推动信息化转型实现档案管理高质量发展

  信息化转型顾名思义，就是基于信息技术推动事业单位各方面工作实现优化、调整、创新或重构，主要具有系统性、自动化、定制化等诸多特征。对于档案管理工作来说，信息化转型不仅限于管理技术推陈出新，而是对管理机制、工作流程、服务模式等所有管理措施进行全面审视与再造。这种近乎颠覆性的变化不仅是为解决长期以来有所固化的缺陷问题，也是为从根本上推动档案管理工作提质增效，进而基于高质量发展带动整个管理体系实现转型升级。

一、推动信息化转型实现档案管理高质量发展的重要性

（一）深化源头治理，从根本上保障档案数据真实、完整、可靠

对于大多数传统行业来说，应用信息技术产生的直观改变就是管理质效实现了指数级提升。这是由于信息技术能够从根本上突破传统模式下管理粗放、随意的瓶颈与弊端。当事业单位的各项数据实现信息化转型，数据管理不必过度依赖人为主观操作，则数据传输、汇总、统计等将在最大程度上减少人为主观疏忽导致的错误或遗漏等风险。换言之，信息化转型将显著改善传统模式下事业单位数据管理失真、失实的问题。

而对档案管理工作来说，推动信息化转型实现档案管理高质量发展的重要价值更体现在深化源头治理，从根本上保障档案数据真实、完整、可靠。随着档案数据实现信息化、网络化转型，档案数据将按照统一标准自动上传信息管理平台。平台自动收集、分类、汇总、归档。此过程可最大限度避免人为干预，从而最大限度防止人为主观疏忽或刻意等导致的错误、遗漏等问题。

同时，由于各责任主体需使用信息档案平台填报、提交、使用档案资料，因此信息化转型后的档案管理能够实现时时刻刻处处留痕。此举也将在很大程度上确保档案资料客观、完整、准确，可从根本上避免各种人为干扰档案数据资料真实性的问题。

（二）促进开发利用，最大限度提升档案价值挖掘的针对性、有效性

档案是事业单位极为珍贵的数据信息资源。然而，随着档案数量持续增加，挖掘档案数据潜在信息价值将成为管理工作的巨大挑战。传统模式下，人工管理大多采取抽样分析法处理档案资源，这必然在不同程度上产生分析结果片面化、局部性问题，也将造成部分珍贵档案信息价值遗漏或浪费。

因此，推动信息化转型实现档案管理高质量发展的重要价值还体现在促进开发利用，最大限度提升档案价值挖掘的针对性、有效性。信息化档案管理模式下，平台算法可以任意选择全样本分析、半样本分析或部分样本分析等多种形式与手段。这不仅能够为管理人员提供更加完整、详尽、真实、准确的分析结论，而且能够按照需求侧要求迅速调整统计与分析方向、对象，从而最大限度满足档案使用者的客观要求。换言之，信息化转型可以在最大限度实现档案管理有的放矢、按需服务。这不仅是切实满足档案信息需求方、使用方等个性化要求的技术创新，也是促进档案潜在价值挖掘与利用最大化、效果最优化的重要措施与手段。

二、推动信息化转型实现档案管理高质量发展的可行性

（一）硬件基础设施建设相对完备

信息时代大环境中，信息化转型不仅成为传统领域创新发展的根本趋势，也在硬件基础设施建设方面拥有了相对完备的良好条件。

一方面，事业单位生产经营与管理工作各环节基本实现了网络基础设施全覆盖。无论是形式各异、型号多样的网络显示终端，亦或是使用光纤或无线等通道传输信号，互联网、物联网已经在各行各业实现了标准配置。不仅如此，越来越多事业单位持续加大对信息管理平台的投入与优化措施，从固定端到移动端的线上管理、掌上管理已在越来越多组织、机构中实现互联互通。

