机关事业单位财务档案信息化管理问题及策略探讨

财务档案信息化作为单位财务管理总体系的重要组成部分，是机关事业单位制度建设的关键环节抓手，更是机关事业单位长期、稳定发展的有力保障。随着信息技术发展应用不断成熟，信息化成为了档案管理的必然趋势，机关事业单位的档案工作走入了急需转型、优化升级的新道路。现阶段，许多机关事业单位的财务档案信息化管理中显现出了诸多问题，主要表现为重视程度不足、档案管理制度不健全、工作人员职业水平不足等。这些问题也逐渐演化为单位财务工作效能提升的重要瓶颈，严重抑制了档案管理工作的升级发展。基于此，针对已有问题展开深入剖析并提出相应的解决策略与可行路径至关重要。

一、财务档案管理信息化的主要内容

（一）搞好数据的挖掘和整理

建设资料库，准确进行经济学意义档案资料的电子化是整个档案的现代化建设的根本，过去的档案大多以纸张为载体，为了档案管理的现代化，需要向电子化归档保存过渡。未来的财会资料是财务各种资料的信息收集为依据，是以信息储存、管理、检索与管理的电子化信息平台作基础。在财务资料电子化的基础上，需要建设财会资料数据库系统，并按照财会资料的信息类别设置若干个主要信息系统，包括标准编制、原始凭证、财务账簿、工作信息等等，数据库系统一旦建设，应及时高效进行信息的记录,把本部门的财会信息保存于数据库系统。

（二）搞好财务档案信息网络建设

档案的最高功能就是使用，财务档案管理现代化工作的完成将为财务档案资料的充分利用提供广阔空间，从而会形成较为完备的财务档案信息网络。一方面可以将上级的财务档案、本级各机构的相关档案等进行录入或转换录入档案信息库，另一方面形成统一数据库管理，可以大大减少对档案系统的重复采入工作，从而提高了档案资料的安全性；另外也可采用在线公开目录检索、异地检索服务，利用电子邮箱等手段进行财会档案资料查询。总之，财务档案的网络信息化建设，将会实现财会档案管理从静态管理向动态管理的跨越。

（三）搞好财务档案管理辅助决策系统建设

财务档案资料经过收集整理和在网上传递，最后再提交到各级组织、决策机构、财务人员保管和运用。但因为资料数量太大，单靠有关管理人员的知识水平来管理资料总是行不通的，因此需要依赖于完善的、智能化程度较高的辅助决策系统，以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础以计算机系统科学技术、人工智能技术、信息管理数字信息技术等方法，构建决策支持系统是财务档案管理的必经之路，也是较大程度程度信息化应用的关键。 

二、财务档案信息化管理的意义

我国的机关事业单位在现代社会的发展中扮演着不可替代的角色，在信息化时代的浪潮下，许多机关事业单位也开始逐渐由传统的管理方式向顺应时代发展、促进单位整体高效运行的方向演变，一套科学化、精细化、规范化的管理模式也开始形成。财务管理工作不但被认为是单位管理工作的核心环节，还是单位业务质量高低的决定性因素。推进机关事业单位进行顺应时代发展的财务档案信息化管理，将有利于为单位整体发展提供有效保障，进而促进其健康持续发展。具体而言，财务档案信息化管理的意义主要体现在以下几个方面。

（一）有益于实现档案资料快捷查询

随着信息技术发展应用不断成熟，信息化成为了档案管理的必然趋势，机关事业单位的档案工作走入了急需转型、优化升级的新道路。对单位财务档案进行信息化管理，将档案资料进行数字化、信息化转化，录入规范化的档案管理平台，构建完整档案管理体系。通过档案信息化管理，可以实现财务档案资料快捷查询，大幅度节省了管理者的查询时间，提升了财务档案管理的工作效率。

（二）有益于实现规范化管理

部分机关事业单位的财务档案材料因手工记账、财务软件记账等多种方式导致规范化严重不足，而借助信息化档案管理系统可以实现对档案资料的数字化存储，不但便于信息的查阅、管理，而且能够实现档案信息登记的规范化、标准化。因此，通过推进财务档案的信息化建设，可实现档案管理的规范化保存与高效利用。

