强化医院档案管理提升档案资源利用率的策略研究
随着现代医院的发展,档案管理在医院管理中的重要性愈发突出。医院档案管理是指对患者信息的收集、存储、整理、保管和利用的一系列管理活动,良好的医院档案管理对于医疗质量的评估、医疗风险的控制、科学决策以及患者安全都至关重要。医院档案中包含了丰富的数据和信息,可帮助管理层深入了解医院的运营情况、财务状况、患者服务水平等方面的情况,为决策提供客观依据。通过分析医院档案资料,管理层可全面了解医院的整体运营情况,包括各个部门的工作情况、人员配置、设备利用率等,能够识别医院运营中存在的问题与不足,从而采取针对性改建措施,可促进医院持续发展。传统医院档案管理存在信息不完整、档案分布混乱、安全隐患等情况,故采取有效措施加强医院档案管理具有重要价值。精细化管理的临床应用价值较为显著,强调对组织、流程或活动的细节进行深入和精细的管理和控制,以提高效率、质量和绩效,此种管理方法注重对各方面细节的监控、调整和优化,以实现更好的管理效果。本文重点分析了精细化管理用于医院档案管理中的价值,期望为档案管理工作提供参考。
1 资料与方法
1.1一般资料
本院于2023年6月在本院档案管理中运用精细化管理,将2023年1月-6月作为管理前,将2023年6月-12月作为管理后,选择管理前后的200份档案资料为研究对象。管理前后档案管理室工作人员无变动情况,可保证研究内容的稳定性、可靠性。工作人员共计10名,男性3名,女性7名,年龄区间为29-37岁,均龄(33.07±2.17)岁。
1.2方法
2023年1月-6月为管理前,采取常规管理,工作人员按照规章制度对档案进行管理。
2023年6月-12月为管理后,采取精细化管理,具体为:(1)管理概念精细化。管理层应该明确档案管理的政策和目标,强调精细化管理的重要性,并将其纳入医院的管理体系中。医院可以定期组织档案管理相关的培训课程、讲座和研讨会,邀请专业人士分享精细化管理理念和实践经验,帮助档案管理人员了解并应用最新的管理理念。精细化管理需要有效地沟通与协作。医院可以建立跨部门的沟通机制,确保信息畅通,促进各部门间的合作与协调,同时根据实际情况引入信息化技术,如电子健康记录系统,以提高档案管理的效率和精度,同时降低纸质档案管理可能存在的问题。(2)管理制度精细化。精细化管理要求管理制度与实际情况相结合,根据医院档案管理的具体需求和特点,细化制定档案管理相关的规章制度,确保管理制度切实可行、符合实际操作。在制定精细化管理制度时,需要进行科学分析和长远规划,明确档案管理的重要性和目标,以此为基础设计制度内容,确保档案管理工作有条不紊地开展。管理制度应该是一个动态的体系,医院需要不断完善与优化档案管理制度,随着医院发展和需求的变化,及时对制度进行更新和调整。设立明确的奖惩制度可以激励档案管理人员遵守规章制度,同时对违规行为进行惩处,保证档案管理工作的规范性和效率。(3)管理设施精细化。定期评估和更新档案管理所需的硬件设备,包括密集架、保险柜、文件柜等,确保设备的性能和质量符合档案管理的需求。根据国家对档案管理工作的要求,设计具有防盗、防光、防火、防潮和防高温功能的档案库房和办公室结构。合理规划库房规模,考虑未来10~20年的档案管理需求。档案库房内配备远程监控系统和消防安全系统,以确保档案安全和紧急情况的及时响应,保障档案的完整性和可靠性。(4)强化档案管理意识。定期组织档案管理培训和讨论会,帮助工作人员建立正确的管理意识和创新理念,认识到档案管理对医院发展的重要性。通过内部宣传栏、会议、培训等形式,向全体员工传达档案管理的重要性,激发员工的参与和支持,同时鼓励档案管理人员积极学习,参与行业会议、培训,提高专业素养,不断提升自身档案管理水平。