另一方面，网络化生存、信息化生活已经成为新时期社会生活的常态。随着国内网民数量突破十亿，包括大专院校学生、职场人士在内的社会中坚力量已经成为网民主体。换言之，绝大多数普通国民正在享受信息生活带来的实惠与便利。从这一角度讲，包括档案管理工作在内，各行各业信息化转型在基础设施建设方面已经奠定了扎实基础。而这种整体性、全局化的信息技术业态则使档案管理基于信息化转型实现高质量发展水到渠成、切实可行。

（二）行业内外认知相对统一、接受度高

在硬件基础设施建设相对完备的同时，社会各领域、行业内外也对加快信息化转型形成了相对统一的思想认知，且各行各业、各年龄段人群对于信息化转型也已具备了极高的认同度与接受度。事实上，仅从媒体报道中有关信息化转型及技术应用的资讯密度已经能够发现，各行各业信息化转型不仅已成常态，而且普通网民与群众早已对此习以为常，甚至达到了“日用而不觉”的程度。从这一角度讲，由于行业内外已经形成了相对统一的认识，并且产生了极高接受度，因此，档案管理基于信息化转型实现高质量发展已是必然、必需。

三、推动信息化转型实现档案管理高质量发展主要策略

（一）持续提升信息化转型基础设施建设水平

信息化转型对于所有行业与领域都有一定程度的技术门槛，也需要扎实可行的信息基础设施加以支撑和保障。这是信息化转型的重要前提。因此，推动信息化转型实现档案管理高质量发展需要持续提升信息化转型基础设施建设水平。

1.尽快统一数据标准

作为事业单位管理工作的基本组成，档案管理具有与组织全生命周期保持同步的根本特点。这会使部分事业单位在不同阶段采取不尽相同的档案管理机制与措施。特别是对发展历程悠久的老单位来说，档案管理往往存在从完全人工管理到信息化管理直至信息化转型的阶段式变化。而不同阶段采用的管理标准体系必然有所差异。因此，在推进档案管理信息化转型过程中，事业单位需要结合档案管理工作要求、特点等尽快统一数据标准。这也是左右信息化转型成败的关键因素之一。一般情况下，事业单位应当采取“就近不就早”原则统一档案管理标准体系，也就是以近期使用的信息化管理标准体系为参照，将较早期的档案资料进行转换，使其形成标准统一的整体。不过，个别单位可能存在早期档案极其珍贵，其标准与当下使用标准存在较大差异的情况。这就需要提升当前档案标准体系的兼容性，也就是确保信息化标准体系全面覆盖所有类型的档案材料。

2. 充分细化标准体系

为更好适应未来更长时期里信息化档案管理的潜在需要，充分细化标准体系至关重要。细化标准体系不仅是为便利填制或使用档案信息，也是为可能出现的档案新类型、新形式预留足够空间，同时进一步提升档案信息挖掘的精准性、精确性。

3.全面破除数据壁垒

 数据壁垒是造成数据分析结果失真、失实的重要诱因，也是不少事业单位档案管理信息化发展进程中的痛点与堵点。数据壁垒问题不仅会出现格式形制或通道接口等技术层面，也可能发生在事业单位内部不同机构或人员的主观故意层面。即，一些事业单位中个别部门或个人出于既得利益原因，在填制、提交档案等环节拖沓、延宕，导致档案信息汇总不完整、归档不及时，进而出现档案数据分析或信息挖掘局部性、碎片化问题。这也是人为刻意导致的数据壁垒现象。事业单位需要在档案管理信息化转型的制度建设层面完善顶层设计，尤其需要加强部门间、人员间协同联动的刚性约束力度。这也是信息化转型过程中档案管理确保高质量发展的重要领域与环节。

（二）重视安全管理，持续强化信息安防意识、提升实践能力

随着网络信息技术不断加快更新迭代速度，更多先进技术手段不仅能够带来管理高效与便捷的利好，也可能潜藏非法窃取或篡改敏感信息的风险隐患。换言之，信息化转型可能同时伴随着网络安全风险的提升。因此，推动信息化转型实现档案管理高质量发展还需要事业单位高度重视安全管理，持续强化信息安防意识、提升实践能力。