（三）有益于保障档案信息安全

传统的纸质档案易出现资料污损、字迹消退等问题，严重影响了财务档案重要信息的存储质量。此外，随着档案存储时间的延长，阅档过程也易对档案产生损伤。而档案的信息化管理，则可以实现档案信息的无损储存。档案资料中往往包含涉密信息，这就给档案管理的私密性提出了较高要求，而档案资料的信息化储存则可以更好地保证档案信息不被泄露，实现档案信息的安全存储。

三、财务档案信息化的特点

一方面可以把传统财务资料转化为电子数据，即电子介质的财务资料。归档后就能够存放在磁带、光盘或其他存储设备上。这样不仅在以虚拟数据方式储存的各类发票、证明、账簿、报告等财务信息的携带、传递和利用上都比较简便快捷，还可以很好地满足高数据量的财务档案的发展需求。例如∶电子财务资料可以修改、拷贝和重置等；而电子财务资料的保存形式丰富多样，既能够保存在软盘、硬盘、光盘上，又能够打印输出在纸面资料上。

另一方面则是由于现代信息技术的发达，当前有不少可以使用的数据统计分析软件，以自动化手段所保存的资料更易于统计、分类，从而能够简便、迅速地得到所需要的结果。同时,财务资料数字化后，还可以通过计算机操作和网络交流，实现档案资源共享、无纸化查询等功能，大大提高了工作效率。

四、当下财务档案信息化管理的问题分析

目前，在传统管理方式的影响下，我国大多数机关及事业单位在财务档案信息化管理上仍存在诸多问题，严重限制了单位的进一步发展，主要体现为管理意识的弱化、财务档案信息化管理制度不健全、财务人员人才的专业素质较低，具体如下。

（一）管理意识的弱化

受传统管理方式的影响，目前国内大多数机关事业单位对财务档案信息化管理工作的重视程度明显不足。财务相关人员甚至领导干部的管理重点多倾向于实际财务业务的推进开展，低估了财务档案信息化管理对单位整体发展的重要性，对财务档案信息化管理认识不到位，甚至将档案管理与档案保管的概念直接混淆。此外，单位大部分人员往往未经过档案知识的专业指导，对档案管理的具体工作缺乏深入透彻的了解，档案管理方面的意识薄弱。与此同时，在信息化的时代背景之下，大多数机关事业单位财务人员局限于财务专业性工作，仍对信息化技术应用了解不足，无法及时将信息化管理与自身工作相融合，档案信息化管理水平低下。

（二）财务档案信息化管理制度不健全

科学高效的档案信息化管理方法及完备的管理制度是档案管理工作顺利推进的重要前提。然而，大多数机关及事业单位的档案信息化管理制度仍不够健全，具体表现为管理标准不健全，管理流程不够规范，管理人员不够专业，管理设备不够先进[1]。在此情况下，机关事业单位的档案信息化管理工作多流于形式，违背了单位开展档案信息化管理的目的性及初衷。在此情况下，作为档案管理分支的财务档案管理，其信息化进程更是难上加难。

另一方面，财务管理中往往会难以避免地存在一定风险，这种风险是贯穿整个管理过程，并且具有突发性与高危害性。因此，构建并推进完备的风险管控措施势在必行。而建章立制又受制于单位人员的管理意识不足，大多数单位的财务档案信息化发展再次被遏制。

（三）财务人员人才的专业素质较低

在大多数机关事业单位中，往往受制于机关单位相对传统与保守的管理制度，很难在日常财务管理重引入新型的信息化管理思想。此外，区别于其他工作单位，机关事业单位的发展更加保守，管理模式相对滞后。因而，一些具备高水平财务档案信息化管理的人才较难谋求发展机会，进而引发单位的人才流失。值得注意的是，在一些机关及事业单位中，财务档案信息化管理仅仅是一种流于表面的工作形式，许多管理者观念陈旧，财务风险意识缺失、理财观念薄弱、信息化能力低下，专业素质有待提升。

（四）场所设备不足

目前，机关事业单位一般均能设立保管档案的场所，但部分地区对设施、场地等的规范与条件并不高，尤其是缺乏信息化管理设备且场地部分还存在与机械室、储物间等混用的现象，不但影响了档案管理效率，而且产生了相应的安全隐患。

