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强化医院档案管理提升档案资源利用率的策略研究

作者:黄哲来源:《文化产业》日期:2024-10-31人气:59

随着现代医院的发展,档案管理在医院管理中的重要性愈发突出。医院档案管理是指对患者信息的收集、存储、整理、保管和利用的一系列管理活动良好的医院档案管理对于医疗质量的评估、医疗风险的控制、科学决策以及患者安全都至关重要。医院档案中包含了丰富的数据和信息,可帮助管理层深入了解医院的运营情况、财务状况、患者服务水平等方面的情况,为决策提供客观依据。通过分析医院档案资料,管理层可全面了解医院的整体运营情况,包括各个部门的工作情况、人员配置、设备利用率等,能够识别医院运营中存在的问题不足,从而采取针对性改建措施,可促进医院持续发展传统医院档案管理存在信息不完整、档案分布混乱、安全隐患等情况,故采取有效措施加强医院档案管理具有重要价值。精细化管理的临床应用价值较为显著,强调对组织、流程或活动的细节进行深入和精细的管理和控制,以提高效率、质量和绩效,此种管理方法注重对各方面细节的监控、调整和优化,以实现更好的管理效果。本文重点分析了精细化管理用于医院档案管理中的价值,期望为档案管理工作提供参考。

1 资料与方法

1.1一般资料

本院于20236月在本院档案管理中运用精细化管理,将20231-6月作为管理前,将20236-12月作为管理后,选择管理前后的200份档案资料为研究对象。管理前后档案管理室工作人员无变动情况,可保证研究内容的稳定性、可靠性。工作人员共计10名,男性3名,女性7名,年龄区间为29-37岁,均龄(33.07±2.17)岁。

1.2方法

20231-6月为管理前,采取常规管理,工作人员按照规章制度对档案进行管理。

20236-12月为管理后,采取精细化管理,具体为:(1)管理概念精细化。管理层应该明确档案管理的政策和目标,强调精细化管理的重要性,并将其纳入医院的管理体系中。医院可以定期组织档案管理相关的培训课程、讲座和研讨会,邀请专业人士分享精细化管理理念和实践经验,帮助档案管理人员了解并应用最新的管理理念。精细化管理需要有效地沟通与协作。医院可以建立跨部门的沟通机制,确保信息畅通,促进各部门间的合作与协调,同时根据实际情况引入信息化技术,如电子健康记录系统,以提高档案管理的效率和精度,同时降低纸质档案管理可能存在的问题。(2)管理制度精细化。精细化管理要求管理制度与实际情况相结合,根据医院档案管理的具体需求和特点,细化制定档案管理相关的规章制度,确保管理制度切实可行、符合实际操作。在制定精细化管理制度时,需要进行科学分析和长远规划,明确档案管理的重要性和目标,以此为基础设计制度内容,确保档案管理工作有条不紊地开展。管理制度应该是一个动态的体系,医院需要不断完善与优化档案管理制度,随着医院发展和需求的变化,及时对制度进行更新和调整。设立明确的奖惩制度可以激励档案管理人员遵守规章制度,同时对违规行为进行惩处,保证档案管理工作的规范性和效率。(3)管理设施精细化。定期评估和更新档案管理所需的硬件设备,包括密集架、保险柜、文件柜等,确保设备的性能和质量符合档案管理的需求。根据国家对档案管理工作的要求,设计具有防盗、防光、防火、防潮和防高温功能的档案库房和办公室结构。合理规划库房规模,考虑未来1020年的档案管理需求。档案库房内配备远程监控系统和消防安全系统,以确保档案安全和紧急情况的及时响应,保障档案的完整性和可靠性。(4)强化档案管理意识。定期组织档案管理培训和讨论会,帮助工作人员建立正确的管理意识和创新理念,认识到档案管理对医院发展的重要性。通过内部宣传栏、会议、培训等形式,向全体员工传达档案管理的重要性,激发员工的参与和支持,同时鼓励档案管理人员积极学习,参与行业会议、培训,提高专业素养,不断提升自身档案管理水平。医院领导需要给予档案管理部门足够的支持和资源投入,制定合理的规划,加强软件设施和硬件设备建设,促进档案管理工作的顺利开展。帮助档案管理人员转变服务观念,意识到他们在医院管理工作中的重要性,鼓励他们积极参与档案资料的归类、整理和管理工作。(5)开发档案管理应用。基于新时代发展背景,信息化建设对档案管理工作的重要性愈发凸显,故医院在开展档案管理期间,可引入信息管理系统和数字信息设备,充分利用计算机技术,可以提升档案管理的质量、效率和现代化水平,实现档案管理的规范化和数字化转型。信息管理系统可以全面监控档案资料的收集、整理和存储过程,确保档案管理工作的全面性和及时性。利用信息技术管理档案资料可以加快整理和编制速度,管理者可以通过关键词检索迅速找到需要的文件,提高查找效率,节约时间和资源成本。信息化档案管理不仅节约了人力、物力和财力,还减少了纸质档案的使用和存储空间,降低了环境负担。信息化档案管理系统可以为管理者提供数据分析和报告功能,帮助管理者更好地了解档案资料的运用情况,为决策提供数据支持。(6)提升管理人员素养。医院应该制定档案管理的统一标准与程序,包括档案的收集、整理、分类、存储、检索和销毁等方面,确保档案管理工作的规范性和连续性。将档案管理工作纳入医院的年度考核体系中,设立相关指标和评估标准,对档案管理工作进行定期评估和考核,以激励工作人员积极参与和提升档案管理水平。制定针对档案管理工作的年度学习计划,鼓励工作人员按照学术要求展开进修学习,提升管理水平和专业素养,不断适应和应对档案管理工作的新需求。建立高素质的档案管理团队,培养专业能力和团队协作意识,提高团队整体水平和效能,推动档案管理工作的持续改进和发展。此外,医院还需将档案管理人员的培养纳入医院整体人才培育体系中,为档案管理人员提供持续的培训和发展机会,不断提高其专业水平和综合素质。

