“单套制”背景下高校电子档案信息生态系统构建研究

随着大数据时代的到来，各个高校都在积极推进“智慧校园”建设，档案馆作为智慧校园的重要组成部分，应顺势而为抓住机遇及时推进电子文件单套制归档。电子文件单套制归档不仅能节约人力、物力，也能更加方便档案的保管利用。然而，目前电子文件单套制归档还有诸多困境，比如传统观念的固化、专业人员的紧缺、信息技术水平不高、各业务部门缺乏协作等，引入信息生态理念，有利于电子文件生命周期各阶段健康运行。信息生态系统就是信息、信息人、信息技术、信息环境等各要素之间互相影响调节从而形成一种动态平衡的系统关系。高校电子档案是高校在从事教学、科研等业务活动中形成的，以数字格式形成、传输和存储的，具有保存和凭证价值的电子文件。电子档案信息单套制是顺应时代的发展，构建电子档案信息生态系统有利于电子档案信息资源健康可持续发展。

一、信息生态理念引入高校电子档案信息单套制管理模式可行性

  1.信息生态系统与高校电子档案信息单套制管理模式构成要素和特点相似。信息生态系统由信息、信息人、信息技术、信息环境等要素构成，具有系统性、协调性、人为性等特点。而高校电子档案信息单套制管理模式也离不开档案人、档案信息、档案信息技术、档案信息环境这些要素。高校电子档案信息单套制管理模式就是形成电子档案信息的相关人员在特定的信息环境下，利用信息技术将电子档案以数字格式存储利用。这种模式需要多部门协同治理，强调人的主体地位，也是一个系统运行的过程。

  2.信息生态理念促使高校电子档案信息单套制管理价值导向更加科学。电子档案对计算机等电子设备具有较强的依赖性，如何保证电子档案的真实有效就需要强大的技术支持，

然而技术是把双刃剑，一方面可以保证档案信息的安全，另一方面也能阻碍档案信息资源的开发利用。毕竟电子政务及单套制在我国运行的时间还不长，处于探索发展阶段，而信息技术更新迭代迅速，这些电子档案的保护技术究竟是利是弊仍未可知。信息生态理念强调人的主体地位，这与现今档案强调人文精神不谋而合。笔者认为，既然国家赋予档案机构权威与职责，档案的真实性还是应该由档案机构与人员鉴定，技术只是工具，人才是系统健康运行的根本，以人为本的价值导向更加科学。

  3.信息生态理念促进高校电子档案信息单套制管理系统协调发展。信息生态系统通过信息主体在信息技术的支持下适应内部与外部信息环境，从而达到一种动态平衡的关系。运用这一理念找出高校电子档案信息单套制管理模式中影响系统平衡的要素与原因，从而摆脱困境建立有效的运行机制。从信息生态的角度看，阻碍高校电子档案单套制的因素主要有信息主体，也就是人员的意识与专业技术水平；电子档案的数量增长迅速；形成与管理电子档案的部门各自为政，缺乏协作治理；信息环境的内驱动力不足，外部标准规范难以覆盖高校电子档案的各个门类。解决这些问题，促进各要素的和谐发展，构建一个稳定平衡的信息生态系统，有利于单套制在高校电子档案管理中推行，顺应时代的发展。

  4.信息生态理念促使高校电子档案信息管理趋向于实现数据的整合与共享。随着高校信息化工作的推进，电子文件数量呈爆发式增长趋势，通过单套制管理模式，可以更好地整合各类电子档案信息，打破信息孤岛现象，实现信息资源的有效共享，为高校的教学、科研和管理提供更全面、准确的数据支持。通过数据挖掘和分析，可以发现数据之间的潜在联系和规律，为高校决策提供科学依据。信息生态理念促使高校电子档案信息单套制管理顺应了大数据赋能的趋势，更好地适应大数据时代的需求，推动高校电子档案信息管理的现代化发展。

二、当前高校电子文件单套制归档的困境

  1.人员积极性与专业性不够。高校档案馆相较于公共档案馆的馆藏与每年新增档案数量少很多，加上大部分高校已经逐渐意识到档案工作的重要性，逐渐加大对档案工作的经济投入，高校档案馆的数字化工作大多进行的比较顺利，极大方便了档案利用。传统的双套制管理模式虽然需要投入较多的人力物力，但是更便于档案的长期、安全保管。单套制对档案人员的信息技术素养要求较高，而且长期保管和安全问题也存在不确定性，因此档案人员对于单套制管理推行积极性不高。随着高校智慧校园的推行，信息技术人才在高校各个部门都比较热门，档案部门作为学校的教辅部门很难招聘到信息技术专业人才。而电子文件从形成、处理到归档移交以及长期保存都需要信息技术的支撑，没有较强的专业背景很难理清电子文件生命周期中各个环节的原理，电子文件管理过程中出现意外情况难以及时处理。况且电子文件单套制在我国运行的时间较短，长期保管的安全性还没得到实践的检验，档案人员自然会倾向于传统的双套制管理。

