人力资源共享服务模型的成本效益与实施挑战

当前，市场竞争日趋激烈，企业正面临着降低成本和提高效率的双重压力，人力资源管理作为企业战略中的关键组成部分，其优化已成为提升企业竞争力的重要途径，人力资源共享服务模型在此背景下应运而生。这一模型的应用不仅有助于降低企业运营成本，还能提升服务的质量和效率，因而被越来越多的现代企业所采纳。然而，人力资源共享服务模型的实施过程却面临着技术整合、组织文化适应、员工接受度等方面的挑战，这些问题的存在阻碍了共享服务模型的成功实施和长期发展。基于此，深入探讨人力资源共享服务模型在企业人力资源管理方面的成本效益、实施挑战以及优化策略对于指导企业正确实施人力资源共享服务模型，提高人力资源管理水平具有重要意义。本研究旨在为企业提供一套实用的实施框架，帮助他们更好地理解和应用这一模型，从而在竞争激烈的市场环境中获得优势，促进企业战略目标的实现。

一、人力资源共享服务概述

（一）人力资源共享服务的定义

人力资源共享服务是指企业集团将各业务单元所有与人力资源管理有关的行政事务性工作集中在一起，建立一个服务中心，这个服务中心不仅服务于单一业务单元，而是覆盖集团所有业务单元，向它们提供标准化、高效的人力资源管理服务，业务单元则根据服务内容向服务中心支付一定的费用。这一模式的引入主要是为了解决传统人力资源管理模式中存在的重复工作、效率低下、资源浪费等问题，通过集中管理、简化管理流程以及优化资源配置，从而降低成本和提高服务质量。人力资源共享服务的实施需要企业在基础设施的建设、信息技术系统的开发与整合以及员工的培训和支持进行投资，这些初期的投入为企业转向集中化的人力资源管理模式奠定了基础。

（二）人力资源共享服务的优势

人力资源共享服务的优势体现在降低企业运营成本、便于企业加强管控、有效提升企业效能这三方面。首先是可以降低企业运营成本，在招聘过程中，共享服务中心可以统一进行人才的筛选和初步面试，减少了各个业务单元重复进行这一流程的需要，同时共享服务中心也可以利用其规模优势与供应商谈判获取更优惠的价格，这些都有助于降低企业的总体支出。其次，便于企业加强管控。在传统模式中，各业务单元的人力资源管理独立操作，这导致政策执行和标准化程度不一难以进行有效监控。共享服务模型中，所有的人力资源活动都在一个集中的系统内进行，企业总部可以更容易且全面地监督和评估各业务单元的人力资源管理效果。此外，人力资源共享服务模式的应用还可有效提升企业效能。在员工培训和发展方面，共享服务中心可根据企业战略需求统一规划培训内容和方式，确保所有员工都能接受到最新、最相关的培训，这样不仅提升了培训的质量和效果，也促进了员工的快速成长和企业目标的达成。人力资源共享服务的优势可以概括为下表1内容：

表1人力资源共享服务的优势及其具体体现

（三）人力资源共享服务模型

HR三支柱模型是戴维·尤里奇在1997年提出的，即COE（专家中心）、HRBP（人力资源业务伙伴）和SSC（共享服务中心）。其中，COE（专家中心）是指企业内部那些专注于特定人力资源管理领域的专家团队，这些团队负责开发和维护企业的人力资源政策、程序和最佳实践，以确保企业在各个方面都能达到行业标准。招聘的COE会专注于优化招聘流程和策略，提高新员工的质量和适配度；培训的COE则负责设计和实施员工发展计划，提升员工技能和职业成长。人力资源业务伙伴（HRBP）则是指是具有深厚人力资源背景的专家，主要任务是理解业务部门的需求，提供定制化的人力资源解决方案，以帮助部门提升运营效率和团队表现。共享服务中心（SSC）负责企业中大量的、重复性的人力资源任务，包括员工数据管理、薪酬和福利处理、员工关系管理等，通过集中处理来显著提高处理速度和效率，同时降低成本[3]。尤里奇的HR三支柱模型实质上是企业人力资源功能的一个全面架构，旨在通过分工明确、专业化运作和战略一体化提升人力资源管理的整体效能和对业务的支持能力。戴维·尤里奇提出的HR三支柱模型中每一支柱的定义和主要职责如下表2所示：