医院领导需要给予档案管理部门足够的支持和资源投入,制定合理的规划,加强软件设施和硬件设备建设,促进档案管理工作的顺利开展。帮助档案管理人员转变服务观念,意识到他们在医院管理工作中的重要性,鼓励他们积极参与档案资料的归类、整理和管理工作。(5)开发档案管理应用。基于新时代发展背景,信息化建设对档案管理工作的重要性愈发凸显,故医院在开展档案管理期间,可引入信息管理系统和数字信息设备,充分利用计算机技术,可以提升档案管理的质量、效率和现代化水平,实现档案管理的规范化和数字化转型。信息管理系统可以全面监控档案资料的收集、整理和存储过程,确保档案管理工作的全面性和及时性。利用信息技术管理档案资料可以加快整理和编制速度,管理者可以通过关键词检索迅速找到需要的文件,提高查找效率,节约时间和资源成本。信息化档案管理不仅节约了人力、物力和财力,还减少了纸质档案的使用和存储空间,降低了环境负担。信息化档案管理系统可以为管理者提供数据分析和报告功能,帮助管理者更好地了解档案资料的运用情况,为决策提供数据支持。(6)提升管理人员素养。医院应该制定档案管理的统一标准与程序,包括档案的收集、整理、分类、存储、检索和销毁等方面,确保档案管理工作的规范性和连续性。将档案管理工作纳入医院的年度考核体系中,设立相关指标和评估标准,对档案管理工作进行定期评估和考核,以激励工作人员积极参与和提升档案管理水平。制定针对档案管理工作的年度学习计划,鼓励工作人员按照学术要求展开进修学习,提升管理水平和专业素养,不断适应和应对档案管理工作的新需求。建立高素质的档案管理团队,培养专业能力和团队协作意识,提高团队整体水平和效能,推动档案管理工作的持续改进和发展。此外,医院还需将档案管理人员的培养纳入医院整体人才培育体系中,为档案管理人员提供持续的培训和发展机会,不断提高其专业水平和综合素质。
1.3观察指标
(1)管理情况。分析管理前后的档案缺失率、破损率、正确利用率、档案获取时间、归档耗时。(2)管理质量。采取医院自制量表(量表总分值为100分,重测效度为0.862,Cronbach’sα系数为0.853)评价档案管理质量情况,内容涉及档案合理性、档案完整性、档案保密性、档案可用性、档案准确性、培训及教育、持续改进,分值与管理质量呈正比。
1.4统计学处理
所用数据分析包为SPSS23.0,对于计数资料,以卡方检验(检验)组间差异,采取[n/(%)]表示;对于计量资料,以t检验组间差异,采取±s表示,显著性水平通常为P<0.05。
2结果
2.1管理情况分析
管理后档案破损率、缺失率低于管理前,正确利用率高于管理前,管理后档案获取时间、归档耗时均短于管理前,差异具有统计学价值(P<0.05),见表1。
表1:档案管理情况表(±s,分)
组别 | 档案缺失率 | 档案破损率 | 正确利用率 | 档案获取时间(min) | 归档耗时(d) |
管理前(n=200) | 13(6.50) | 10(5.00) | 191(95.50) | 7.28±1.24 | 1.05±0.23 |
管理后(n=200) | 3(1.50) | 2(1.00) | 199(99.50) | 4.39±1.09 | 0.68±0.19 |
t | 6.510 | 5.498 | 6.564 | 24.755 | 17.539 |
P | 0.010 | 0.019 | 0.010 | 0.000 | 0.000 |
2.2管理质量评估
管理后档案合理性、档案完整性、档案保密性、档案可用性、档案准确性、培训及教育、持续改进评分均高于管理前,差异具有统计学价值(P<0.05),数据见表2分析。
表2:管理质量评估表(±s,分)