  2.高校电子文件单套制归档相关制度不完善。2021年1月1日实施的新档案法规定“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”，明确了电子档案的法律效力和凭证作用。2022年国家档案局又先后发布了《电子档案单套制管理一般要求》、《电子档案移交接收操作规程》、《电子会计档案管理规范》等一系列有关电子档案的行业标准，对高校电子档案工作有一定的指导作用。然而，每个专业都应该有自身的行业规范准则，单纯依靠国家层次的立法来推动电子文件单套制归档是不够的，高校电子档案工作需要紧跟国家的脚步，制定符合自身实际情况的准则，明确电子文件整个生命周期相关部门的责任。高校档案类别多，除了文书、会计还有科研、教学等门类，有关高校电子档案单套制管理的直接细化标准还没出台。2008年颁布的《高等学校档案工作规范》至今未修订，《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》2018年宣布失效后也没有新的规范标准出台。高校电子档案已经产生，而相关的标准规范却没有与时俱进，严重阻碍了高校电子档案单套制全面推行进程。

  3.缺乏统筹规划及顶层设计。电子文件单套制归档不单单只是档案部门的事情，需要多部门协同合作。虽然智慧校园是一个整体，但是大多信息规划部门只是将各部门的信息化规划整合在一起，缺乏统筹规划。学校各个部门都有自己的管理系统，例如人事系统、财务系统、教学系统、OA系统等，这些业务系统建设的初期很少会将档案系统对接的工作考虑进去，没留有对接接口，后期开发接口成本较高，这给电子文件单套制归档带来了一定的困难。电子文件要求“系统生成、来源可靠、程序规范、要素合规”，现实情况是各业务系统配套技术和数据标准不一，很难互相兼容，难以有效对接档案管理系统。即便成功对接，形成的电子文件也无法完全符合电子档案归档要求。目前高校电子文件归档范围不明确，直接导致了重复归档问题，同个电子文件从不同的部门或系统流转到档案系统，有时候版本也不一样，给电子档案鉴定带来一定难度，不利于电子档案单套制管理。

  4.信息技术存在短板影响信息安全。无论电子文件还是电子档案都对计算机等电子设备有较强的依赖性，也离不开网络间的传输，传输和利用过程中都容易收到网络病毒、黑客的攻击，使电子档案的真实安全性受到威胁。电子档案的长期保管对存储介质有很高的技术要求，目前存储介质在多年之后是否还能正常读取电子档案信息，电子档案的真实、可靠、完整、可用属性是否能得到保障还未可知。另外，多个业务系统对接一个档案管理系统，使电子文件单套制归档“四性”检测面临更大的挑战，容易造成在不同业务系统和档案管理系统流转过程中证据链断裂的风险，使电子信息和电子档案来源不可靠进而失去凭证价值。

三、 基于“单套制”的高校电子档案信息生态系统构建途径

  1.提高认识、转变观念，是推动单套制的高校电子档案信息生态系统构建的重要前提。首先，信息化思维是一种以信息技术为基础，强调信息获取、处理、传递和利用的思维方式。在高校电子档案信息管理中，普及信息化思维有助于提高管理人员的信息化素养和技术能力，使其更好地适应数字化时代的需求。其次，单套制的高校电子档案信息生态系统构建是一种创新的管理模式，其核心理念是以单一的电子文件管理系统集中管理电子档案信息。这种模式的优势在于简化管理流程、提高管理效率、降低管理成本，并且更好地适应数字化时代的需求。通过组织宣传活动、提供培训课程、建立示范项目、加强交流与合作以及制定激励政策等措施，可以更好地提高人们对单套制的认识和理解，推动观念的转变，为单套制管理模式的推广和应用奠定基础。

