当前人事档案的数字化管理存在的问题及解决办法

引言：随着社会经济结构的不断调整，社会越来越关注人的综合发展，而不是只单看人的知识储备和学历，所以很多企业在选用员工的时候都要调看个人的人事档案，人事档案对于个人的学习和发展具有重要的影响，是个人的成长经历外向化的表现，个人在享受社保等国家服务的时候也要用到人事档案，基于这样的发展背景，我国的人事档案管理也由纸质转变为数字化，在各项管理中都体现着现代化和人性化，但是由于管理意识不到位、制度不完善以及人员的素质有待加强等，我国的人事档案管理数字化管理仍存在一些不足，这都需要相关人员去优化解决。
一、人事档案的特点
（一）流动性
人事档案就像是具体化的身份证，它是随着个人的流动而流动的，不同于其它的档案，人事档案会随着个人的岗位变动而发生变动，而且会随着个人的阅历增加而逐渐丰富。
（二）现实性
人事档案具有较强的客观性，它记录了个人的学历、工作情况以及道德和法律素养，是个人品质的实际记录，所以具有较强的现实性[1]。
（三）保密性
人事档案管理所涉及的内容比较全面，不仅包括自己的基本信息、政治面貌，还包括其家人的信息和社会关系，此外还包括其职场经历和职业评价，具有极强的保密性，法律规定，任何人不得随意查看个人的人事档案，只有通过正常的法规程序方可查看。
（四）全面性
人事档案的全面性是最显著的特征，人事档案涵盖了个人生活的整个阶段，无论在学校还是任职期间，亦或者是参加各种政治活动期间，在人事档案中都会找到这些事迹的信息，此外还包括个人受到的表彰和处分，还包括个人的家庭结构，具有很强的全面性。
（五）真实性
人事档案的社会作用要求其必须具备真实性，只有保持真实性才具有可参考的价值，也正是因为人事档案的真实性，学校和企业才如此重视人事档案资料的查看和记录。
二、人事档案数字化管理的特点及作用
（一）人事档案数字化管理的特点
查阅的灵活性
人事档案数字化管理在查阅起来具有很强的灵活性，传统的纸质档在查阅的时候不仅受时间的限制，还受空间的限制，管理人员翻箱倒柜可能还无法准确找出，除此之外纸质档还容易受潮、受损。而数字化管理则有效弥补了这些缺点，打破了时间和空间上的限制，管理人员利用现代设备对人事档案进行扫描并分类，查阅的时候只要轻敲键盘就能轻松找出，具有很强的便捷性。
持久保护性
人事档案的真实性和全面性决定了它具有法律保护性，传统的纸质档在查阅的时候会不停地翻阅，对人事档案会造成不同程度的磨损，遇到火灾更是会带来更大的损失。而人事档案的数字化管理则避免了查阅时对档案的损毁，不仅方便快捷，还十分安全，可以加密，也可以异地备份。
管理的安全性
人事档案的数字化管理具有很强的安全性，传统的纸质档很容易受不法人士的修改和销毁，而数字化管理的运用则可以有效避免这一状况，不仅是档案管理人员，任何人调看和更改人事档案信息都会在日志上留下查看和更改日期，这样也就有效避免了人事档案被非法改动或销毁的现象。
（二）人事档案数字化管理的作用
降低管理成本
传统的纸质档案在管理方面不仅要耗费大量的劳动力，随着人事档案数量的增加，还要占据一定的空间，这些建设都需要很多的资金做支持，而数字化管理则省去了空间上的限制，只需要简单的设备和足够的存储空间就行，而且所需要的管理人员也不需要太多，管理起来也比较便捷，有效地降低了管理成本。
提高工作效率
人事档案的数字化管理可以有效提高工作效率，无论是在记录方面还是查阅方面，亦或者是管理方面，都能有效地节约时间成本，不仅可以有效提高工作效率，还能有效提升人事档案资源的利用率。
利于保护档案原件
这和其管理的安全性是分不开的，人事档案的数字化管理由于其技术作为支撑，所以对原有文件具有很好的保护性，避免出现有意无意损坏的现象。
三、当前人事档案的数字化管理存在的问题