表2HR三支柱模型

二、人力资源共享服务模型的成本效益分析

（一）初始投资与运营成本

关于初始投资成本，这部分成本主要包括了建设或整合信息技术系统、设立共享服务中心的物理或虚拟基础设施以及员工培训和过渡期管理支持的费用。其中，信息技术系统的建设或整合是实施人力资源共享服务模型的核心环节，企业需要投资于高效的人力资源信息系统，支持数据集中管理和高效流通；且系统的设计需保证可扩展性和安全性，确保能够适应企业未来的扩展需求和保护敏感信息。尽管初期投资较大，但长期来看一个集成化的信息系统将能够显著提高数据处理效率，降低错误率，从而达到优化人力资源管理流程的效果。设立共享服务中心的基础设施建设也是一笔不小的支出，无论是物理中心还是虚拟平台都需确保具备足够的操作空间和技术支持来满足全企业的人力资源管理需求。物理中心需要租赁或购买办公空间，配置必要的办公设备和通信设施；虚拟中心则需要投资在云服务和网络安全上，确保服务的连续性和数据的安全。在这一过程中，为确保能够更好的应用人力资源共享服务模型，企业还需投入资金进行员工培训，这部分培训成本虽然初期较高，但对于提升员工效能和确保服务质量有着长远的正面影响。共享服务模型的运营成本则主要指的是日常管理、技术支持和人力资源的连续投入。管理运营成本主要包括了人力成本和日常运维费用，人力成本是共享服务中心最大的开支之一，涉及支付HR专业人员和支持团队的薪资；日常运维费用则包括了信息系统的维护、设施管理费用等，这些都是确保共享服务中心持续有效运作的必要支出。技术支持费用也是运营成本的重要组成部分，随着技术的发展和企业需求的变化，持续的技术投入是非常必要的，软件升级、硬件更换以及防范网络安全威胁的相关费用不可避免。

（二）长期财务收益

首先是资本效率的提升，资本效率的提升是人力资源共享服务模型长期财务收益中的一个重要内容。在传统的人力资源管理模式中，每个部门都需要投入相应的资金用于设施、技术和人员，这种模式虽然在某些情况下能够提供定制化的服务，但也导致了资源的重复投入和利用率低下。引入人力资源共享服务模型后，由于核心人力资源功能如薪资管理、员工福利、招聘流程等被集中至一个共享中心，相关的资本投入如信息系统、办公设施等可以在整个组织中共享使用，从而显著提高了资本的使用效率、减少了重复设施的需求，使得企业能够将原本分散在各个业务单元的资本集中投入到核心业务的发展上，提高整体资本回报率。其次，人力资源共享服务模型还能实现长期运营成本的降低。具体而言，在人力成本方面，共享服务模型使得企业能够减少对人力资源专业人员的依赖，尤其是在非核心业务的人力资源管理上，共享服务中心以标准化流程和高度自动化的系统减少了手动操作的需求，从而减少了整体的人员配置。技术的规模化应用同样带来了运营成本的降低，在人力资源共享服务模型中，先进的人力资源信息系统被用于自动化大量的数据处理和报告任务，这种自动化减少了人为错误的发生，提高了处理速度和准确性，长期来看，系统的高效运作可以减少因错误或延误造成的潜在成本。人力资源共享服务模型通过集中管理使得合规监控和风险管理更为集中和系统化，有助于避免因遵守不同地区和国家法律法规的疏忽而产生的罚款和诉讼费用。人力资源共享服务模型的成本效益可以概括为下表3内容：

