基建档案管理问题存在原因及分析

高职院校基建档案是高校工程建设全过程中形成的需要归档有保存价值的文件。它包括项目前期的市场调查、可行性研究、计划、决策和相关证件如环境影响评价报告、国有土地证使用证、 城市规划许可证，地质勘探报告，设计施工图纸，设计图纸审批，所在地建委备案审批，当地建筑工程质量监督站备案审批，办理施工许可证，施工单位及监理单位的招标，确立施工单位及监理单位，进入施工阶段，施工过程中产生的一系列文件和竣工资料（主要是施工单位提交给城建档案馆的内业资料），最后是建设单位办理房产证等这些过程中形成的文字、图纸或者是音像材料。校园基本建设是任一所高校建设的物质基础，高校基建档案见证校园发展历史，是高校工程建设的真实、客观、完整、系统的反映，无论是对于校园历史证明、保存与研究还是原建筑物后期的维修改造都有非常重要的价值。

一、高校基建档案管理现状

档案是一门应用学科，源于社会实践。高校基建档案源于校内工程项目，从立项申报、审批入库、设计咨询、施工图设计、造价预算、预算评审、公开招标施工和监理单位、签订施工和监理合同、完成施工、竣工验收、完成竣工图、结算评审、档案归档等全过程中形成的具有保留价值的文件。高校基建档案是工程建设的历史再现，是高校自身校史建设的有机整体的一部分，但由于使用频率低，不被重视，目前高职院校基建档案管理存在以下现状。

基建档案呈现不完整、不系统、不精确

20世纪40年代中国开始兴办档案专业教育，武昌文华图书馆专科学校设立档案管理专科，80年代，建立档案学基础理论与应用理论技术并重的档案学学科体系，高校基建档案在此产生并逐渐慢慢成长。我国多数高校有几个共同的特征，学校经历史事件，搬迁、合并、分立甚至是战乱，很多校园建筑物基建档案资料不全，难以恢复历史原样，许多基建档案按照熟悉历史情况人员回忆补建，一定程度上不够完整，与真实情况有出入；校园基建档案发展伴随国家房产政策相应变化，在政策不断完善过程中档案收集不够系统，不断完善；基建档案虽然是在工程项目过程中形成，但都是人为事后汇编，存在遗漏、缺失、不精确等现象。

基建档案来源广、杂、繁，涉及部门多，归档周期长

工程建设涉及多方主体，建设、监理、设计、地质勘查、施工多单位，还有建设主管部门、质量监督部门、土地审批部门、消防、招标和材料供应商等，参与部门众多，跨部门协作，所以基建档案来源广、杂、繁；基建周期长，一个小型工程项目从计划到交付使用快则2-3年慢则不确定，光土地审批、项目申报需很长时间，更别提中大型工程项目，从立项到交付使用需5-8年是普片现象，所以一个建筑物完整档案归档时间取决于建筑物的建筑的时间，完整的基建档案须经过项目可行性研究、用地审批、地质勘查、设计图、施工图审、预算评审、公开招投标、委托监理单位、签订施工合同、现场管理、验收、结算等众多过程。

（三）基建档案形成过程动态性、难控制、繁收集

基建档案始于项目前期计划，终于项目验收结算，档案收集是贯穿从立项到竣工结算整个过程中，基建工程是动态过程，在施工过程中存在多方因素需工程变更，导致前期收集基建资料被后期实际情况替代。如我院天河校区供水管网项目原计划在地面建立一座蓄水池，施工设计图完成，但在施工过程中因各种因素，须将水池由地面建设变为地下，施工位置有变化、施工工艺有改动，需重新勘测地质，重签勘测合同、调整设计方案，更新设计图，由此产生了大量的资料和档案，这种动态的、不确定工作给收集和整理档案带来了不少难度。

（四）基建档案资料使用率低、档案工作不被重视

根据高校档案产生的领域范畴，确定为十个一级类目，其主要内容如下：党群、行政、教学、科学研究、产品、生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事和财务。学生学籍档案、教职工人事档案及财务档案维护和更新最快最频繁，基建档案使用率最低，无论是从使用人群范围还是从借阅时间来看基建档案只是极少数人才会用到，正是因为使用率低、关注人群较少，基建档案管理工作被误认为不重要，基建档案管理人员被认为可有可无。

基建档案管理不规范，档案管理与基建部门脱节

由于基建档案归档跨度时间长，涉事主体多，工程动态性，资料全是手工收集，收集难度大，档案管理者如不是基建专业的不清楚也很难了解基建资料，基建档案管理不同于学生学籍管理，没有规定的成绩科目和时间，也不同于教职工人事档案管理，如没有标准的基建档案办法和规定，普通的档案管理员很难将基建档案完整有序管理，他们无法判断和辨别哪些资料有效，事件发生先后顺序以及因果联系，主要原因是档案管理员缺少了基建方面相关知识或是与基建部门沟通脱节。

