医院基建档案管理工作的反思和探究

随着社会的发展和医疗水平的不断提高，我国各地各级医疗机构的规模也在不断扩大，在医院的新建、整修和扩建的施工过程中，形成了医院基本建设档案（以下简称医院基建档案）。医院基建档案是基本建设项目在立项、报批、设计、勘察、施工、使用、改造、修缮等过程中形成的档案材料，可分为医院建设总体规划部分（主要包括说明医院的土地使用情况、地形地质情况、整体规划设计情况等的图表和文字）、门诊楼和住院楼建筑部分（主要包括有关主体建筑物的设计规划、施工进度、改造修缮等的文字和图纸类统计资料）、公共建筑部分（包括有关办公楼、食堂、锅炉房、停车场、液氧站等的建筑图纸和文字材料）、公用设施部分（包括有关医院的供电、供暖、供气和给排水等构筑物、地上和地下的管道线路、整体绿化、人防工程等方面的材料）。由此可见，医院基建档案是一个数量庞大且较为复杂的系统，涉及到医院主体的建设的方方面面，本文就将在阐述医院基建档案管理工作的重要性的基础上，反思现如今管理工作中出现的各种问题，并提出一定的改革对策。

一、医院基建档案管理的重要性

医院基建档案是医院档案的重要组成部分，对医院的现实管理、长远发展和建设有着重要作用，主要体现在以下几个方面。

1、为医院基本建筑物的管理和维修提供方便。

建筑物和构筑物在使用过程中难免会出现故障，如成都市第三人民医院在上世纪八十年代时一次住院大楼外地下给水管道因年久失修而破裂渗漏，造成病房供水压力不足，影响了楼内几百位病人的用水，也造成了大量的水资源浪费。但是因为之前不重视基建材料的收集整理，缺少详尽的给水管道分布图，维修工人只好在较大范围内破土动工，耗时两天才找到控制阀门，既费时又费力，还影响了医院的正常工作秩序。由此可见，如果医院注意保存相关图纸和文字材料，在维修和完善的过程中，就能及时、准确、有效的找出问题、解决问题，不影响医院的正常运营。 

2、在医院的扩建、改造过程中起到指导作用，医院的可持续发展提供保证。

医院的基建档案是医院建设的第一手材料，它记载了医院基本建设的历史痕迹和现状。在之后的扩建和改造过程中，往往需要之前的规划图、线路图等材料作为参考和指导，如医院新建或者翻修建筑时，有时需要拆除一些老旧建筑物，还会涉及到一些隐蔽在地下的管道、线路，这些工程都需要根据以前的基建材料来进行，否则会造成诸如延长工期、管道破裂等不必要的麻烦。

3、在工程质量诉讼中起到证据作用。

在有关工程建设的质量问题的诉讼中，基建材料是一种重要的历史凭证，在解决产权归属、经济纠纷等问题方面起到关键性的作用，影响着案件的调查、取证、审理和判决。如江苏省南通市某医院的医疗大楼在1995年前后发生多次质量故障，医院将承建单位告上法庭。在取证过程中，医院的档案管理人员和代理律师根据需要及时提供相关材料, 并主动参与帮助查阅有关的会议记录及各级领导人对该工程讲话记录等，经过两年的努力，最终以医院胜诉告终，挽回了大部分经济损失。

4、可以为同类建设项目提供借鉴经验。

同一个地市的地形、地貌、水文条件等地质结构和气侯一般差异较小，很多基建材料可以为同类建筑所采纳借鉴和利用，达到事半功倍的效果。如昌邑市人民医院在进行放疗中心建设时，由于地表原建筑物的地质资料保存完好，直接参考和利用原建筑物的地质资料，得到了业务部门的认可，这样不仅可以节省时间，而且又节约了地质勘察费，提高经济效益和工作效益。

二、医院基建档案管理工作中存在的问题

现如今很多医院对基建档案在医院的管理建设中起到的重要作用认识不足，没有利用和发挥好它的价值，在档案管理工作方面还存在一定的问题，，具体有如下几个方面。

1、医院领导和相关管理者意识淡薄，对基建档案不够重视。

有些医院在建设过程中就没有形成和收集基建材料的意识，不重视基建档案整理工作，档案管理人员与负责基建人员工作不协调，有的医院甚至没有相关的机构或人员来进行基建档案的管理工作，更没有完整的规章制度来保护并搞好竣工档案的整理和保存。

2、在收集档案资料时存在各种缺陷和问题。

首先，医院在施工过程中，忽视基建档案的收集整理，没有安排专职人员，有的是施工员或工程师兼职，他们既缺乏有关的专业知识，又缺乏足够的精力，这就造成材料收集的不及时、不完整，各种图表的内容空缺，无说明性文字，一些重要资料和数据的残缺丢失，例如，有的工程项目缺少建筑材料的出厂凭证或者缺质检认定书、有的项目缺少具体的施工负责单位等，这些材料的缺失都可能导致项目竣工后存在质量安全隐患或者日后在责任认定方面的模糊等问题，以后一旦出现事故，就没有依据和原始凭证，查找资料，澄清责任，为将来利用资料留下隐患。其次，书写材料不规范，表达不确切，含义模糊，还有些图纸的质量较差，不易长期保存。重点工程档案材料是反映该项目建设各个环节的真实的原始记录，具有永久保存的价值。但存在着圆珠笔书写，以复印件充数的现象，使基建档案质量大打折扣。[1]最后，基建档案的移交和后续补充工作不到位。医院的基础建设是一个动态过程，基建材料也应该形成一定的系统，有的医院却只重视了最原始的基础材料，之后的改建、翻修、扩建等材料或没有或放置混乱，在需要利用资料的时候找不到最新的材料，依然影响问题的解决。