表3力资源共享服务模型的成本效益分析

三、人力资源共享服务模型的应用过程中面临的挑战

（一）技术整合与数据安全

技术整合的复杂性来源于现有系统的多样性和技术遗留问题，大多数企业在引入人力资源共享服务模型之前已有各自独立运行的人力资源信息系统，这些系统在技术架构、数据格式和操作界面上存在一定的差异，因此将这些分散的系统整合到一个统一的共享服务平台上就需要处理各种兼容性问题。比如，不同系统之间的数据交换和处理需要额外的中间件或自定义的接口程序，这不仅增加了技术实施的复杂度，还引发了数据处理效率的下降。同时，技术整合还需要在整个企业范围内统一信息技术的标准和流程，进行大规模的系统升级或替换，这种广泛的技术变动会导致操作中断或服务质量的暂时下降，从而影响企业的日常运营。数据安全问题也是技术整合过程中不可忽视的挑战，尤其是在人力资源管理领域，涉及大量敏感的个人信息和企业数据。共享服务模型的实施增加了数据管理的集中度，虽然可以提升数据安全的管理效率，但同时也使得系统更容易成为网络攻击的目标。一方面，当集中存储大量敏感数据的系统遭到破坏，其影响范围和后果要远大于分散系统。攻击者可通过单一的入侵点获取或破坏大量数据，对企业的财务和声誉造成严重损害；且随着数据量的增加，维护其安全性的难度也会相应增加，这需要企业投入更多的技术和财力来保护数据不被非法访问或泄露。另一方面，不同国家和地区对数据保护有着不同的法律要求和标准，企业需要确保其数据处理和存储方式符合所有相关法规，这不仅增加了法律合规的复杂性，还会因为需要实施多套保护措施而增加成本。

（二）组织变革管理

在实施人力资源共享服务模型时，企业需要重组其人力资源管理流程，调整岗位、职责以及工作方式。对于习惯了传统操作方式的员工来说，担心新模式会影响到他们的职业稳定性，减少晋升机会或增加工作负担；同时，如果变革的目标、计划和预期成果没有被清楚、明确地传达给所有相关人员，员工会感到自己被忽视或不重视，从而对变革持有疑虑，致使其不愿意主动去运用人力资源共享服务模型。另一方面，组织变革管理的挑战还体现在其对企业文化的潜在影响上。企业文化是指一组内化的价值观和行为规范，影响着员工的行为和组织的决策方式，实施人力资源共享服务模型需要对这些长期建立的文化做出调整以适应新的工作流程和管理方式。在一些情况下，变革也会影响现有的权力结构和奖励机制，从而影响员工的工作态度和行为。如果处理不当，将导致员工离职率增加，特别是那些高技能和高绩效的员工，这些员工的流失对企业的长远发展而言带来了不利影响。

（三）文化适应与员工接受度

当企业尝试实施人力资源共享服务模型时，常会遇到不同的组织文化之间的冲突。每个业务单元在未实施人力资源共享服务模型之前已形成了自己独特的文化特质，这些特质反映了各单位的工作方式、价值观念以及员工之间的互动模式，一旦开始实施，这些原有的文化特质与新的工作模式之间就会发生冲突。集中化的服务模型要求标准化的流程和统一的管理，这与那些更倾向于自主和灵活的单位文化相抵触，在这种情况下，员工会感到自己的工作方式和价值观被忽视或削弱，这种感觉可引发抵触情绪。这种文化冲突不仅影响了个体员工的工作满意度和效率，也会影响整个组织的协同工作和整体氛围。除了文化冲突之外，员工在心理上对人力资源共享服务模型的适应也是一个不容忽视的问题。改变固有的工作方式和习惯要求员工重新学习和适应，这会让一些员工心理上产生不确定性和失控感。在人力资源共享服务模型中，很多原本由个人或小团队独立完成的任务现在被转移到了远程的共享服务中心，这种变化导致员工感到他们对工作的控制减少，他们的专业能力和地位受到威胁。而对未来的不确定性，如对职位稳定性的担忧、对新角色和责任的不了解以及对职业发展路径的模糊都会影响员工的心理状态和工作投入。这种心理适应困难如果没有得到妥善处理，将直接影响员工的工作积极性，从而影响到人力资源共享服务模型的实施效率和效果以及企业的长期发展和竞争力。

