信息化数字化智能化背景下档案开放路径研究

引言

  对于已有信息资源进行深度开发利用以及共享已经成为社会发展中重要的资源需求，档案记载着关键性信息，档案的开放并深度利用可以进一步提升资源利用率，最大程度发挥相关资源的价值。《“十四五”全国档案事业发展规划》中也对档案开放的相关内容进行了阐述，同时在2020年全新修订的《档案法》也对于档案开放进行了非常明确的规定，要进一步提升档案开放的力度、增强其利用服务能力。近些年我国的信息化、数字化、智能化技术有了飞速发展，在此背景下档案管理工作也需要有更加创新的发展。随着信息化、数字化、智能化技术在档案管理工作方面的实际应用越发深入，档案管理工作也面临着更高的要求，并且也正在积极探究数字化背景下档案开放的创新路径和方法。

1 数字化环境中档案管理工作应具备的特征

  近些年来我国的信息化、数字化技术有了飞速发展，其应用领域不断扩展，应用程度越发深入，信息化的建设已经进入到了智慧化阶段。在此背景下，档案的信息化建设有了质的改变，无论是在提升院校各学院之间的信息共享、完善相关资源的配置、提升学院建设等方面都起到了积极的作用和影响。院校在充分利用智能化环境来提升建设水平、优化学院环境的同时，会同样面临着一系列档案开放的风险，例如云安全、数据安全、物联网安全等方面的问题。

1.1 档案信息处理具有高效性特征

  无论对于所管理的内容来说还是从管理范围来看，随着高校改革不断深入发展，在档案管理过程中显现出非常显著的宽泛性特征，不但需要高校内部相关院校的教育职能机构要积极参与其中，同时也要充分分析教职人员以及学生们的相关要求和需要。在此种背景下，需要高校在档案管理方面不断创新发展，有效提升管理质量以及效率等等。对于信息化、数字化背景下的档案管理来说，要加快扩展档案管理的多元性，要进一步加快档案管理的数字化、智能化方面的建设，以此来确保档案信息收集的及时性以及处理的时效性，这也为档案开放打下了更好的基础。

1.2 档案信息存储呈现出显著的数字化特征

  档案信息化是自身发展的必然趋势。传统的档案管理，是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案管理，工作量巨大，步骤繁琐，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好客观环境。档案管理工作也在创新发展，向着智能化档案管理方向转变，智能化档案管理以及应用方式能够进一步提升档案管理的效率，更便于档案开放利用。

1.3 档案信息资源呈现出显著的多元化特征

对于信息化时代的档案管理工作来说，其要以信息共享平台作为基础来进行，通过平台对于全部信息进行集中汇总和管控，更便于档案的开放利用，从而进一步提升档案深度利用的价值。同时，在信息多元化特征影响之下的档案管理工作来说同样呈现出多元化的特征，但是想要更加高效地提升档案管理工作效率、提升档案的利用率和价值，进一步推动档案开放发展，更加需要加快信息化、数字化技术的建设，将其充分融入到档案管理工作中，从而为扩大档案开放范围建立起安全环境，提升各方信息的交流力度，从而确保共享平台信息化建设的有效性。

2 当前档案管理开放所面临的问题分析

2.1 对于档案管理开放工作缺少重视

  当前很多单位都将自身的管理精力投放到业务方面，对于档案的重要性和开放利用价值缺少足够的重视。一般情况下高校的档案管理工作主要是通过相应行政管理人员来进行的，主要采取的是兼职的方式，并没有设置针对性的岗位以及部门。甚至很多档案管理以及利用工作都是分散到各个学院来单独进行，此种较为松散的管理方式并不利于档案的开放和利用，并没有建立起适合档案开放的环境，限制了档案的深度利用。

2.2 很多数据信息没有及时收集存储

  对于信息化和数字化时代来说，数据信息都是通过几何级数的量级增长的，并且不同类型的数据信息大多以基本特征展现出来，所以想要确保相应数据信息能够完整、全面、及时的获取，不但要消耗非常多的人力物力来进行，同时也要通过多元的信息统计以及数据处理方式来保证所获取信息的准确性、时效性。但是海量的数据信息必然会消耗掉大量存储系统，同时也要充分考量到所存储的数据信息是否存在某些风险等问题。

