智慧校园建设背景下高校档案管理数字化路径研究

引言

“智慧校园”作为高校“十四五”信息化建设的重要组成部分，其建设不仅关乎学校教育的现代化水平，更直接影响着高校管理效率和服务质量的提升。《智慧校园总体框架》、《教育管理信息化数据标准体系框架》等国家政策标准的发布，不仅为智慧校园的建设提供了科学的指导和规范，也预示着高校信息化建设将步入一个更加科学、规范、高效的新阶段。在这一背景下，传统的档案管理方式已难以适应智慧校园建设的需求，数字化档案管理不仅可以大幅提高管理效率，还能更好地实现资源共享，挖掘档案的深层价值，因此高校档案管理的数字化转型显得尤为必要。

一、智慧校园建设背景下高校档案管理数字化的优势

1.提供管理效率

传统的高校档案管理方式往往依赖于纸质档案，不仅限制档案的流转速度，还增加管理者的劳动强度。纸质档案的归类、整理上架工作耗时且繁琐，容易出现工作失误。相比之下，数字化档案管理通过系统自动识别和汇总，极大地节省了人力物力，提高了档案管理的准确性和工作效率。数字化手段还能借助网络和计算机技术，实现档案信息的迅速互联和互通，从而加速了档案的查询、借阅和下载过程。

2.实现资源共享

在智慧校园的建设框架下，高校档案的数字化管理进一步推动了档案信息的流通与共享。通过二维码、物联网及远程控制平台等先进技术的应用，档案信息可以实现即时共享，并通过网络进行数据交换，打破了校园内外的信息壁垒。此外，结合大数据技术构建的“档案云”，能够整合和开发资源，推动档案的数字化转换，从而建立一个数字化的档案交换平台，不仅能加强档案信息的有效连接和升级，还能为师生提供更为智能和精准的信息共享服务。

3.创造深层价值

高校档案蕴含了丰富的数据、科研、历史、社会和人文价值，这些价值在数字化管理过程中将得到更深层次的挖掘和利用。数字化档案管理正在逐渐改变传统的档案管理观念，其不仅仅是对档案的存储和保管，更是对档案价值的深度开发和利用。借助数字化手段，可以更好地记录学校的发展历程、学术成果和办学特色，构建一个持久的投资机制和价值体系，有助于引导高校的决策和教学改革，还能推动信息化管理的深入发展，实现档案价值的最大化。

二、智慧校园建设背景下高校档案管理数字化面临的挑战

1.设备设施配置不足

高校档案数字化管理对设备设施的依赖程度极高，而现实中却往往面临配置不足的困境。一方面，随着技术的快速发展，软硬件的更新速度日益加快，但高校在资金和资源分配上可能无法及时跟上这种更新速度。老旧的数据采集设备、落后的输出设备以及存储容量和服务器的空间限制，都严重制约了档案数字化的效率和质量。例如，一些高校仍在使用老旧的扫描仪和存储设备，不仅影响了档案数字化的速度，还可能因设备故障导致数据丢失。另一方面，档案信息化软件方面的问题也同样突出，系统升级维护困难、数据加密技术不足等问题屡见不鲜。由于高校档案管理系统往往与其他校园管理系统相互关联，因此一旦档案管理系统出现问题，则会影响到整个智慧校园的稳定运行。

2.开发利用水平较低

受传统思维观念和技术水平的限制，许多高校的档案资源开发利用水平仍然较低。尽管高校已经开始尝试各种开发手段，但大量档案资源仍然处于“沉睡”状态，未能有效转化为对高校各项工作有价值的信息。比如，在人事档案方面，通过深入挖掘和分析，本可以优化人力资源配置，提高教职工的工作效率。但由于缺乏有效的开发手段和技术支持，这类档案的潜在价值往往被忽视。此外，一些高校在档案开发利用上还存在重藏轻用的现象，过于注重档案的保密性和安全性，而忽视了其作为信息资源的开发利用价值。

3.信息安全保障欠缺

由于高校档案管理部门通常不具备独立研发能力，因此其信息安全维护往往依赖于外部供应商，而这种依赖一旦形成，也会带来潜在的风险。当系统受到黑客攻击或破坏，会导致整个智慧校园系统的瘫痪，数据资源可能面临被篡改、删除的风险。此外，网络攻击还会导致档案重要资料的泄露，对高校造成重大损失。例如，一些黑客可能会利用系统漏洞窃取学生的个人信息或学校的敏感数据，进而进行非法活动。同时，数字化档案的公开共享与保密设置之间也存在一定的矛盾，如何在保障信息安全的前提下实现档案的合理利用和共享，是高校档案管理数字化进程中需要解决的重要问题。