四、人力资源共享服务模型的应用优化策略

（一）强化技术支持与安全策略

技术支持的强化需要从系统的可靠性和用户支持两个层面着手，具体而言，应选择高性能的技术平台和工具以处理大量的数据请求并保持稳定运行，系统的选择应考虑到其与现有企业技术环境的兼容性以及未来的扩展性，持续监控系统性能并定期进行系统优化和升级，以适应组织发展和技术进步带来的新需求。同时，建立一个响应迅速的技术支持团队，负责解决日常的技术问题、提供用户培训以帮助员工更好地使用系统。技术支持团队应具备高级的技术专业知识和出色的问题解决能力，以确保任何技术问题都能快速得到解决，减少对业务运行的影响。而在安全策略的强化方面，在人力资源共享服务模型实施中涉及到大量敏感的员工信息，因此需要强化数据。对此，可采用行业领先的加密标准确保所有数据在传输和存储过程中的安全性，以有效防止数据泄露；实施多因素认证系统（设置复杂的密码政策、定期更换密码以及使用生物识别等高级认证技术）增加访问控制的严格性，确保只有授权用户才能访问敏感数据。在这一过程中，组织还需要定期进行安全漏洞扫描和渗透测试，以便及时发现并修补安全漏洞。

（二）实施有效的变革管理程序

管理层必须确保变革的原因、变革将带来的改变以及这些改变对员工个人及团队的直接影响都被明确地传达给所有员工，为此，应制定一个详尽的沟通计划，明确指出在变革的不同阶段应传达哪些关键信息，并通过内部网络、电子邮件、员工大会和小组会议等方式进行信息的传递。同时，还应建立一个开放的反馈环境，鼓励员工提出他们的疑问和担忧并对这些反馈做出及时且具体的回应。深度的员工参与是变革管理的另一大支柱，员工参与不仅仅意味着让员工了解变革发生的事实，更重要的是让员工成为变革过程的一部分。组织可以设立特定的变革小组，由不同部门的代表组成，这些小组成员不仅能提供关于部门特定需求的洞见，还能在他们的同事中传播变革的积极影响。通过这样的参与，员工可以感受到自己对于组织变革的重要性，从而增强他们对变革的承诺和支持。并且，当员工在变革过程中扮演更积极的角色时，他们对新系统的适应也会更加顺利。

（三）增强跨文化培训与沟通

跨文化培训应围绕理解文化差异的重要性、提升跨文化交流技巧以及培养文化敏感度进行，基于此，组织可以设计一系列具有针对性的培训课程，为员工讲解不同文化的基本特征、价值观、交流方式、决策过程等，并采用情景模拟和角色扮演的方式让员工亲身体验和解决跨文化交流中遇到的问题。培训还应包括教育员工如何有效地在多文化环境中展示敬意和包容性以及如何避免文化偏见和刻板印象，这有助于建立一个更加和谐和支持多样性的工作环境。定期的跨文化培训不仅能提升员工的文化意识，还能增强团队之间的协作和信任，从而提高整个组织的运作效率。在沟通方面，组织应定期进行团队建设活动以促进不同文化背景的员工之间的互动和交流；也可以使用多语言的内部通讯和文档，提供翻译和同声传译服务，以减少语言障碍带来的沟通问题。此外，领导层应该展示出跨文化沟通的良好示范，通过自身的行为来鼓励员工在日常工作中采用开放和尊重多样性的沟通方式。通过对跨文化培训和沟通的持续投资和优化，组织不仅能够提高跨文化团队的协作效率，还能在全球范围内塑造更加统一和和谐的企业文化。

五、结语

综上，人力资源共享服务模型在企业人力资源管理方面的应用不仅有助于实现成本的直接节约，而且还可通过提升服务质量和响应速度间接提高企业的整体竞争力。本文探讨了这一模型的应用过程中的技术整合的复杂性、数据安全、变革管理相关的人员适应和文化调整问题，提出了针对性的策略。这些策略的实施将能够让人力资源共享服务模型发挥更大的效益，推动企业向更高效、更经济方向发展。

文章来源：  《中国集体经济》   https://www.zzqklm.com/w/jg/1406.html