二、基建档案管理问题存在原因及分析

（一）基建工程自身特点及现实条件

校园基础建设工程是校园存在及发展最基本的物质条件之一，校园发展依赖于基建工程，基建工程从项目申报到施工验收从来就不是一蹴而就的，很多高校成立之时建筑物已存在，由于房产政策及历史原因没有建筑物档案，相应国家政策完善后校园补录档案所以存在不完整、不系统、不精确的现象。有一些高职院校近二十多年来都是在不停的合并扩张，高职院校建筑物也随校名不停更名，基建管理人员也在不停更换，在这过程中建筑物维修维护基建档案被人为收集和保存不容易，必定存在遗漏和不全面、不系统的现象。

（二）基建工程自身专业性与客观性，收集难度大

工程基建工期长，完整的基建档案是从项目申报至项目竣工验收后收集一切资料，基建周期长，涉及多部门资料。如我校白云校区宿舍、饭堂和综合楼建筑面积5.3万平方从计划申报至建成历时8年，基建涉事主体多除建设方、勘测单位、设计单位、施工单位、监理单位外还有城市规划局、城市建设质量、安全主管等众多部门，档案的形成都源于这些涉事主体间活动过程中形成有价值的有关图片、文字等载体信息。

基建工程档案管理投入低

高职院校每学期都花大量费用更新和维护学生学籍管理档案、教职工人事档案，却不会花大量时间和金钱投入基建档案，因使用率低，使用人群少，很少关心本校的基建档案，只是少数关心基建或者是基建工作者因工作需要来查阅档案，有的学校好几年都没有一项新建基建工程，有的学校建筑物没有房产证也不愿意去办理即便资料不缺，因为办理房产证除了时间漫长费用是一大笔开支，学校不愿意投入大量时间和资金去维护和整理基建档案，有的高校都没有建立起基建档案管理。

对基建档案重要性认识不到位，部分档案管理人员缺乏职业素养

正是使用基建档案人群不多，且基建项目有限，所以很多人认为基建档案不重要，甚至看到工程基建档案占地体积大，使用率低，借阅人群少也归结其用途不大；部分档案管理员在档案管理过程中把基建档案与学生档案、财务档案和人事档案同等处理，如没有基建专业相关知识却很难维护好基建档案，档案管理人员的职业素养在一定程度上决定这档案资料质量。

（五）基建档案没有标准化、信息化、制度化、规范化

高职院校学生学籍档案管理国家有统一的学信网管理系统，标准化要求和操作；教职工人事档案每个省份都有管理系统；财务档案学校有成熟的财务系统，唯独基建档案高校目前还没有统一档案管理标准，很多学校有基建经验管理者会借助城建档案馆基建档案需求复制一套档案，但城建档案只是必要的基本资料，学校基建档案还应该补充工程前期资料、基建过程中突发事件及验收后房产信息。学校基建档案标准没有形成档案制度化、规范化、信息化和系统化。

三、基建档案管理对策及措施

（一）建立健全基建档案管理制度

  基建档案使用人群虽不多，但完整的校园工程基建档案对于学校基础建筑物的维修和改造有着重要作用，如地下管线、给排水管道、高压电线及化粪池的平面图和竣工图对日后校园建设和维护有着不可估量的作用，基建档案涉及学校全局建设，依靠部分的档案管理人员是无法完成任务，须全校各级领导和各部门积极配合，建立健全基建档案管理制度，让制度成为管理的刚性约束，合理科学的管理制度是开展基建档案工作的可靠保障。

（二）利用信息技术、监督力量，优化科学管理　

电子信息技术可改变以往依靠传统经验管理过渡到信息化管理，将纸质档案扫描成电子文件，按照电子档案统一入系统，电子档案保持时间久、储容量大，能解决基建纸质资料占地体积大的问题，利用电子信息索引技术能迅速有效提取有用的信息。基建档案管理还需要利用制度、审计部门、群众力量及新闻媒体来监督和强化管理。

（三）强化宣传力度，加强跨部门协作衔接

高校基建档案有效管理和使用需要宣传力量强化基建档案的重要性，让全校师生有途径和方法知晓；基建档案的收集和管理需要夸部门沟通与合作，基建档案的收集不是档案部门单个可以完成的，离不开基建部门及其他部门的相互配合与协作，如土地审批资料，档案部门没法拿到第一手的基建资料，基建档案管理人员需加强和基建部门的沟通与合作。

（四）改变思想认识、引进和培养基建档案管理专业人才

基建档案管理之所以不完整、不系统、不被重视，除了没有统一的基建档案管理规章制度最主要是没有从思想上认识基建档案管理的必要性和重要性，源头是思想上认识不清楚、不到位。事实证明很多基建档案都是本校校史建设的一部分；有的基建档案成为本校与相邻土地纠纷的有力证据；建筑物地下管道对后续维修和保养是相当重要的。基建档案的管理除了是部分档案管理员认识不清楚还有校领导的认识不到位，只有全校师生从思想上意识到基建档案的重要性，才能更好发挥基建档案的作用。基建档案管理人员专业素养和技能决定基建档案质量高低，所以高校要引进和培养专业知识、技能的基建档案管理人员，让其对工作有更深刻认识，熟练掌握专业知识和技能，并将所学理论知识有效应用在实际问题解决过程中，充实自己专业素养和技能，从而能够使得基建档案管理工作更好的开展和进行。

本文来源：《魅力中国》：https://www.zzqklm.com/w/wy/25805.html