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高校干部人事档案管理工作现状分析与研究-档案论文发表

作者:中州期刊来源:原创日期:2011-11-28人气:1304
摘要:随着我国经济建设和档案事业的发展,高校干部人事档案管理利用工作越发重要。目前高校干部人事档案管理工作仍然沿袭传统方法,已不能满足档案工作整体发展的要求。文章总结了我国高校现阶段干部人事档案管理工作的现状,指出并分析了工作中存在的问题,阐述了做好高校干部人事档案管理工作的基本办法,为高校干部人事档案的管理利用工作提供了参考。

关键词:高校  干部人事档案  管理  思考

中图分类号:                文献标识码:            文章编号:

前言

干部人事档案既是国家档案的重要组成部分,又是党和国家干部工作的重要组成部分,是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的,是以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录,是一个干部的真实写照。它记述和反映了其个人经历、德才能绩、工作表现等信息,是组织上使用干部的重要参考依据。自《档案法》颁布以来,高校的干部人事档案工作,在各级党委的领导下,广大档案工作人员积极行动,对档案进行达标整理,使档案案卷达到整齐、规范、实用的水平。

但是,就目前高校干部人事档案管理工作来看, 干部人事档案的管理仍然沿袭的是传统的方法,已不能满足档案工作整体发展的要求,给管理和利用带来了极为不利的影响。因此干部人事档案如何能在高校的管理中更好地发挥其价值和作用,是干部人事档案管理部门和干部人事档案工作者认真思考的问题。

一、高校干部人事档案管理工作现状

随着高校人事制度的不断改革,各高校普遍实行了岗位聘用制,建立了公开招聘、解聘、辞聘等制度,人员流动日益频繁,隶属关系不断变化,加之人事档案管理体制本身的缺陷,一些配套管理措施未能及时跟上,这种管理体制已经越来越不适应形势发展要求,其主要问题表现在以下几个方面:

(一)对干部人事档案管理工作的重要性认识不够

长期以来, 一些高校领导对干部人事档案工作的重要性存在片面的认识,认为它是一项默默无闻的工作,出不了惊天动地的政绩,能应付办事就行了。认为高校的硬指标是教学质量,即以教学为中心, 干部人事档案工作只要有机构、有办公场所、有人分管、不出现大的纰漏就可以了,没有充分认识到干部人事档案工作在党的干部人才工作和国家档案事业中的地位和作用。对待档案工作“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”,使档案工作处于维持现状被动应付状态。一些档案管理人员也不具备强烈的档案使用意识和参与意识,仅仅是“看门守摊”、“充当保管”的脚色。另外档案管理人员队伍不稳定、人员素质不高、专业对口少、档案管理经费不到位、规章制度不健全等等都严重影响了干部人事档案管理的工作水平。

(二)管理意识不强  力量薄弱  水平不高

党和国家历来十分重视干部人事档案管理工作,制定了一系列的方针、政策。在实际中,尽管各高校的领导对干部人事档案管理工作的重要性有一定的认识,但在具体工作中却贯彻不够。认为人事档案工作不像干部、人事工作那样重要,表现在:任用一些责任心较差、思想素质不够高、技能低的人员担任档案员,并且大部分未经培训就直接上了岗,工作人员调动频繁。 还有的管档人员身兼数职,疲于应付日常事务,精力不足,直接影响了档案管理水平,很难完成好干部人事档案管理的任务,更谈不上档案管理的创新。没有真正认识到人事档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作,而且还是一项专业性、技术性很强的工作。因重视不够、队伍不稳、人员素质不高, 严重制约了干部人事档案作用的发挥。

(三)管理不规范

从目前情况看, 绝大多数高校对所管理的干部人事档案材料未能及时补充,只是将干部履历表、学籍材料、职称材料、政审材料、党团建设材料、工资表、考核表等收归入档内。大量有价值的反映个人“能、绩”等方面的材料,一部分由教务处或科研处掌握,还有的分散在各个部门或者在个人手中。

现有人事档案在撰写材料的内容上也不够规范,如鉴定、考察材料千人一面,大多是套话,反映不出干部个性、特点及专长;还有的在填写材料时不真实,年龄越填越小,工龄越填越长,档案材料出现多个年龄, 致使使用者无所适从,严重影响档案质量。使档案利用价值大打折扣,也给个人的工龄计算、调资、离退休等方面带来诸多麻烦和不便。

另外,由于档案材料用纸不统一,档案材料制作不规范,给整理档案造成许多麻烦。

(四)档案内容空洞  陈旧  信息量不足

完整的干部人事档案,是全面了解管理干部的重要依据。由于历史的原因,现存人事档案内容过于空洞、陈旧,大多只是反映了个人的学历、经历、工资变动、职称评聘等,政治类材料多而业绩类材料少,反映过去情况的历史性材料多而反映现状的材料少,反映个人专业学术研究成果的材料,是否是学科带头人、业务骨干的材料基本上没有。反映职工现实的德才表现、政绩才能等方面的材料不全,对职工的考核、鉴定、考察等材料,从个人自己写总结,到组织给予的鉴定等,基本上是同党中央保持一致、坚持四项基本原则、工作积极、态度端正等政治术语,呈公式化,千篇一律的模式,缺乏定量和定性相结合的综合分析,不能全面反映干部的全貌。因此,人事档案在利用时,只能提供一些肤浅的人才情况,满足不了培养、选拔、使用人才的实际要求。