组别 | 档案合理性 | 档案完整性 | 档案保密性 | 档案可用性 | 档案准确性 | 培训及教育 | 持续改进 |
管理前(n=200) | 94.04±2.18 | 93.82±2.63 | 93.64±2.27 | 92.14±2.18 | 92.76±2.18 | 93.75±2.26 | 93.07±2.27 |
管理后(n=200) | 92.32±2.21 | 91.28±2.16 | 91.86±2.71 | 90.52±2.21 | 90.58±2.64 | 91.54±2.65 | 91.59±2.71 |
t | 7.835 | 10.554 | 7.120 | 7.380 | 9.004 | 8.897 | 5.920 |
P | 0.000 | 0.000 | 0.000 | 0.000 | 0.000 | 0.000 | 0.000 |
3讨论
医院档案管理是对患者医疗信息的收集、存储、整理和利用,包括患者的病历、诊疗记录、检查报告等,良好的档案管理可以确保患者医疗信息的完整性、准确性和保密性,有利于医院医务人员对患者进行科学诊疗和医疗决策。此外,医院档案管理是医院遵守法律法规的重要保障,同时也是医疗质量管理的基础,故强化医院档案管理措施具有重要价值。随着医疗体质改个的深入,医院档案数量明显增加,其价值特逐渐凸显。在新时代背景下,医院需要利用医疗体制改个提供的契机,促进医院档案管理制度规范的建设,同时完善管理工作,从而提升档案管理质量及效率。
本研究结果显示,管理后档案破损率、缺失率低于管理前,正确利用率高于管理前,管理后档案获取时间、归档耗时均短于管理前,差异具有统计学价值(P<0.05);管理后档案合理性、档案完整性、档案保密性、档案可用性、档案准确性、培训及教育、持续改进评分均高于管理前,差异具有统计学价值(P<0.05),分析原因主要是:精细化管理可以通过精确地规划、设计和执行,提高医院档案管理的效率。合理规划档案库房结构、配备适当的设备设施,以及优化流程和管理方法,可有效减少档案管理过程中的时间浪费和资源浪费。精细化管理能够帮助医院档案管理部门更加高效地组织、存储、检索和利用档案信息,从而提高工作效率和准确性。通过精细管理,可以更快速地找到需要的档案信息,减少因为档案遗失或混乱而导致的工作延误。此外,精细化管理可以提升档案的安全性和保密性,通过设计防盗、防火、防潮等功能完备的存储设施,及时更新设备设施,以及建立监控和安全系统,可以有效保护档案的完整性和安全性,还可提升档案正确利用率。
综上所述,在医院档案管理中运用精细化管理具有重要价值,可减少档案缺失、破损风险,提高管理效率以及利用率,同时还可提高医院档案管理质量,值得临床参考。
文章来源: 《文化产业》 https://www.zzqklm.com/w/wy/32640.html
- 2023JCR影响因子正式公布!
- 国内核心期刊分级情况概览及说明!本篇适用人群:需要发南核、北核、CSCD、科核、AMI、SCD、RCCSE期刊的学者
- 我用了一个很复杂的图,帮你们解释下“23版最新北大核心目录有效期问题”。
- 重磅!CSSCI来源期刊(2023-2024版)最新期刊目录看点分析!全网首发!
- CSSCI官方早就公布了最新南核目录,有心的人已经拿到并且投入使用!附南核目录新增期刊!
- 北大核心期刊目录换届,我们应该熟知的10个知识点。
- 注意,最新期刊论文格式标准已发布,论文写作规则发生重大变化!文字版GB/T 7713.2—2022 学术论文编写规则
- 盘点那些评职称超管用的资源,1,3和5已经“绝种”了
- 职称话题| 为什么党校更认可省市级党报?是否有什么说据?还有哪些机构认可党报?
- 《农业经济》论文投稿解析,难度指数四颗星,附好发选题!