央企办公室精细化管理的必要性及其实施

当前，我国央企办公室的管理模式还存在着一定的问题，导致干部的执行力不高，使得各部门之间缺乏有效的沟通。我国要想建设成服务型政府，那么就需要改善央企办公室的管理模式，要实施精细化的管理。基于此，围绕精细化管理在央企办公室中的实施意义以及实施措施进行分析也就具有重要的意义。

1  精细化管理的主要内涵分析

精细化管理指的是社会分工的精细化，也是指服务质量的精细化，它是一种理念，更是一种文化，乃是在常规管理的基础上，实现管理模式的不断深入。现代管理学指出，科学化的管理主要有以下几个层次，第一是规范化，第二则是精细化，第三为个性化。

精细化管理的内涵体现在以下几方面：（1）精确定位。指的是对每个单位或者部门都需要做到定位准确，使各系统的工序规范清晰。（2）精益求精。指的是提高工作的标准，尽可能做到尽善尽美。（3）细化目标。指的是对任务进行分解，然后将各项指标落实到个人头上。（4）细化考核。也就是要做到对员工的及时考核，并保证考核的定量非常准确，而且要及时兑现奖惩。这种管理模式的实质其实就是追求标准化、规范化的运营管理。

在精细化管理模式中，永远要追求效率，杜绝浪费，该模式的灵魂在于不断创新，不断改进。其要求管理者都要做到尽职尽责，要实现工作的日清日结，及时检查当天的情况，以便及时发现问题。

2  实施精细化管理的必要性分析

2.1  乃是顺应时代发展的必然趋势

现如今，虽然全球经济一体化使得各国之间的联系越来越密切，彼此间的依附力也逐渐增强，尤其是全球性经济危机的出现，更是彰显了各国联系的紧密程度。这种密切的关系一方面会给我国政府部门带来发展机遇，另一方面也给我国央企办公室带来新的挑战。此外，随着网络信息时代的来临，信息化水平在国家以及企业的发展中越来越起着举足轻重的作用，尤其是各种新兴媒体的出现，极大地拓宽了人们的信息获取渠道，改变了人们的工作方式以及生活方式，较大地改变了各企业的管理方式。而精细化管理的核心在于不断创新、不断改进，那么在社会不断发展的背景下，央企办公室也需要与时俱进，改变自己的管理模式。故此，在央企办公室中，将精细化管理融入其中乃是时代发展的必然趋势。

2.2  有助于降低企业的运行成本

对于任何一个企业而言，降低成本，提高效能都非常具有实际价值。从企业层面上来看，成本乃是企业运营中十分重视的方面，只有当企业在行业中的成本处于领先的地位，那么才能够使企业形成一个有效的竞争力。而精细化的管理能够降低企业的运行成本，因为其主要是从细节上入手，通过对最新的管理技术进行运用，以促使央企的人力、物力以及财力等资源得到充分的利用，这样就能够降低企业的生产成本。

2.3  有助于解决企业各部门之间的衔接配合问题

在企业管理中，经常会与其他部门相互配合，以共同完成某项任务或者经营目标。而精细化管理强调的是一种系统化的管理概念，也即是在完成某个项目之时，先要有一个系统性的思维，然后才可以实施精细化的管理，否则就会导致企业各部门的不协调。

如今，在一些央企办公室管理中，各部门的衔接配合上存在着一定的问题，表现在以下几方面：（1）企业各部门的分工过细，这样使得一些部门缺乏必要的沟通，出现了各自为阵的现象。（2）当企业出现一个新的问题时，部分央企会采取成立新的部门来负责解决该问题，并没有从企业的全局管理上考虑，所以导致企业各部门的分工与合作上存在着障碍。

但是，精细化管理强调的是整体的配合，所秉承的也是系统性的管理理念，这就有助于央企办公室管理效率的提升。

3  精细化管理的实施策略分析

办公室具有指导、管理、服务、协调以及监督等职能，，在央企办公室中，例如公文的后处理以及文稿的撰写、网络OA、办公用品、机要保密等等属于办公室的管理范畴，这些工作都需要人力、物力以及财力加以支撑。办公室的工作面非常广，但是对工作质量有着较高的要求，为此，必须要实现精细化管理，否则就会影响办公室的工作效率。那么在央企办公室的精细化管理中，可以从以下几方面着手：