3、档案管理人员专业知识薄弱，学习和进修的意识也较弱。

我国的档案学起步较晚，相关培养机构也较少，因此档案学的专业人才较为欠缺，现有的医院基建档案工作人员一般是两类人，一类是缺乏档案专业知识的老员工，有的医院甚至安排一些退休职工或者院领导家属来管理档案，他们的档案学专业知识欠缺，知识结构老化，知识层次低，加之年龄等因素没有动力和精力去学习和提升工作能力，熟练掌握网络技术、软件制作，用电脑操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺；还有一类是有相关档案学知识的新进人才，又存在着经验不足，对医院发展历史和现状了解不够等问题。

三、医院基建档案管理工作的改革对策

结合医院档案的特点和多年的实践，针对以上分析的种种问题，我们可以从以下几个方面入手推进基建档案管理工作的改革。

1、医院领导应强化档案意识，引起医院工作人员的集体重视。

搞好基建档案工作，必须从思想上重视，领导应从宣传、资金、人员引进和培训等多方面给予关心和支持，用规范化、标准化来要求档案的收集整理归档保管和开发利用工作。领导者基建档案意识强，医院基建档案工作就能得到重视、关心和支持。同时，还应加大宣传力度，努力营造良好的档案工作外部环境和氛围，增强全院职工的档案意识，端正大家对基建档案工作的态度，取得广泛支持。

2、建立健全基建档案管理制度。

完善的制度是工作顺利完成的保障和指导方针，各级医院应依据国家《档案法》、国家档案局和国家计委制定的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等有关法律法规，结合自身实际情况，制定范围全面、科学合理、分工明确、奖罚分明的基建档案管理制度。首先要建立专门的机构和人员进行档案的存放整理和监管，如果条件不允许，也应该由一位院领导来兼职负责；其次是制定相关的条例或者工作实施规定，并将基建档案的管理工作纳入医院工作的考核体系中，明确基建档案管理的范围，归档分类的基本要求，基建档案的移交与整理保存的基本标准，借阅使用的要求，专业档案管理人员的职责等内容，通过制度的形式将工作内容和范围明确，责任到人，并严格执行，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率完整率和准确率。[2]

3、加强与施工单位的交流合作，共同保障档案的管理工作顺利完成。

医院在招标时，应该优先选择施工经验丰富的正规公司承建项目，在签约时就明确基建材料的重要性，要求施工单位在工程建设过程中重视基建档案，医院本身也应该安排具有专业知识的人员参与施工过程，专门进行资料的收集整理，施工中出现变动时要及时更新材料。另外也应采取一定的行政、经济的手段来督促施工单位、建设单位共同做好基建档案的收集、整理、归档工作。在基建工程竣工时，对竣工资料逐项核对检查，如有缺页、字迹模糊不清、签章手续不完备、三笔现象(红笔、铅笔、圆珠笔)、竣工图任意涂改拼凑、用复印件代替竣工蓝图等不符合要求的现象，一律退回。档案收集不完整，工程不予验收；竣工材料不全或质量不合格，工程验收人员不予验收；在竣工材料验收完毕后，由验收人员填报移交清单并签名。[3]

4、提高档案管理人员的地位，加强专业知识和业务素质。

首先，提高档案管理人员的地位和工资待遇，在医院综合考评时，对优秀的或者工作努力的档案管理员给予奖励和表扬；其次，应该引进一定数量的专业人才，并督促和鼓励他们带领老员工努力提升自己，帮助和指导老员工学习相关知识，树立榜样，发挥榜样的作用。再次，医院领导应为档案管理员的学习和进修，提供多种机会和途径，对现有档案管理人员可通过委培、进修和培训等继续教育的方式,，在培训的过程中，不仅要让他们学到知识和技能，更要让他们明确作为一名基建档案管理人员需要具备的素质，不时反思自身不足，自觉地完善知识结构。

5、利用现代技术，推进基建档案走向现代化、电子化、信息化。

随着电脑的普及和互联网技术的发展，现代办公趋向电子化和信息化，电脑软件绘图代替了纸笔绘图，书面文字也多采用电脑打印，这不仅有利用资料的整理和长期保存，也方便以后的查找工作，能有效提高资料利用率和工作效率。因此，对于新建项目的档案管理，我们应该充分利用电脑技术，制成电子档，对于一些年代久远的基建资料，则可以通过电子扫描的方式将其形成电子文件保存下来。

参考文献：

[1]吴驰兵.医院基建档案管理中存在的问题与对策[J].城建档案，2008年第8期：38；

[2]谭 伟，贾晓平.浅析医院基建档案管理[J].黑龙江科技信息，2009年第5期：334；

[3] 吴驰兵.医院基建档案管理中存在的问题与对策[J].城建档案，2008年第8期：39。