（五）缺乏技术监控手段

部分行政事业单位的财务管理信息化建设中会出现缺少相应科技监控手段的问题，对财务开支也没有一个权威性的交流平台，严重影响了财务管理支出使用的科学化。目前行政事业单位财务普遍存在着理想很丰满，但实际却很骨感的现状，有的行政事业单位往往将财务信息化的效果想象得过于美好，甚至有时候会忽视了财务信息化建设的现实，也因为财务信息化系统的不稳定，往往会丢失某些数据，给财务信息化建设带来困难。

五、财务档案信息化管理的优化策略

相对而言，财务的档案管理工作是一项专业要求高、包含内容复杂的工作。因此，在信息化的时代背景下，科学利用信息技术的自身优势，切实推动档案管理工作的发展进步至关重要。基于上述档案管理中存在的问题，只有通过强化财务档案信息化管理意识、完善财务档案信息化制度、提高管理人员素质、加强信息化建设，才能全面实现机关事业单位的财务档案信息化管理工作的有效推进，进而促进单位核心竞争力的提升，从根本上推动机关事业单位的整体稳定长效发展。

（一）强化财务档案信息化管理意识

强化机关事业单位相关人员的财务档案信息化管理意识是实现财务档案管理优化创新的前提，有利于从根本上推动财务档案信息化管理措施的落实与推行。

基于此，应首先加强档案信息化的宣传力度。只有这样，单位内部的档案意识才能实现普遍提升。通过适当的宣传，全体职工将有机会充分了解、认识档案管理工作在机关事业单位整体发展过程中的重要性，全面引起职工对档案工作的关注和重视，甚至提升档案管理在单位乃至在社会的影响。针对档案管理的宣传形式比较多样，可在财务部门内部着重召开相关会议剖析档案工作问题、进行宣传演讲，强调财务档案管理对于财务业务有序进行及单位长效发展的重要性。同时，也可通过报刊、媒体进行宣传。其次，应加强对《档案法》的宣传，做到全员懂法、全员守法，单位内部一切档案活动都应遵守《档案法》[2]，只有做到知法、懂法，才能守法、依法办事。最后，应做好财务档案的全面开发与利用。档案利用作为档案管理工作实际价值的体现，有利于切实提升档案管理的工作质量。要做到这一点，除了要做好档案收集、保管等基础工作，还应开发科学的档案信息填报储存及检索工具，建立健全适用于财务档案信息化管理的录入、储存、检索体系，并设立完备的使用标准规范，以实现快捷、高效地利用档案开展工作。在此基础上，进一步推进档案的信息化建设，通过实现档案的数字化、网络化达到档案共享的目标，全面提高档案利用水平，做到档案管理的良性循环，以适应单位发展及国家经济社会进步的需要。当然，相关财务人员档案信息化管理意识的强化是一个循序渐进的过程。因此，上述工作是一个长期、持续的过程，机关事业单位应注重时刻加强指导力度，真正达到相关人员信息化管理意识提升的目的。

（二）完善财务档案信息化制度

科学完备的档案信息化制度是档案管理中极其关键的一环，是开展档案常态化管理的准则与标杆，是档案工作模式发展进步的重要基础。要完善财务档案信息化制度，就是要构建各部门、各员工全面参与的格局。机关事业单位应注重综合档案室的设立，基于各单位的实际工作情况，各部门、科室设置兼职的档案人员，负责本部门、科室的档案收集整理。最终，构建以综合档案室为中心，各部门、科室档案组为分支的全覆盖型档案管理框架，切实保障档案收集的完整性。

建立科学适用的档案管理制度、明确档案管理职责也是十分必要的，包括制定完善归档立卷制度、保密制度、保管制度、鉴定与销毁制度、利用制度、统计与分析制度、人员工作规范等。同时，还应基于单位档案工作的实际发展需求，建立科学规范的、适用性强的档案数字化管理制度，为档案的信息化建设打下基础。各个岗位应明确岗位职责，促进工作的规范化、条理化进行。值得注意的是，应做到细化档案管理的各个制度标准，这样，不但有利于管理人员在制度实行过程中及时发现问题，从而进行调整优化，避免新的问题及衍生问题的产生，而且有利于推动单位财务档案工作的健康、长久发展[3]。

此外，如前文所述，财务档案信息化管理过程中存在风险问题，因此，可通过构建并推进完备的风险管控措施予以规避与弱化。主要可从三方面入手：一是要明确风控权责、注重对财务风险的全面分析、及时进行风险管控，有效抑制财务风险；二是要形成成熟科学的档案管理系统使用规范；三是要强化对档案管理人员的制度约束及专业培训。

