建立先进的文献资源查询系统

档案信息资源查询系统是保证档案信息资源有效利用的前提，也是档案管理现代化建设的重要组成部分。为了有效利用档案信息资源，档案管理部门应积极引进先进的信息管理方法，利用计算机技术有效地收集、整理、分类和归档各类档案信息，以保证各类档案信息的有效存储，使各类档案信息有效地存储在相关数据库中，并结合用户的使用需求，建立一个方便、科学、合理的查询系统，使用户能够及时、便捷地查询档案信息。　　

四、结语
　　总之，加快档案信息化建设，要加强领导、提高认识;认真研究，合理规划，争取支持，加大投入，配备人才;要抓住机遇，努力把档案信息化建设作为服务民生的一项重要工作来抓，加大投入，逐渐增配软、硬件设施，打好工作基础，使档案的信息化管理水平迈上一个新台阶，为社会创造更大的经济效益和社会效益。

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