2.3 信息化平台建设缺失，限制档案的开放利用

  虽然信息化、数字化建设经过了多年的发展有了较大提升，但是高校的信息化档案管理平台建设并非一蹴而就的，而是需要逐渐渗透的过程。对于高校来说，要通过不同的渠道、不同的方式来逐渐转换档案管理人员的思想观念，从而有效提升档案管理和利用效率。但是某些工作人员当前还缺少网络技术应用意识，从而造成其对于网络信息化平台缺少足够的认识，这就会造成档案信息化管理工作过程中展现出了一系列问题，又何谈通过数字化、智能化技术来推动档案的深度开放和利用。除此之外，某些管理人员对于此方面工作也缺少充分的重视，还是秉持旧有理念进行档案管理，更是无法推动档案的开放利用，无法发挥出档案的价值。

3 信息化数字化智能化背景下档案开放路径

3.1 不断完善相应法规，营造档案开放的法治环境

首先，必须明晰档案开放过程中各部门的权力和责任。要理顺档案开放中牵涉到的内容，赋予档案馆相应的权力，对有关单位的档案开放工作进行协调、监督和考核；

其次，进一步健全档案行政程序，从而对具体权限进行限定。要不断完善档案的行政程序，要对各方的权益进行均衡协调。可以使得相关人员参与到档案管理当中，确保其自身诉求得以充分表达。同时要确保程序的公开性、透明性，使其受到各方的有效监督。

3.2 加大信息化、智能化技术的应用，保障档案开放的安全性

  第一，随着信息技术的快速发展，技术的智能化水平快速提升，在档案开放过程中要加强区块链、加密、关键词库等智能化技术的应用，同时采取人工审核进行辅助，对档案所包含的敏感词进行标记，档案开放时能够进行事先预警，从而避免档案开放时敏感档案信息的泄漏。

  第二，不断完善信息化平台建设，增强信息共享力度。一方面，在进行信息化管理平台建设过程中不但需要高水平技术人员的支持，同时也要具备既定专业条件支撑，从而最大程度确保所建设的信息化管理平台的有效性，以此为基础能够建立起更加科学、更加先进的信息化管理系统；一方面，相关管理机构也要定期检查督促相应的档案管理人员及时对信息资源数据库实施更新，同时要在不断的发展中寻找到最为适宜的管理方式，确保针对档案开放的干扰因素及时被发现并立即进行修正，从而为档案开放创造出良好的环境和氛围。

  第三，在数字化背景下，智能化的档案信息管理是非常关键的，是确保档案有效开放的重要手段。相应技术人员要采取针对性的措施来提升智能化信息管理系统的性能，从而为档案开放以及有效利用提供便利。同时，相应工作人员也要通过所建立的网络平台来对其内部的信息资源进行共享，从而能够为其他人员档案的利用提供便利性。

  第四，加强对网络环境的监测，保证其安全性。要进一步提升对于档案开放安全方面的管理力度，可以通过更加多元、更具实用性的信息化安全防护技术措施来建立起档案开放利用的保护屏障，例如：电子文件封装、条形码等物理方面的安全技术手段。除此之外，也可以利用更为深入的技术手段来更加直接的对档案信息安全进行防护，例如数据加密和备份、权限控制等等。通过信息化、智能化的技术措施来创建出更加安全的档案开放利用环境，高校方面也要采取更具针对性的措施来增强计算机防火墙和相应的安全技术措施。一方面，在进行相应资料收集过程中就要提升档案安全管控力度，最大程度降低由于计算机系统缺陷所造成的安全隐患方面的问题；一方面，尽可能采用高质量防火墙和杀毒软件等加强防护性能，通过针对性的软件来提升防病毒性能，要定期对于网络中存在的漏洞实施详尽排查。除此之外，也要定期对系统实施优化升级，及时对系统中存在的缺陷进行修复，对网络环境做净化处理，实现信息技术在高校档案管理工作中的合理利用。