4.人员素质有待提高

档案管理信息系统的引入对档案管理人员的素质提出了新的要求，不仅需要熟悉档案管理的流程和制度，还需要具备较高的信息素养和信息技术操作能力。然而，许多高校档案管理人员虽然经验丰富，但在新技术接受和学习方面却往往存在不足，体现在技术、思维方式、工作习惯等各个层面。一些档案管理人员固守传统思维方式，对新技术的接受和学习意愿不高，即使引进了先进的智慧档案管理系统，也存在操作不当或不会操作的情况，不仅影响档案管理信息化的推进效率，还因操作失误导致数据丢失或损坏等严重后果。

三、智慧校园建设背景下高校档案管理数字化的优化路径

1.加大资金投入，完善智慧系统平台

在智慧校园建设的背景下，高校档案管理数字化的推进离不开稳定且持续的资金投入。资金是完善智慧系统平台的关键要素，它不仅关系到档案管理数字化的基础设施建设，还影响着后续的技术更新和服务升级。

为了实现档案管理数字化的目标，高校需要构建一个长期稳定的投入机制，确保有足够的资金支持档案管理的持续信息化进程。高校财务部门应与档案管理部门紧密合作，根据信息化建设的蓝图来合理编制预算，并分配专项资金用于档案管理的数字化建设，主要用于购置和更新高性能的服务器、存储设备、网络设备等硬件设备以及采购或开发适合高校档案管理需求的软件系统。在资金得到保障的前提下，高校可以着手建立和完善智慧档案管理系统，该系统应具备数字档案的收集、整理、归档、存储、检索、鉴定、利用和移交等全方位的功能，满足档案管理的日常需求。同时，为了提高系统的易用性和便捷性，可以开发一些特色功能，如语音档案查询、自助查询、离线下载和远程传阅等，极大地提升全校师生使用档案的体验。为了进一步延伸服务触角，档案管理部门还可以考虑推出移动应用，如“掌上档案馆”，使师生能够随时随地通过手机或其他移动设备访问智慧档案管理系统，为师生提供更加便捷的服务，还能促进档案管理的数字化转型，推动智慧校园建设的深入发展。

2.注重开发利用，挖掘档案潜在价值

在智慧校园建设的背景下，高校档案管理的数字化不仅要关注档案的存储与保管，更要着眼于档案的开发利用，才能充分挖掘档案的潜在价值。

一方面，要深化档案编研与学术研究。高校档案蕴含着丰富的历史、文化和科研信息，是学术研究的重要资源。为了有效挖掘这些资源的价值，档案管理部门可以采取以下具体措施：其一，组织专题编研项目。针对学校发展历史、重要事件、知名人物等主题，组织专门的编研团队进行深入研究。通过梳理相关档案资料，编写校史、年鉴、大事记等编研成果，借助书籍、文章、展览等多种形式向社会和学术界展示。其二，开展跨学科合作项目。档案管理部门可以主动寻求与其他学科的合作，共同开展基于档案资料的学术研究。例如，与历史学、社会学、文化学等学科的研究人员合作，利用档案资料探讨相关学术问题，推动产生新的学术成果。其三，建立学术研究数据库。将档案资料进行数字化处理，建立专门的学术研究数据库，增加关键词搜索、数据分析等功能，为研究人员提供便捷的查询和分析工具。

另一方面，要推进档案信息化服务与应用。在智慧校园框架下，开发面向全校师生和社会的档案查询与利用平台，提供多样化的查询方式（如关键词搜索、时间轴浏览等），并支持在线预览、下载和打印等功能，以便用户能够方便快捷地获取所需档案资料。同时，档案管理部门可以利用大数据和人工智能技术，对档案资料进行深入挖掘和分析，为用户提供个性化的知识服务。例如，根据用户的研究方向和兴趣偏好，推送相关的档案资料和研究动态，帮助用户更好地进行学术研究或教学工作。此外，档案管理部门可以定期举办档案知识讲座、展览等活动，向全校师生和社会公众普及档案知识，提高大家对档案工作的认识和重视程度，也可以邀请校内外专家进行学术交流，推动档案领域的创新发展。

