数字化转型视域下文书档案数字化的有效管理策略探究

随着文书档案实现数字化转型，信息获取变得更为便捷。在实现数字化之前，人们不得不通过费力的人工查询来追溯档案资料，这既消耗时日又效率低落。数字化之后，利用电脑检索系统及关键词快速检索，能够轻松找到所需文件，极大提升了办公效能。数字化的档案还能通过互联网进行共享与交流，使得档案的应用突破了地理的界限，有效扩大了信息的传播领域。文书档案实施数字化转型，对于其保护与留存有着划时代的重要性。

传统文书档案经常承受物理破损和化学老化的威胁，损耗后通常难以恢复，容易导致宝贵资料的不可逆失。数字化处理使得档案信息得以在无物理触碰的情况下实现复制与迁移，有效减少了档案遭受损毁的可能性。通过数据备份与加密技术的运用，能够有效地预防信息遗失与被篡改，这为档案资料的长期保全提供了可靠的技术保障。数字化转型的推进不仅提升了文书档案的现代化以及规范性，也构筑了一体化的数字档案治理系统，采用了标准化、自动化的归档办事流程，从而提升了治理效能，并且增强了档案管理的明晰度及其社会信誉。数字档案的便捷性让不同部门和地区之间的信息交流与合作变得容易，对决策层制定政策、科学研讨以及社会大众的信息需求，提供了充足且可信的资源支持。文书档案的数字化转型还具有重要的社会文化价值，经过数字化可以对历史档案进行有效保存和普及，让更多的人能够接触和了解历史文化，增强社会的文化自信和历史意识。数字档案作为一种新型的文化形态，本身也是文化创新和传播的重要途径，对于推动社会文化的发展具有积极的推动作用。

二、文书档案实施数字化管理的意义

2.1保证档案安全

实施了数字化管理措施后，显著提升了文书档案管理的防护水平和保全性。数字档案能够实现多用户共用，减少了对原文件的频繁操作，从而降低了操作过程中的潜在危机，对原文件的保存也起到了积极的保护作用。通过实现档案信息的数字化和数码化，有效规避了失误、遗失与损坏等由自然及人为因素引致的不利影响，此举进一步提升了档案管理的工作效能，并确保了档案查阅与归档活动的安全进行。并且，数字化管理通常涉及将文书档案进行电子备份，这样在遇到单个或多个硬件设备损坏的情况下，仍能确保文档的正常运用，并显著减少了文档操作的危险性。在办公流程中，机构普遍对这些文书资料实施身份验证或者设定访问控制，进一步压缩了文件被非法使用的事件，增强了档案保管的安全保障。

2.2增强文书档案管理时效

随着社会逐渐融入数字化浪潮，各行各业都深受信息技术的深远影响。观察目前的发展态势，将文书档案转为数字格式势不可挡，成为新时代的发展必然。持续推进文书档案数字化进程，并运用先进的信息技术全面覆盖档案管理的各个方面，提升管理内容的科学化、高效化。这将极大地促进信息资源的整合，全面提高档案立卷与存档的效率。在以往那些以纸本和手工为主要手段的管理体系里，文书档案的保存时限不仅较短，而且保护成本高昂，这种体系下的档案还极易受到保管环境的影响。相较之下，若推进文书档案的数字化处理，将其存储和管理转变为数字方式，不仅能显著提高文件资料的保密性，还能突破传统保管的时空限制，从而最大程度地确保文件资料内容的完整无损和真实有效。

2.3方便文件查询

通过采用数字化手段，构建了一个相对完整的服务器管理体系，显著优化了资料归档、查询及升级的工作流程，使用上极为方便。而传统的纸质档案共享主要依托于邮递或复印服务，这可能因为传递耗时或其他外部因素的干扰，增加档案使用过程中的风险，并且不能保障档案记录的完备性、防护性和时效性。与之相比，数字文档管理系统突破了时空限制，依靠数字化手段实现快速的资料获取与分发，确保了跨域和不同时段内信息的畅通无阻，并加强了不同部门之间的协同工作，推进组织事务的高效运作。

2.4提高管理效率

传统的档案管理方式往往依赖于人工操作，不仅效率低下，而且容易出错。档案数字化处理通过电子化方式实施归档分类、目录编制及资料检索，极大地增进了档案治理的工作效能。此外，档案的数字化也能促进档案管理自动化和智能化，减少了对人力的依赖，从而降低了管理的费用。它不但提升了文献档案管理的效率，还显著地减轻了纸质档案遗失与损害的情况，增强了文书资料的收集与保留效率，使得其存储和利用价值得到了充分体现。数字化管理还能加快档案的信息检索和查询速度，提升了档案查找的迅速性和精确度。通过数字化的检索方式，用户可以快速找到所需的档案，避免了传统档案管理方式中需要耗费大量时间和人力的情况。同时，数字化管理还可以实现模糊查询、组合查询等多种查询方式，提高了查询的准确性和效率。