二、加强高校干部人事档案管理工作的几点建议 

(一)加强领导  增强档案意识

加强领导是搞好干部人事档案工作的关键,干部人事档案工作好坏,关键取决于领导的重视程度。干部人事档案工作是人才工作的重要组成部分,是组织人事部门选拔使用人才的重要依据。这项工作开展的好坏,直接关系到干部工作的质量和效率,关系到党的干部政策的具体落实。因此各级领导应充分认识到人事档案工作的重要性,并把档案工作列入议事日程,给予档案工作各方面的支持。其次,是加强宣传教育,增强档案意识。人事档案意识是人们对人事档案和人事档案工作了解的程度和认识水平。要大力开展人事档案管理工作的宣传,宣传什么是人事档案,人事档案收集归档的范围,人事档案的作用,人事档案与个人的关系以及如何利用人事档案, 努力营造人人关心人事档案,自觉支持人事档案管理的良好氛围, 从而激发人们关心人事档案,主动向人事部门移交人事档案归档材料的积极性,提高教职工的人事档案意识。人事档案管理人员,除必须具备忠诚党的事业、思想作风正派、办事公道等良好的职业道德外,还必须具备一定的政治理论知识、文化历史知识、现代管理知识、计算机操作技能、人事管理知识和档案业务知识。只有用一流的业绩去影响和感召全体教职工,唤起广大教职工尤其是学校领导对档案工作的理解、重视和支持,才能推动人事档案工作的良性发展,才能从根本上提高高校人事档案意识。

(二)抓队伍建设  提高人员素质

只有高素质的档案干部队伍,才会有高质量的档案工作。要培养一支具有干部人事档案管理专业知识的专兼职队伍。人事档案管理工作是一项专业性、技术性、政策性极强的工作,既涉及国家又涉及个人的切身利益,对档案管理人员在政治素质、专业文化知识、科学技术知识方面提出了很高的要求。在选配档案管理工作人员时, 第一,要注重选拔具有高度的责任心、强烈的事业心、爱岗敬业和默默无闻、无私奉献精神、党性好、作风正、守纪律、保守机密、具有一定工作能力和文字水平,且熟悉计算机操作技术的党员干部从事档案工作。第二,要经常进行业务培训,掌握科学的管理方法和手段,探索人事档案管理的规律性和科学性。运用科学的管理方法来指导现行的高校人事档案工作。第三,各级领导要关心档案管理人员的思想、学习和工作,努力解决他们工作生活中的实际困难,充分调动各部门及兼职档案员的工作热情和积极性, 使人事档案管理迈上一个新的台阶。

(三)健全工作制度   加强科学管理

建立健全各项干部人事档案管理制度是做好工作的前提和保证,干部人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作,如果没有一定的规章制度来制约,就会无章可循、无所适从。因此,应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要,进一步完善各项档案管理制度,并坚持执行,使其真正落到实处。尤其要建立应用计算机管理人事档案的各项制度,特别是对档案材料收集归档、转递、查阅、保管制度要进一步严格要求,更好地阻止虚假材料进档,避免出现无头档案及死档弃档产生,要完善人事档案整理工作细则,使档案的整理更加科学全面完整,为干部考察任用提供真实、 准确、实用的个人信息。同时,强化安全保密管理,杜绝泄密、失密、窃密现象。使档案工作逐步达到规范化、标准化、制度化和科学化,为高校干部人才队伍建设提供更好的服务。

(四)丰富内容  突出重点

高校人事档案工作除具有一般档案工作的共同属性和特点外,还具有自身的个性特点和特殊性。一是管理范围较广,形成档案材料的部门较多;二是建档对象文化层次较高;三是档案的利用率较高。为确保档案材料及时更新和完整齐全,首先,应补充新时期形成的材料,例如将人事调动、养老保险、医疗保险、失业保险、公积金等与个人利益密切相关的材料纳入个人档案之中。其次,应以收集客观材料为主,如教师教学、科研、学术研究和反映教师思想品德、敬业精神、业务水平、技术专长、工作能力、成就贡献等方面的评价材料,即能真正反映个性特征的内容材料。

人事档案收集的渠道不应是单一的,而是多方面的。不仅是通过组织、人事部门收集干部管理活动中形成的资料,还要通过学校机关各相应管理部门收集当事人的教学情况、科研成果以及其他业务方面的材料,通过这样的拓宽渠道来收集材料,才能全方位地立体地反映职工的整体面貌。

(五)进一步加强信息化建设

对高校干部人事档案管理来说,要把人才档案信息化,把人事档案中的现实记录转化为“活”信息,建立一个丰富强大的数据库,利用计算机技术对人才队伍进行统计和定量分析,为组织人事部门提供人才信息,为领导决策提供依据。目前可从以下三个方面着手考虑:

1、建立干部人事档案数据库系统;

2、建立干部人事档案网络化管理体系;

3、建立干部个人电子档案系统;

通过计算机控制档案的修改、调阅等权限,用人单位(或个人)只要经过一定的手续就能方便、快捷地利用所需人才的档案信息(涉密及隐私部分除外)。并通过人才信息跟踪系统,在全国甚至更大的范围内实现信息资源共享,提升人事档案的使用价值。真正实现高校人事档案的科学化、信息化和网络化。

总之,随着高校干部人事、教学、科研等项工作的不断改革与发展,干部人事档案的利用率越来越高。只有完整、真实的干部人事档案才能全面、准确地反映一个干部的德、能、勤、绩,才能更好地为组织人事及学校各项工作服务。因此,高校干部人事档案工作只有积极探索、大胆实践,不断创新,才能把工作推上新的台阶。

参考文献

[1] 陈国美。浅谈高校人事档案管理[J]。浙江档案,2000,(5)。

[2] 陈兆裎,和宝荣。档案管理学基础[M]。北京,

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[3] 姜以敏。人事档案工作存在的问题及对策[J]。

黑龙江档案,2006,(1)。

[4] 徐虹。高校人事档案工作中的问题与对策[J]。

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