3.加强安全管理，保障档案隐私安全

为了全面提升数字化档案的安全性，必须构建坚固的信息安全防护体系，需要从技术防护、数据加密、用户身份验证、系统监控和日志审计等多个维度来确保档案信息的保密性、完整性和可用性。

首先，安装防火墙，阻止外部非法访问。防火墙能够监控和控制进出网络的数据流，从而有效抵御外部的网络攻击，同时入侵检测系统（IDS）能够实时监控网络传输，及时发现并报告任何可疑活动，为档案管理人员提供预警。除了网络层面的防护，还应在每台服务器和终端上安装防病毒软件，确保系统和数据不被恶意软件感染和破坏。其次，数据加密是保护档案数据不被窃取或篡改的关键技术，所有存储在服务器或传输中的数字化档案都应采用高强度的加密算法进行加密，如此一来即使数据在传输过程中被截获，攻击者也难以解密其中的内容。同时，为了防止数据丢失或损坏，必须实施定期的数据备份策略，备份数据不仅要存储在本地，还应考虑使用远程数据中心或云存储平台进行异地备份。此外，严格用户身份验证与访问控制。除了传统的用户名和密码验证方式外，还应引入更安全的动态口令、生物识别身份验证技术，有效防止密码被盗用或暴力破解。在访问控制方面，应根据用户的角色和职责来设定不同的访问权限。例如，档案管理员可以拥有对档案的完全访问权限，而普通用户则只能查看和下载自己权限范围内的档案。实施细粒度的访问控制策略，可以最大限度地减少数据泄露的风险。

4.加强人员培训，提升管理人员素养

在智慧校园建设的大背景下，高校档案管理数字化的推进不仅需要先进的技术和设备，更需要一支具备专业素养和技能的管理团队。

一方面，要开展专业技能培训。由于数字化档案管理涉及到计算机技术、信息技术、数据库管理等多个领域，因此需要为管理人员提供专业的技能培训，包括但不限于档案数字化处理技术、电子档案管理系统操作、数据安全与备份策略等。高校可以定期组织内部培训或邀请行业专家进行授课，确保管理人员能够熟练掌握相关技能。同时，为了适应技术发展的快速变化，高校还可以与相关技术提供商建立合作关系，定期安排管理人员参与外部培训或研讨会，以便及时了解并掌握最新的技术和行业动态。

另一方面，加强培养信息化意识和创新思维。在培训过程中，应强调信息化对档案管理工作的重要性，引导管理人员树立信息化意识，学会利用信息技术提高工作效率和服务质量。此外，还应鼓励管理人员培养创新思维，勇于尝试新的管理方法和技术手段。高校可以设立创新奖励机制，对在档案管理工作中做出创新尝试并取得成效的管理人员给予表彰和奖励，从而激发整个管理团队的创新活力。

5.推动跨部门合作，实现档案资源的整合与共享

当前，高校内部各个部门之间往往存在着信息孤岛现象，导致档案资源分散、重复建设以及利用效率低下，为了解决这一问题，档案管理部门应积极与其他部门展开合作，打破部门壁垒，实现档案资源的整合与共享。具体而言，可以建立跨部门的档案管理协作机制，明确各部门的职责与分工，共同推进档案数字化的进程。借助智慧校园平台，构建统一的档案管理系统，将各个部门的档案资源进行集中存储和管理，确保档案信息的准确性和完整性。制定开放的档案数据接口标准，实现与其他校园管理系统的无缝对接，进一步提高档案资源的利用效率和共享程度。

跨部门合作不仅能够减少重复劳动和资源浪费，还能够为高校师生提供更加便捷、高效的档案服务，推动智慧校园建设的深入发展。例如，通过与教学、科研、学生管理等部门的紧密合作，档案管理部门可以及时了解并掌握学校各项工作的最新动态，主动收集并归档相关档案资料，确保档案信息的实时性和全面性。同时，其他部门也可以利用档案管理系统查询和获取所需的档案资料，为教学、科研和学生管理等工作提供有力的信息支持。

结束语

综上所述，在智慧校园建设的时代背景下，高校档案管理数字化转型的重要性日益凸显，然而在转型过程中也面临着设备配置、开发利用、信息安全和人员素质等方面的诸多挑战。为此，本文提出了一系列切实可行的优化路径，旨在全面提升高校档案管理的数字化水平，为高校的教育教学和管理工作提供更加坚实的支撑。

文章来源：  《文化产业》   https://www.zzqklm.com/w/wy/32640.html