（三）提高管理人员素质

不可否认的是，人才是机关及事业单位建设发展过程中必不可少的组成部分。因此，要做好档案管理工作的前提就是做好档案管理人才的招聘及培训工作，提高相关员工的业务水平及专业素养，开发其信息化、创新性思维，从根本上促进档案信息化管理水平的大幅度提升与飞跃。具体而言，首先，机关事业单位应加强财务档案管理队伍的建设，选择有政治素养、专业能力的复合型人才。第二，要加强现有人员业务素质的锻炼提升，可通过组织相关人员进行档案管理类培训或交流。一方面，对现有人员通过选拔、考核、晋升等多种方式畅通渠道，鼓励素质提升；另一方面，档案管理职工也应基于自身工作情况，加强自我学习，提升学习主动性，以达到提高自身业务水平的目的。第三，档案管理人员应注重自身思想道德素质的培养，保证工作中严守职业道德，规范化、标准化开展工作。档案资料中往往包含涉密信息，这就给档案管理人员的思想道德水平提出了较高要求，只有具备高尚的职业道德，才能在工作中真正保障档案的私密性。第四，档案管理的相关人员应树立主动服务的意识，在做好基础工作的基础上，开发创新性思维，及时从传统的管理模式中走出来，促进服务水平的提升。

（四）加强信息化建设

在信息化时代的浪潮下，许多机关事业单位也开始逐渐由传统的管理方式向顺应时代发展、促进单位整体高效运行的方向演变，一套科学化、精细化、规范化的管理模式也开始形成[4]。如何将信息技术科学合理地应用于财务档案管理工作中，逐步实现档案管理现代化，成为了相关工作者关注的问题。基于当下机关事业单位的档案管理现状，首先应做到立足时代形势、转变发展观念，突破传统的思维模式，树立相关人员的档案信息化、数字化管理意识，推动单位财务档案工作的健康、长久发展。其次，实现档案管理的信息化并不是一蹴而就的。因此，各个单位档案部门应依据自身情况，长期、持续地开展档案信息化建设工作。第三，机关及事业单位要将档案信息化建设列入单位整体的综合管理规划中，通过实现档案的数字化、网络化达到档案共享的目标，全面提高档案利用水平，做到档案管理的良性循环，以更好地适应单位发展及国家经济社会进步的需要。

（五）配套设备利用率强化

在当前的现代化大数字背景下，文档的数字化程度可以直接反映机关事业单位财务管理文档使用程度，但文档数字化所面临的最大障碍就是配套设备的使用率问题，实践中一些机关档案管理人员仍存在设备利用不足，档案管理人员无法满足日常的工作需要， 设备利用率低影响了档案工作的开展，为此，我们可以以电脑、网络等先进技术的实际操作共同使用为方式，以远程一对一辅导和网络在线培训为平台，实现档案设备的同步使用；要做好设备系统升级保障，尤其是检查应用软件更新、操作系统维修时，必须由政府机构和上级档案主管部门统一选择技术方案，确定合作机构，保障系统、应用软件和操作系统合理使用。

（六）信息化服务提升

数字化管理是现代机关事业单位档案管理的重要基础，一方面要加强推进现代档案管理建设，对档案管理系统、管理场地、服务设施等实行互联网的信息技术化，如文档收存计算机自动化、归档利用智能化等；另一方面要加强对电子文档利用，结合单位无纸化办公发展趋势，利用强大数据管理技术基础，逐步形成部门单位资料共享体系，并通过电子文档的分类管理、设置角色职责、保密审核等程序实现电子文档检索、利用等数字化管理业务，同时也借助云数据强大的保存、信息管理等功能最大化地实现电子文档的利用效能。

六、结语

基于当前的信息化时代背景，机关事业单位的财务档案信息化管理工作中仍存在较多问题，主要体现为管理意识的弱化、财务档案信息化管理制度不健全、财务人员人才的专业素质较低。这些问题的存在严重抑制了档案工作的发展。只有通过强化财务档案信息化管理意识、完善财务档案信息化制度、提高管理人员素质、加强信息化建设，才能全面实现机关事业单位的财务档案信息化管理工作的有效推进，进而促进单位核心竞争力的提升，从根本上推动机关事业单位的整体稳定长效发展。

本文来源：《商业观察》https://www.zzqklm.com/w/jg/125.html