三、文书档案管理数字化的基本要求

1.标准规范：建立统一的数字化标准和规范，包括文件格式、元数据标准、命名规则等，以确保数字化档案的一致性和可读性。

2.安全性：采取适当的安全措施，保护数字化档案的机密性、完整性和可用性。这包括访问控制、数据加密、备份和恢复机制等。

3.质量控制：确保数字化过程中的图像、音频和视频质量，以及数据的准确性和完整性。

4.元数据管理：建立完整的元数据，包括档案的背景信息、创建日期、作者等，以便更好地管理和检索档案。

5.培训与教育：为档案管理人员提供数字化技术和管理方面的培训，以提高他们的技能和能力。

四、档案数字化管理现状

4.1安全性不足

在以往的文书档案管理中，主要使用的是纸质档案，纸质档案容易受到保存环境的影响，湿度和温度不合适可能造成档案的损坏，并且，如果使用频率较高，档案也可能发生褪色、纸张破损、丢失等风险，需要大量的人力和财力来管理。文书档案数字化管理虽然能够提高安全性，但是还存在一定不足，该工作具有较强的系统性，基于传统管理方式存在的安全性问题，要解决其中存在的风险才能保证安全性的提高。例如，文书档案数据存在一定被篡改的风险，而数字化管理需要完善系统的管理结果，保证管理的保密性和安全性。但是，在部分单位，文书档案管理数据库并没有开展完善的顶层设计，缺乏针对单位实际情况设计的特色数据库，造成文书档案管理建设科学性不足的问题，限制了文书档案数字化管理技术的应用。经过对不同单位的文书档案管理工作了解发现，在基层单位，还缺少数字化建设的技术规范和标准，无法按照标准的程序落实数字化管理，从而导致了一些安全风险的发生。

4.2档案文件的存档期间技术风险大

在采取现代化经营策略的条件下，运用信息技术成为不可或缺的一环，但是在档案管理领域应用这些技术可能导致安全漏洞。首先，处于数字化转型过程中的档案管理系统可能并非完善无缺，许多系统刚刚研发完毕，尚未能确保运作的稳定性和足够的病毒侦测力度，这些不稳定因素可能导致资料的损失；与此同时，技术缺陷和软件更新变革下的网络环境，若不配备严密的安全防护和经验丰富的操作人员，档案资料极易受到黑客攻击或病毒入侵的风险，这可能会导致档案数据遗失或档案管理系统崩溃。

4.3文书档案管理人员综合素质有待提升

技术进步带来了文书档案管理的多元化，不仅仅局限于文件的分类和保管，还扩展到了数据处理、信息科技的运用及保密安全等多方技能和知识领域。目前，从事该领域工作的职员普遍缺乏必要的全面能力，这一问题已经成为文件资料电子化改革及信息保障的重要阻碍。尤其是在信息技术应用方面，这些工作人员显得不够专业和熟练。数字化时代的来临使得文书档案的处理日益依托电子信息技术。不少负责档案管理的工作人员还是依旧使用着过去的纸质文件管理方法，并且对新兴的信息技术、数据保密手段、云技术以及对大数据的深度分析等相关知识了解甚少，这些因素影响了他们在文档整理、数据操控及信息保障等多个层面的工作能力与成果质量。在信息安全方面的认识不足亦是一大显著问题。在数字化转型的背景下，确保文书档案的信息安全显得极其关键。要实现这一目标，不单需要技术层面的安全防护，管理层人员还必须树立强烈的信息安全意识，以便能识别并预防潜在的安全威胁。尽管如此，当前众多文书档案的管理工作人员对信息保密工作的关注不足，对可能出现的信息安全风险缺少必要的意识与防范技能。随着数字化浪潮渗透到档案管理领域，这一行业的工作者亦需具备多元化的知识体系。档案管理已经不是一个封闭的领域，而是需要与计算机科学、信息技术、法律政策等多个行业密切结合。档案管理者不仅需要精通传统档案管理的专业知识，还要熟悉相关法规，并具备计算机及网络基本知识，甚至还要有一定的数据分析技术。然而，许多管理工作者的专业知识还很局限，缺乏覆盖多学科的知识体系，这在一定程度上妨碍了他们适应新环境的工作表现。