1.3观察指标

1)管理情况。分析管理前后的档案缺失率、破损率、正确利用率、档案获取时间、归档耗时。(2)管理质量。采取医院自制量表量表总分值为100分,重测效度为0.862Cronbachsα系数为0.853)评价档案管理质量情况,内容涉及档案合理性、档案完整性、档案保密性、档案可用性、档案准确性、培训及教育、持续改进,分值与管理质量呈正比。

1.4统计学处理

所用数据分析包为SPSS23.0,对于计数资料,以卡方检验(检验)组间差异,采取[n/(%)]表示;对于计量资料,以t检验组间差异,采取±s表示,显著性水平通常为P0.05

2结果

2.1管理情况分析

管理后档案破损率、缺失率低于管理前,正确利用率高于管理前,管理后档案获取时间、归档耗时均短于管理前,差异具有统计学价值(P0.05),见表1

1档案管理情况表(±s,分)

组别

档案缺失率

档案破损率

正确利用率

档案获取时间(min

归档耗时(d

管理前n=200

136.50

105.00

19195.50

7.28±1.24

1.05±0.23

管理后n=200

31.50

21.00

19999.50

4.39±1.09

0.68±0.19

t

6.510

5.498

6.564

24.755

17.539

P

0.010

0.019

0.010

0.000

0.000

2.2管理质量评估

管理后档案合理性、档案完整性、档案保密性、档案可用性、档案准确性、培训及教育、持续改进评分均高于管理前,差异具有统计学价值(P0.05),数据见表2分析。

2:管理质量评估表(±s,分

组别

档案合理性

档案完整性

档案保密性

档案可用性

档案准确性

培训及教育

持续改进

管理前n=200

94.04±2.18

93.82±2.63

93.64±2.27

92.14±2.18

92.76±2.18

93.75±2.26

93.07±2.27

管理后n=200

92.32±2.21

91.28±2.16

91.86±2.71

90.52±2.21

90.58±2.64

91.54±2.65

91.59±2.71

t

7.835

10.554

7.120

7.380

9.004

8.897

5.920

P

0.000

0.000

0.000

0.000

0.000

0.000

0.000

 

3讨论

 医院档案管理是对患者医疗信息的收集、存储、整理和利用,包括患者的病历、诊疗记录、检查报告等良好的档案管理可以确保患者医疗信息的完整性、准确性和保密性,有利于医院医务人员对患者进行科学诊疗和医疗决策此外,医院档案管理是医院遵守法律法规的重要保障,同时也是医疗质量管理的基础,故强化医院档案管理措施具有重要价值。随着医疗体质改个的深入,医院档案数量明显增加,其价值特逐渐凸显。在新时代背景下,医院需要利用医疗体制改个提供的契机,促进医院档案管理制度规范的建设,同时完善管理工作,从而提升档案管理质量及效率

本研究结果显示,管理后档案破损率、缺失率低于管理前,正确利用率高于管理前,管理后档案获取时间、归档耗时均短于管理前,差异具有统计学价值(P0.05);管理后档案合理性、档案完整性、档案保密性、档案可用性、档案准确性、培训及教育、持续改进评分均高于管理前,差异具有统计学价值(P0.05),分析原因主要是:精细化管理可以通过精确地规划、设计和执行,提高医院档案管理的效率。合理规划档案库房结构、配备适当的设备设施,以及优化流程和管理方法,可有效减少档案管理过程中的时间浪费和资源浪费。精细化管理能够帮助医院档案管理部门更加高效地组织、存储、检索和利用档案信息,从而提高工作效率和准确性。通过精细管理,可以更快速地找到需要的档案信息,减少因为档案遗失或混乱而导致的工作延误。此外,精细化管理可以提升档案的安全性和保密性,通过设计防盗、防火、防潮等功能完备的存储设施,及时更新设备设施,以及建立监控和安全系统,可以有效保护档案的完整性和安全性,还可提升档案正确利用率

综上所述,在医院档案管理中运用精细化管理具有重要价值,可减少档案缺失、破损风险,提高管理效率以及利用率,同时还可提高医院档案管理质量,值得临床参考。


文章来源:  《文化产业》   https://www.zzqklm.com/w/wy/32640.html

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