3.1  加强对员工的培训

在央企办公室的管理中，办公室人员的工作能力的高低，专业素质的强弱等，会直接影响到办公室的管理效率。因此，央企要想实现信息化、精细化的管理，就需要加强对员工的培训，提高他们的综合素质能力。故此，在今后的发展中，需要制定一个长期的培训计划，对企业人力资源进行开发，将办公室员工培养成“优质资源”。在教育与培训的过程中，需要注意以下几点：（1）要投入一定的培训资金，安排他们前往其他企业参观学习。（2）要鼓励办公室人员加强自我学习，要多读书、多思考，并在企业内部开展主题读书活动，以提高办公室员工的文化修养。（3）要有计划、有步骤的向办公室员工宣传企业的标准与制度，并鼓励员工分享自己的工作心得。通过培训与教育，以提高他们的工作能力，为办公室的精细化管理打下良好的基础。

3.2  做好办公室的清洁工作

当我们进入到某个企业的办公室中，如果办公桌面乱成一团，卫生环境较差，那么这种办公室会带给人们一个怎样的印象呢？又会给办公室工作人员带来怎样的影响呢？脏乱差的环境肯定会给人一种压抑或者不爽快的感觉，其次会让人觉得这个企业的管理非常的混乱。因此，在办公室管理中，需要从“清洁工程”开始，切不可将这项工作看作是小事，事实上干净整洁的办公环境能够提高工作人员的办公效率，使他们的身心愉快，更具有工作动力。那么在办公室的卫生清理中可以按照从以下几方面开展，也即是整理、整顿、清扫、习惯等方面，不仅仅是清理办公室环境，更在于让办公室人员都改变自己的工作以及生活习惯，使他们认识到保持办公室干净卫生的重要性。

3.3  对岗位使用手册进行完善

现如今，几乎每个岗位都有着特定的工作标准，企业也会制定相应的管理标准，以实现对企业的良好管理。但是，在一些企业中，工作标准较低，通常只是对工作职责以及上岗条件等进行明确，还没有达到“手册”的要求。故此，企业需要参考“手机使用手册”，在企业办公室中建立岗位使用手册，手册只是针对岗位，使每个人都能够对照手册操作。当然，要想实现这一点，则需要手册具有较强的操作性，也即是对每一个岗位都按照业务以及流程来实施。如此一来，就能够使办公室工作人员了解自己的工作职责以及工作内容，能够自觉地完成自己的各项工作任务。

3.4  对绩效管理体系予以完善

办公室的工作面较为广泛，如果仅仅凭借一个季度的绩效考核很难实现细化管理，此外，考核也只是一个结果，在考核中有可能出现一些“中间隐蔽工程”，如果缺乏实时的监管，就会导致考核结果不够公正。故此，需要建立一个完善的巡查制度，要制定相应的规范、标准以及制度，然后派遣管理人员展开定期或者不定期的巡视与监督，或者是通过明察暗访等方式进行监督，若是遇到企业管理中有一些违规的现象，则需要采取工作凭单的方式，就如同交警部门开罚单一样。这样可以及时督促企业各部门整改各自的问题，从而提高企业的管理效率。

3.5  重视信息化以及标准化工作的开展

如果企业已经实现了信息化管理，那么就要对其进行维护与管理，以保证企业内部的信息系统能够健康高效的运作。而如果企业内部没有实现信息化管理的，例如，费用的管理与分析，或者是办公用品的管理等，如果企业有条件的话，还是需要争取信息化，如果缺乏条件，则需要建立规范性表单，以实现更好的管理。对于岗位手册，如果还没有形成标准体系，则需要及时建立标准，以便更好的指导实践。

4  结语

综上，央企办公室要想提高自己的管理效率，就需要实施精细化的管理，这是时代发展的必然趋势。精细化管理不仅能够降低企业的生产成本，还能加强各部门之间的沟通与协作，继而提高企业的管理效率。因此，在今后的发展过程中，央企办公室需要加强对员工的培训，以提高他们的工作能力，因为人在办公室管理中发挥着巨大的作用，所以必须要予以重视。此外，要做好办公室的清洁工作，为办公室人员营造一个干净卫生的工作环境，这样可以提高他们的工作效率；还需要对绩效管理体系予以完善；需要重视信息化以及标准化工作的开展。如此，就能够提高央企办公室的管理效率，促进央企的进一步发展。

来源：《企业科技与发展》：http://www.zzqklm.com/w/kj/21223.html