五、数字化转型视域下文书档案数字化的有效管理策略

5.1加强文书档案安全控制

在管理数字化转型的时候，也要将信息备份方面的工作做好，为所有数字化资源备份提供一定保障，使异地备份机制有效建立起来。首先，开展管理系统认证功能的构建时，必须对机密等级和传播权限进行严格界定，合理划分管理权限，并确立不同级别员工的使用权限，同时对使用者的行为加以监控，并在出现违规等问题行为时提出整改要求以施加压力。其次，在软件管理方面，需提升对防范软件安装的关注度，并确保系统补丁能够得到及时更新，以此实现系统弱点的有力遏制，从而在确立安全预防措施的基础上，确保文件档案的安全性得到加固。第三，在这个新时代的安全防范工作中，还应该强化对安全基础知识的教育，通过广泛传授正确使用系统的相关知识，并配合制定使用指南等方式，有力避免人为的违规操作对平台造成的影响。第四，数字化的管理，也要将大数据平台在安全防控上的作用充分发挥出来，要在数据信息监控上进行不断的强化，从而借助智能化平台功能、作用的发挥，对档案数据异常波动现象进行及时、有效的监控。

5.2持续进行档案技术升级

数字化转型的本质就是以技术的升级、优化为主要依托，促进档案管理质量、水平的总体提升。而为了使管理技术目标的良好实现提供保障，使智能化的档案管理平台有效搭建而成，重点所在就是通过扫描、语音识别等技术的应用，智慧化管理系统的构建等，真正实现数字化转型。通过建立智能化平台，可以促进数字档案借用体系的广泛应用，实现文献档案相关资料的即时共享，满足不同用户远程查询的需求。我们需要将原本散落的电子档案集中管理，通过云技术的高效应用来达成此目标。在云技术运用过程中，应合理分配档案管理权限，以此确保档案资料库的有效建设，从而从多角度优化线上档案处理流程，提高数字档案的使用效率。另外，也要在文书档案数据分析上进行强化，将各方面的统计报表有效做好，要随时地评估文书档案管理，为采集信息精细化提供保证，使管理转型、升级的现实需求得到充分满足。

5.3定期开展专业培训与技能提升

随着信息技术的不断发展和变革，文书档案管理者需要不断提升自身的专业知识和技能，以适应新时代的要求，保障文书档案信息化管理的顺利进行。定期实施针对性的职业训练能够促进档案管理人员对于电子技术的掌握与运用，在档案资讯数字化的转变阶段，他们必须学习多样化的信息技术工具以及相关软件，目的是更有效率地整理和应用档案资料。通过周期性的职业训练，管理人员能即时获悉新兴的电子技术趋势，吸收并精通尖端的信息化管理方式和技巧，进而在信息化管理的界限内提高其职业能力。定时举办这样的职业训练对于增强档案管理者的信息保安意识和能力亦至关重要，信息保安在档案数字化升级的路径上是一个不容忽视的环节，即使是轻微的疏漏也有可能引发档案信息的泄漏或损坏，带来无法预计的严重后果。管理者经过定期的专业培训可以了解信息安全的最新风险和威胁，学习并掌握信息安全管理的基本原理和方法，提高对文书档案信息安全的保护意识和应对能力。定期开展专业培训有助于促进文书档案管理团队的凝聚力和团队合作能力，在信息化管理过程中，需要文书档案管理团队密切配合，共同完成各项任务。管理团队成员可以共同学习、共同讨论，增进相互之间的了解和信任，形成良好的团队合作氛围，提高团队整体的工作效率和执行力。

5.4 文书档案数据库建设

文书档案数字化建设通常需要创建索引目录数据库和详细内容数据库，并且要注意保证这两个数据库之间的信息能够相互兼容。目前情况是，这两种数据库分别独立进行搭建。索引目录数据库通常利用一体化的档案管理软件进行构建，这方面的技术已相对成熟，并可以便捷地直接输入档案的索引级别信息，便于使用和管理。全文数据库则采用专业的档案数字化管理软件或ACDsee等共享应用软件，通过统一著录格式，建立文书档案数据库，及时存储文书档案信息，通过结构化数据信息处理，提升档案利用效率。构建文书档案数据库期间，诸多档案机构（室）须依照此技术标准，并结合各自具体情况，妥善确定电子化文件档案的相关参数选项与操作流程，以提高档案电子化处理的管理质量。

结语

综上所述，在数字化转型这个宏观环境下，信息技术的运用对文书档案的管理产生了深刻的变革。文书档案的数字化过程复杂多元，覆盖面广泛。它的管理手段及内容对管理成效有着直接的影响。鉴于此，档案工作者应当不断培养创新意识，运用新的思维方式去解决数字化进程中遇到的各种问题，确保档案资源的完整性和真实性得到有效维护。

文章来源：  《文化产业》   https://www.zzqklm.com/w/wy/32640.html