浅谈如何加强医院档案现代化管理

 1 简要了解医院档案的含义
医院档案主要是指医院在最初建设以及后来的不断发展之中所从事的管理、医疗、教学、科研等等各项活动之中逐渐形成的具有保留与参考价值的一项记录，包含着文字、图表、声音、图像等等各种形式、各种载体的历史记录。而对于医院档案进行管理，则是指的是包括党务、行政、医疗技术、仪器设备、人事资料在内等等各种档案资料的管理，这是一项几乎可以覆盖到医院各个部门的工作，是医院进行自身管理的一个重要的方面。而且，现今阶段，随着时代的不断进步，档案管理工作在医院管理之中的地位也在逐步上升，受到更多地重视。如何紧跟时代发展，适应医院不断进步的要求，改进医院档案的管理已经成为一项值得深究的问题。
2 当前医院档案管理中存在的一些问题
2.1 医院档案管理的意识不足，单纯地认为档案管理是专职人员的责任 所谓的档案管理意识指的是人们可以自觉地认识与了解档案的价值，明白档案在管理之中所含有的价值，所具备的功能以及所占据的地位的一种自觉的思维活动意识。就目前实际情况而言，我国大多数医院的人员对于档案意识是十分模糊的，大多数医院重视经营、轻视档案的意识是普遍存在的。部分医院的科室甚至认为档案管理工作是一项可有可无的工作，意识不到档案管理工作对于医院管理的重要性，对档案管理没有一个该有的认识，还有一些医院出现了为了简便，将一些档案资料随便存放在自己科室的柜子里，而没有把这些具备价值的档案资料提交给医院综合档案资料管理室进行统一综合性的保管，致使很多具有重要价值的档案资料破损甚至丢失。“档案管理是专职档案员的事情，与我没有关系”这项错误的意识，使得很多的科室人员对于档案资料的宝贵程度没有认识，更加认识不到保护好档案是每一个员工都应该具备的一项责任。
2.2 医院档案管理制度不够健全，管理的范围也不够明确 随着社会的不断发展，科技的不断进步，医院档案的内涵以及外延也随着发生了巨大的变化，但是与之相关的档案管理的标准、制度、考核等等却没有随之紧跟发展起来，这些方面还处于较为空白的状态。医院缺乏一套完善科学的管理体系，没有形成一项健全的制度，致使很多的医院在进行档案管理工作时，一般都会根据自己的实践情况，或者依据自己对于档案管理的理解进行简单的管理，从而使得档案在进行管理之时呈现出一种分散的状态，也正是由于没有进行统一性的管理，使得众多珍贵的档案资料在四处的分散中逐渐丢失，没有将档案该具有的积极作用发挥出来。
2.3 档案管理工作人员的素质良莠不齐，缺乏专有人才 目前，我国在档案管理人员的培养方面还是不足的，使得我国的档案管理人员的管理水平、专业能力、理论知识、文化程度以及整体素质方面存在较大的差距，与不断进步的时代发展是格格不入的，无法满足时代发展对于档案管理人员的要求。主要表现为档案管理专业出身的人员很少，而且档案管理人员学历一般比较低，知识结构也不是很科学合理，尤其是高层次的档案管理人员更是少之又少。这些情况是无法适应新形势下档案管理发展的时代需要的，档案管理人员的这种较低层次的水平已经严重影响了档案管理的总体水平。而在医院进行人才的培养中，对于医疗技术人员技术以及素质不断提高与继续教育投入了大量的精力，但是对于档案管理人员素质水平如何则没有一个进行改善的计划，这样的差距，更加使得我国的档案管理工作无法更好地进行，档案管理人员在思想观念上无法跟上时代发展，管理水平上更是难以与新时代相跟，致使我国的档案管理工作明显缺乏创新性，像一潭死水，没有活力。
2.4 对于档案管理所需要的硬件设施投入不足 由于医疗用房一般呈现出紧张状态，这就导致了档案管理所需要的用房更加狭小，很难满足档案安全保管的客观需要。而在经济不断发展，科技不断进步的情况下，档案管理所需要的计算机设备以及网络技术本应该在医院进行广泛的使用，但由于对于此项的投入不足，致使许多医院仍旧采用手工收集、记录、检索的方式，这样就大大减少了档案的信息量，从而很难对档案进行利用与开发，使得档案管理的重要作用难以发挥。
3 在发展医院档案管理工作中的几项建议
3.1 加大对于档案管理工作的宣传，增强全院人员对于档案管理的意识 做好档案管理的宣传工作，首先要树立档案管理的良好的形象，可以充分利用医院的院报、墙报、橱窗以及网站等形式，进行积极的宣传，向更多的员工宣传档案管理的工作，让广大的职工更加充分认识到档案管理工作在医院的医疗、科研以及教学方面所起到的重要作用，从而提高员工对于档案管理工作的积极性，促使每一位员工的档案管理意识不断增强，树立好档案管理人人有责的管理观念。同时，在宣传本院宝贵的档案资料之时，还要加强对于国家有关档案管理的法律法规以及各种规范制度的宣传，强化全体职员尤其是医院领导者对于档案管理的意识，只有他们逐渐重视起档案管理工作，才能够促进档案管理工作列入领导管理的日常管理事务议程，促进医院档案管理工作有计划、有步骤的开展进行，促进我国的档案管理工作日趋完善。
3.2 加强对于档案管理利用的重视程度 进行档案管理的最终目的是为了更好地利用这些档案，因此，每一位档案管理人员要学会树立运用档案进行服务的意识，促进档案管理工作，可以使档案为更多的临床医疗、教学、科研工作进行较为全面的服务。与此同时，我们还要做好各种编辑研究活动，对于各种档案信息进行开发，编写出各种各样的专题，并且做好汇编工作，只有这样才能更好地运用档案信息。在进行档案管理的同时，还要做好档案信息的反馈管理工作，来满足不断发展的医疗活动，使得档案管理的效率得以加强，实现档案管理应该具备的社会效益。
3.3 完善档案管理的制度，增强档案管理人员的素质 档案本身具有着真实性、完整性、有效性的特点，因而对于档案的管理工作我们也必须做好制度性的管理。建立健全科学合理的档案管理体系，做好档案管理的规章制度，以制度条例进行档案的管理，这样才可以减少档案管理之中出现的随意性现象，促进档案管理工作的健康、持续发展。各个医院要学会根据自身实际发展的情况，根据档案管理的规则，实施统一的管理，建立专职的档案管理人员，建立独立的档案管理机构，做好档案的保管、借阅、移交等等管理工作。同时，为了更好地进行管理，还要加大对于档案管理人员的培养，提高档案管理工作人员的整体素质。首先要加强档案管理人员对于档案专业主体知识的学习，同时还要学习相关的信息化知识。其次，档案管理人员还要学会开拓自己的视野，将自己的知识结构加以拓展，才能更好地满足档案管理工作的发展。再次，医院也要加强对于档案管理人员进行培养，进行有计划、有步骤的组织。