如何保障档案的有效利用-档案论文

档案部门应根据公众对档案信息查询的不同需求，丰富收集内容，扩大收集途径，以不断增加满足人民群众日益增长的档案利用需求的能力。在具体的做法上，一是要突破法规限制，提前接收档案，提高馆藏的“新鲜”度。一些百姓常用的档案，如土地承包档案、婚姻档案等可以提前进馆。二是要突破部门界限，扩大接收范围，提高馆藏的丰富度。档案馆要努力打破部门壁垒，将土地、房产、公证等档案接收进馆。三是要突破实体限制，大力推进档案信作目标，将责任落实到个人，培养教务管理人员的工作责任感，提高教务管理工作的量。
2、建立激励机制，提倡教务创新。
目前，各大高校内部正在如火如荼地开展管理体制和人事制度改革，为将教学管理队伍建设成为高水平、高素质的组织团队提供了良好机遇。高校教务创新可以从以下两个方面进行努力。一是机制创新，教学行政部门要不断加强学习，不断吸收技能知识，根据社会发展的客观需要并结合所在学校的实际情况，以提高教学质量为目标，制定出一整套切实可行、便于操作的管理和工作章程，例如进行高等学校教育改革、推出教学管理信息跟踪机制等。二是管理创新，教学行政部门在推行目标管理机制的同时，加强教学过程的管理。可以通过建立教学督导制度、建立教学信息员制度和实施专项检查制度等来搜集信息，将搜集的教学信息与学校对二级学院的教学目标管理考核和教师个人业绩相挂钩，以此来大力提高学校教学质量。
3、优化工作手段，实现教务信息
息化，提高馆藏的可用度。要加快实施@字档案馆工程，切实推进档案资源共享。
档案有效利用必须重视对利用者需求的研究，以档案利用者满
意度和要求满足程度作为衡量利用收益和效果的现实指标。因此，提高档案利用收益可以重点关注利用者需要什么内容的档案信息，以及如何进一步正确引导和激发扩大利用者的利用需求。
档案利用者的利用行为本身是需要付出成本和“代价”的。利用者需要付出时间和精力、人力、物力和财力来真正实现与档案信息的互动。在利用者所付出的成本中，除了较为独特的“档案原件”利用要耗费较大的财力和资金，绝大部分利用活动主要花费的都是时间成本，并以同样时间内不进行档案利用而进行其他生产活动创造其他收益的“机会成本”形式存在。因此，档案部门一定要在利用活动中重点考虑档案利用的时间成本，通过各种利用方式优化、档案信息整合来尽力降低利用者的成本投入，从而提高档案的有效利用度。
档案利用者要求从层次区别上可以分成档案利用需求的客观状态、认识状态和表达状态。客观状态的档案利用需求不受主观意识的支配，是一种客观化。
教育要面向世界、面向来来、面向现代化。当前，高等教育领域发生的深刻变革，促使教育体制和教务管理模式随之产生新的变化，因此，高等学校教务管理必须实现信息化。要想满足信息时代知识创新和人才培养创新的需求，高校的教务管理工作应该主动适应时代需求，即时改革，不断创新，努力开创教务管理工作信息化的新局面。此外，高校教务管理可以统筹兼顾教学的进度进行统一的安排和调度，通过加强自动化、信息化管理，创新开发教务管理信息系统，进而改善教学和管理条件，使得高校管理效率最大化得以实现。
五、结束语
目前，高等教育的教学、科研和服务工作都离不开教务管理，并且它的重要性也在日益加强。无论是着眼于目前以大众化为特征的高等教育，还是展望未来以普及化为特征的高等教育，高校相关领导都应加强对教务管理工作重视的力度，努力建设教务管理队伍，进一步优化教务管理的制度和模式；教务管存在，由档案利用者的工作性质、任务、社会环境等综合决定。对客观需求的控制只能是一种预测和了解，无法完全主观掌控，档案部门对其的准确把握还要依靠多方面的共同努力。因此，档案部门要把对档案利用需求的优化控制重点放在可以进行主观控制的认识需求和表达需求两个层次之上。
从档案利用质量的角度思考档案的有效利用是以利用效益为衡量标准进行指标分解，并在进一步分析利用成本和利用收益I效果的思路上层层展开和逐步细化的。对于档案部门而言，档案利用的成本和收益往往互相影响、互相促进、控制成本和提高收益和效果常常融合在同一档案工作举措之中，难以绝对分离。例如馆藏的质量优化和内容匹配对于档案利用成本的控制和节约、档案利用需求的满足都具有积极的意义。因此，探讨档案的有效利用应该以全面效益的眼光综合考虑成本投入的有效性和收益，优化档案利用过程和服务质量。同时，必须结合档案利用效益社会性、隐蔽性的特点重视外部环境对利用者的影响，发挥好档案宣传教育对利用者的激发和引导作用，并提高档案利用效益的明朗度和社会认同度。
理工作者应不断提高管理能力和管理水平，创新管理手段和方法。只有这样，高校教务管理工作才能与时俱进，顺应新时期高等教育的改革和发展。