  2.强化信息主体单套制归档意识，培训或引进信息技术人才。无论是前端电子文件形成部门人员还是最终的电子档案管理人员都应该充分意识到真正决定单套制能否顺利推行的决定因素不是技术而是人。从信息生态的角度来说，信息主体是信息生态系统运行的核心要素。从传统的双套制管理模式过渡到单套制，首先需要转变的就是管理理念，档案人员必须打破禁锢，紧跟时代的洪流，接受单套制、了解单套制，理清单套制的运行模式，探索电子档案单套制管理变革，从而推进高校档案信息化，更好地为学校中心工作提供利用，实现档案价值。档案部门也要意识到信息技术对高校档案工作的影响，辩证看待信息技术的作用，优化人才队伍，引进并留住信息技术人才。对于现有的档案工作人员，加强信息技术培训，理论学习与实操培训相结合，完善学习保障机制，提高档案人员的电子档案管理系统实操能力，为单套制的运行提供有力保障。

  3.加强信息管控能力，多部门联动协同治理。单套制的实现仅靠档案部门的努力是不够的，要统筹规划，信息技术部门与各业务部门联动协同治理电子档案信息。电子文件单套制归档是一个系统工程，学校要从信息化整体布局进行规划，明确电子文件产生的部门职责。

  学校信息规划部门做好统筹工作，在各个业务系统建设的初期就将电子档案工作考虑在内，设计好各系统与档案系统对接的接口，统一电子文件传输、归档、检测的规范流程。在电子文件形成的初期就统一标准，包括系统设计的标准和数据格式的标准等，保证电子文件的顺利流动以及与档案系统的对接。档案部门制定科学合理的电子文件归档范围和保管期限并告知业务部门，业务部门按照规定及时移交电子档案，档案部门提供业务指导和监督责任。由于电子文件脱离了纸质载体的束缚，可以做到实时归档，档案部门要根据实际情况及时制定电子文件接收标准规范。通过多部门联动形成电子档案信息资源共建共治，推动分层分类先行先试，突破瓶颈与困境。针对“单套制”归档实施过程中碰到的问题进一步讨论和研究，形成可供推广的经验和做法。

  4.优化信息环境，完善单套制相关制度规范。电子文件单套制归档受到外部环境和内部环境的影响，而规范制度是信息环境的重要环节。国家层面和地方层面的法规标准可以明确电子档案的法律地位和效力，具有宏观层面的指导作用，真正具体和针对性较强的还是高校自身根据实际情况制定的电子文件单套制归档规范标准。虽然电子档案已有国家层面的法律和行业标准加持，但是针对高校电子档案的规范却迟迟没有修订，政策的缺乏一直也影响着“单套制”的实施力度和效率，强烈呼吁相关部门早日修订高校重要的规范制度，提出明确要求。确认高校电子档案的效力，明确电子档案单套制归档的合法地位才能真正推动单套制归档。另外，针对高校基建、科研、教学等类别的电子档案管理规范也需要尽快出台，为高校电子档案工作提供依据。除了这些权威的制度规范，档案部门也需要根据自己的实际情况制定本校的单套制管理办法，为电子档案单套制管理提供指导依据。

  5.提升信息技术水平，保障电子档案信息安全可靠。信息技术对单套制的重要影响不可否认，信息平台的建设，数字签章、区块链等信息技术的应用目前仍是保证电子档案真实性的重要手段。要实现电子档案单套制管理，必须要与时俱进，更新升级，形成有利于电子档案长期保存的信息技术环境。在电子文件形成、处理、移交时期，保障系统安全，符合网络安全等级保护和涉密安全分级保护要求，具备可靠的信息认证技术。在电子文件归档环节加强“四性”检测。在电子档案长期保存方面，不断完善存储技术，档案安全备份技术，以及系统迁移过程中对于电子档案元数据的保护。在保护元档案数据安全的同时，依据相关制度开发便捷电子档案归档、利用的系统体系，从而解决档案人员漏归、迟归现象。从归档可马上转化为利用，减少了目前的扫描中间环节，也将大大减少了出错概率，长期来看也是大大减轻了高校的人力财力投资。

结语

  随着网络技术的发展，大数据融合带来了更多应用场景，电子文件归档成为大势所趋。国内外已经有大量的研究与实践，我们必须与时俱进，正面迎接挑战与机遇。在实际工作中，部分的单位进行了积极的尝试，但受制于政策不明确、观念没革新、技术保障不到位等原因，导致电子文件单套制归档的推动遇到瓶颈，难以有效突破。当前需改变传统认知，进一步探索分层分类推进，加大信息化和技术化支持，在应用管理和制度建设上不断改革创新，实现从点到面，从浅入深的协同推进。

文章来源：  《文化产业》   https://www.zzqklm.com/w/wy/32640.html