实现人事档案的数字化管理不是一蹴而就的，它需要经历一个漫长的发展时期才能逐渐实现，不仅需要有设备的支持，还需要管理人员有完善的管理意识和素养[2]。纵观我国目前的人事档案数字化管理，主要存在以下几点问题：
（一）硬件措施不完善
想要实现人事档案的数字化管理，首先需要有完善的设备作为支撑，但是由于我国幅员辽阔，很多偏远地区缺少经济基础，或者是缺乏数字化管理意识，所以缺乏对有关设备的投入，不仅要具备扫描设备、计算机，还要有完善的人事档案数据库，硬件设备的缺乏在一定程度上阻碍了人事档案数字化的实现。
（二）管理人员缺乏专业素养
人事档案的数字化管理不仅要具备完善的硬件设备，还要具备有素养的管理人员，但部分管理人员却缺乏相应的职业素养和道德素养。不仅没有掌握专业的档案管理技能，还没有工作责任心，在工作中经常会出现懒散的工作态度。
（三）人事档案的利用率较低
这主要来源于两方面的原因，首先是部分社会人士没有养成良好的档案利用意识，很多高校毕业生在毕业以后对自己的学籍档案不管不顾，很多企业也只听应聘者的一面之词；其次，由于我国人事档案的数字化管理开始时间不长，所以很多功能还没有被开发出来，进而导致档案资源的互通和利用率也比较低。
四、优化人事档案的数字化管理的对策
（一）加强软硬件设备的完善
相关管理部门要加强对一些偏远地区的经济扶持，不仅要完善其硬件设施，还要加强相关软件的开发，可以相应增加人事档案管理部门，要建设一整套的硬件和软件设施基础，同时还要根据当地的需求和新时代的特色建立相应的人事档案数据库，对档案信息还要做好保密和备份工作，进而在根源上保证人事档案数字化管理的有效实现。
（二）提升人事档案管理人员的专业素养
人事档案数字化管理的有效实现还需要不断提升管理人员的专业素养，首先要提升管理人员的职业素养，使其要具备数字化管理的技能，其次要提升管理人员的道德素养，端正其管理时的工作态度，树立为人民服务的心态。
人事档案管理部门要加强对管理人员的培训，不仅要加强其专业技能上的培训，更要加强其理论知识上的培训，从而不断培养出更多复合型的人才[3]。对于工作中出现的问题可以进行记录并总结，进而加强培训的针对性，另外人事档案管理人员还需要不断学习新技能，以不断提升工作效率。
（三）完善人事档案数字化流程
科学的人事档案数字化流程可以促进人事档案数字化管理的长久发展，所以应该对人事档案的数字化管理流程进行规范和完善，主要可以遵循以下几条流程：
查漏补缺。人事档案管理工作首先应该保证人事档案资料的完整性，对于一些图片或者文件也要做好记录，并做到事无巨细，对已经扫描好的文件要及时进行筛查，发现不完整或者缺少的档案要及时进行整补。
编码排序。针对于已经筛查过的人事档案要进行科学分类，并要进行编码，以方便后期的管理和查阅，要注意编码的连续性。
建立目录。科学建立目录可以使管理工作变得更加高效，也更方便后期的档案查阅，可以根据上一步的分类进行目录编排，需要注意的是，目录的内容和页码要与正文的内容和页码对应。
录入电脑。对于已经整理好的人事档案资料要进行扫描入库，扫描的时候需要格外注意图片的完整性，扫描时要和文件分开进行扫描，但归档时要记录在同一个文档里。
（四）加强数字化人事档案管理技术
首先档案管理人员在使用数字化管理的时候不要抛弃传统的纸质档，以防数字档丢失而造成的麻烦，可以采取纸质档和数字档并存，以提升管理的安全性；其次档案管理人员应该不断加强自身的学习，还要不断学习并引进新的管理技术，不断提升档案管理的科学性和质量。
总结：随着新时代的发展，人事档案的管理也由原来的纸质档逐渐转变为数字档，这很大程度上弥补了传统纸质档的不足，不仅可以有效节约经济成本，还能有效提升管理效率，这也相应提升了人事档案资源的利用率；人事档案管理人员应该不断提升自身管理的水平，加强自己的业务能力，进而使人事档案的数字化管理朝着更长久的方向发展。

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