3.3 形成明确的标准，提升档案开放的审核效率

档案的开放面临着某些问题，例如档案开放和保密问题、档案开放和信息公开程度、人工和智能方面的关系等等，需要针对这些问题建立起开放鉴定纠错机制、责任与惩罚机制，在此基础上，充分运用信息化、智能化技术，提高档案开放审核效率，缓解人工审核的不足。为了避免定密过度、信息获取例外范围大等问题，可以参考国外对于例外问题实施的“三要素检测”审查的方法，也就是指要对信息是否和法律所列合法目的相符、所展现的信息会否形成直接性损害、所形成的损害会否超过信息开放产生的效益等等内容实施审核。检测规则则可以通过一般知识进行判断，无需经过繁复的法律分析。

3.4 加强创新性管理，能够为企业档案数字化转型提供保障

第一，技术创新是档案开放管理的最重要途径，也是促进档案开放成功开展的基础条件。对数字化、信息化时代来说，在推动档案开放过程中要充分应用智能化技术，使得档案管理能够创新发展。对于档案的开放管理来说，信息化、数字化技术是创新性管理的驱动源泉，要利用智能化技术加快纸质档案向数字化档案的转变，从而为档案开放创建基础环境。

第二，确保档案信息的客观性和真实性是档案开放的基本要求，因此，利用区块链技术不能被任意篡改的特点，能够实现档案真实性管控的需要，为档案开放做好准备。确保所开放档案信息的真实性，就必须确保档案数据的安全，最大限度防止档案数据被随意篡改和破坏。而区块链技术可以利用创新集成的技术措施，充分融合分布式数据存储、点对点传输等内容，保证档案数据信息的安全。因为传统的电子档案中相应的身份验证工作较为繁琐，并且必须进行现场验证工作，为申请人带来了较大的难题。因此，区域链技术将个人信息做成加密私钥，经过出示加密私钥即可直接进行信息整合，最大程度的优化运行效率，减少不必要的资源浪费。与此同时，通过使用证书编号，学生即可直接进入档案平台，相应的档案信息便可以更加直观的呈现，极大化程度的优化了查询验证工作。此种技术方式彻底转变了旧有档案管理的模式，使得档案数据更具活力。通过区块链技术的应用能够保证档案文件从获取到应用的整个过程保持真实性、可靠性，实现档案文件赋存上归档源上链存证、归档档案接收上链存证等。

第三，在进行档案开放过程中，确保档案数据的安全性、可靠性是最为关键的内容。档案管理系统在数字化时代为组织提供了高效、便捷的档案管理和存储方式，然而，随着数字化档案的增加，安全性和保密性成为了组织管理者关注的重要问题。在档案管理系统中，确保档案的安全性和保密性是至关重要的，以保护敏感信息不被未经授权的人员访问或泄露。因为当前的电子档案模式自身具有较大的缺陷性，使得存储与传输过程中容易发生数据信息泄露，极大程度的提升了安全隐患。档案信息化的前提是加大对档案管理工作的软硬件建设投入，规范运行管理制度，建立健全制度体系，完善安全保障机制，制定统一的、标准的规范体系。需要将区块链技术合理的引入到电子档案管理工作中，通过加强部门间的沟通与协作来优化维护能力，使得管理模式逐渐趋于稳定与健全，并形成良好的记网络。经过有效地节点确认，整体的数据信息能够处于不可更改状态，并且相应的维护与管理工作能够有效地更新升级。其中，非对称加密算法是主要的技术标准，并且通过有效地更改与调整来优化信息传播能力，最大程度的提升安全性能。当发生信息不合理算改情况时，相应的系统管理工作开始运行，能够行之有效的优化节点数据信息，使之呈现良好的运行状态。

4 结束语

随着信息化、数字化、智能化技术的快速发展，档案的管理也要加快转型发展，要进一步扩展档案的开放力度，转换其管理思路和模式。但是档案的管理涉及多方面复杂性内容，尤其是对于那些高价值非结构化档案进行开放过程中，更是要积极引入数字化、智能化技术来保障档案开放的安全性，利用创新性管理模式加强档案管理部门与其他部门的深度协作，驱动档案管理创新。

文章来源： 《文化产业》  https://www.zzqklm.com/w/wy/32640.html