一方面，技术手段层面的安全管理始终是信息化转型的重要保障。事业单位需要秉承守正创新原则不断探索本单位信息安全管理的个性化道路。譬如，延续行之有效的传统安全管理措施，包括定期查杀毒；及时更新补丁及升级软件；按照档案类型采取分级管理、差异化管理，对重要、敏感或涉密等关键档案数据实行本地化存贮与管理等。

另一方面，非技术手段的安全防护同样不可或缺。譬如加强分级授权与审批；运用包括人脸识别等生物质密钥提高平台安全水平等。所谓分级授权与审批是指与分级管理相配套的安全管理机制。事业单位中，档案类型多样，既有日常工作中随各种项目或任务活动而产生的普通档案，也有不少涉及组织生存发展的关键档案信息，或是与国家安全等相关的保密级档案等。出于防范网络安全风险的目的，在推动信息化转型过程中，档案管理高质量发展的重点任务之一就是提高安全防护水平。结合档案本身形式与内容等的安全等级差异，给予不同职务或权属等级的使用方（人）以特定权限范围，以此最大限度防止档案信息被恶意篡改或者窃取。这是确保档案管理高质量发展的重要渠道与措施。

与此同时，由于以人脸识别为代表的生物质密钥大多具有难以复制的技术优势，因此将之应用于档案管理也可在一定程度上提高信息安全防护水平。事业单位可结合自身实际有选择地使用。

（三）树立主动服务意识，提高档案信息资源挖掘与利用成效

档案管理高质量发展的目的不仅限于档案数据收集与保管等工作优质高效，更要借助信息化转型促进档案潜在价值的深入挖掘与充分利用。这就需要管理人员超越传统工作机制与模式的束缚，要切实树立主动服务意识，提高档案信息资源挖掘与利用成效。

所谓主动服务就是档案管理者不再坐等有需求的使用者提出要求，而是着眼于特定专业或领域的业务特点、行业性质等先行先试，借助信息化转型提取档案数据中各种潜在价值信息。譬如围绕特定技术发展路线挖掘档案数据，从中找到该技术在过去一段较长时期里的迭代趋势，由此预测或推算出未来一段时期的技术路线走向。又如，针对某些管理活动的难点或堵点问题，借助大数据技术的全样本分析法，从历史数据中找寻其中潜在的规律或底层逻辑，进而探究解决问题的战略方向与战术策略等。在此基础上，将以上信息定点推送至有潜在需求的使用方，从而为事业单位改进技术路线或创新管理策略提供可行性意见或建议。

结束语：

  对于大多数事业单位来说，档案管理工作普遍处于相对末端环节，因此往往难以得到足够关注。加之档案管理为组织创造价值相对间接、隐性，故而在信息化转型进程中也常常处于更加滞后、延宕的被动地位。然而，作为机构或组织各类历史信息、既往数据的集中承载，档案管理实为不可多得的珍贵资源。不过，档案管理传统模式大多只重保管不重开发，造成珍贵数据资源得不到有效利用而被束之高阁。因此，推动信息化转型实现档案管理高质量发展不仅限于先进技术手段的引进与应用，更加需要着眼于工作思想、管理意识守正创新。只有首先在思想观念的高度切实树立数据驱动理念，组织机构内部才能形成全员、全程、全方位协同机制，才能确保信息化在根本上成为档案管理转型升级的底层逻辑。不仅如此，组织机构还需从统一数据标准、破除数据壁垒、细化标准体系等各方面夯实信息化转型基础。同时，信息化转型意味着档案管理实现全面信息化、网络化、平台化。这也会对加强安全管理、提高安防水平提出更多新要求，需要组织机构分门别类、循序渐进、持之以恒地加以优化和完善。总之，复杂问题无法通过简单办法解决。档案管理信息化转型是一项长期的系统性工程，需要从技术到理念、从顶层设计到实践手段在内各维度齐头并进、多措并举，从而在加快档案管理高质量发展的同时促进组织管理工作全局实现转型升级与提质增效。

文章来源：  《文化产业》   https://www.zzqklm.com/w/wy/32640.html