借力电子商务 创建标准采购——中国海洋石油物料超市项目简介

一、概述

    随着科技的飞速发展，物流业迅速崛起。随着社会的进步，科技已成为物流业的重要支撑力量，物流业紧跟科技的步伐，不断更新管理理念、信息化水平，满足日益发展的客户需求。传统的物流采用人工、手动的方式已不能适应社会的发展，严重制约了企业的进步。为了建立企业现代化物流，通过成熟的信息化技术实现对接受订单、仓储管理、采办管理、信息采集等一系列物流流程的管理，整合企业内部资源，降低成本、提高服务质量、增加利润、提高效率，增强企业的核心竞争力。

    海洋石油工业发展的过程中，海上平台生产设施所用的标准件、工具耗材的物料不断发展，然而又处于无序管理的状态。随着中海油油田勘探、开发、生产和中下游产业的快速发展，生产单位和有限公司对通用材料的需求日益加剧，杂乱无章的通用材料管理常常给生产单位的一线材料员、采办人员及物流公司人员造成诸多不便，为了降低通用材料采购成本，为海上作业提供更加全方位的零配件物资供应服务，深圳市威晟海洋石油技术有限公司（以下简称公司）已经于2011年编制并发布了《中海油通用材料目录》一书，标志着公司迈出了建设“物料超市”、实现现代物流的步伐。

    在现代物流的社会背景下，信息技术已成为物流发展的重要动力，物流管理模式的变革以信息技术的推进为基础。公司结合内部信息化现状，针对《中海油通用材料目录》建设的“物料超市”的项目实施和管理特点，对系统进行改造，为项目的推进夯实基础，从而进一步提升企业的管理水平，增强企业竞争力，推动企业的发展。

1、公司通用材料项目的信息化现状

1) 基础平台：公司已具备一定的基础，计算机已经普及到公司各个相关岗位、同时连入公司的通讯网络，公司也已建立起相应的保障制度与管理制度，电话、传真等办公设备一应俱全；

2) 管理系统建设：公司按照中海油统一要求上线了SAP系统以及采办管理系统，实施内容包括财务、采办计划、采办管理、供应商管理、客户管理、仓储物资管理、配送和回收管理等；

3) 决策支持系统建设：公司尚未建立相关的决策支持系统；公司在生产作业信息管理方面采用WORD 、EXCEL等办公软件进行数据管理；采用电话、传真、E－Mail等方式进行数据通讯；通过各部门上报EXCEL文件，手工进行统计，生成报表；通过这些报表及生产实际，公司对生产作业情况做出决策；

4) 项目根据仓库实际工作需要开发了一套仓库管理系统和条形码管理系统，对出入仓库物资进行管理，通过条形码技术的应用大大提高了货物处理速度。

2、存在的问题

1) 多系统并存

    目前公司正在使用的系统有SAP系统，仓储管理系统，威晟物料管理系统。其中SAP系统按照中海油总公司的要求统一安排上线，仓储管理系统是专门针对通用材料项目开发出来的应用系统，集成了库存管理和条形码技术，主要应用于仓库的收发货和库存管理工作；威晟物料管理系统主要用来对供应商下订单。三个系统同时运行，部分功能重复，很多工作步骤重复操作，影响工作效率。同时系统之间并没有有效的联系，各个系统内的数据无法直接对接，导致大部分的单据流转和信息交流还需要传真，邮件等工具来实现。这一问题导致工作效率低下，信息传递过程中容易出错。

2） SAP系统问题

    编码问题。《中海油通用材料目录》中共有约5万条目录。公司采用自主开发的编码规则对目录中的物料进行编码。在SAP系统中，物资编码是8位的，而且是由系统随机产生，而在公司的实物管理中，物资编码是13位的，有具体的业务含义，并且所有的编码都会在实物物资上留有标记。按照总公司要求，所有的库存物资都需要在SAP系统中通过SAP物料编码进行管理。然而，在实际工作中一方面，目录中包含的大部分物料是低值易耗品，在SAP系统中大多作为直达料进行管理，因此没有SAP编码，如果要在SAP中做库存，这些物料就需要申请新的物料号；另一方面如果某些物料有SAP编码，则需要进行通用材料编码与SAP编码对照工作，工作量巨大。由于编码问题无法解决，客观上造成了信息流和实物流的脱节。

3）SAP功能无法完全满足项目需求

    SAP系统的应用主要集中于企业的内部管理，包括财务管理，物流管理等环节，而公司未来的经营和发展，很大程度上是在电子商务、物资超市与传统进销存的结合，目前实施的SAP系统无法满足上述的要求。

二、项目开发的价值

1、技术价值

    电子商务平台核心技术能力提升。通过“物料超市”平台的建设，公司将实现对“高性能保证技术”、“基于中文的产品全文检索技术”、“海量非结构化数据存储技术”等电子商务平台核心技术的理解、掌握与运用，提升相应技术能力。

    系统集成技术能力提升。“物料超市”平台涉及与多个系统（采办系统、ERP系统）多种数据的集成，数据同步时需保证数据的一致性。通过平台建设，公司可以提升自身在系统集成方面的技术积累和开发能力。

    系统安全技术能力提升。“物料超市”除了应用于海油系统内客户的物料供应外，未来计划推广到海油以外的客户，这样对系统的安全性的考虑与设计至关重要。因此，“物料超市”平台的开发，需要考虑系统各层的安全控制（达到公安部三级安全体系），整个项目的开发与建设过程是对系统安全技术能力的积累和提升过程。

2、对企业发展产生的其他贡献

    通过“物料超市”平台的建设，借助电子商务交易模式及技术手段，提升企业内部通用物料供应管理，改变现有的传统订单提报模式，实现可视化需求提报，方便采购需求快捷、准确提报；通过电商平台的供应链管理模式实现通用材料全流程电子化管理，提高供应链整理响应速度，提升内部运营效率。

    电子商务交易模式可提升对生产单位和有限公司等客户的服务能力，为客户创造价值，真正把“物料超市”推向了客户前台，让客户能够感觉到所需物料就在眼前，随时可查，随时可买，提升客户体验。同时，平台保持了较大的扩展弹性，便于将先进的供应模式，扩展至海油外部客户，创造业务增长点，提升海油影响力。

三、项目研究目标及主要研究内容

1、目标

    本项目旨在基于已发布的《通用材料目录》，研究一套适合中国海油通用材料管理需求的方法论，并辅之以信息化管理系统加以实践与应用，依托海油现有采办平台（采办业务系统及ERP系统），规划和建设“物料超市”平台，助力海油优化物料编码，整合并优化物料供应流程，提高内部运营效率。

2、主要研究内容

1）研发建设“物料超市”前台电子商务网站，实现通用材料物资可视化采购需求提报。

2）研发建设“物料超市”业务管理系统，实现采购、库存、销售与产品管理全流程电子化管理。

3）实现“物料超市”与现有采办平台（采办系统与ERP系统）无缝集成，实现各系统业务协同，提升效率。   

四、国内外目前水平和发展情况

    在国内，能源行业物流尚无制定通用材料目录标准的先例，物料精细化管理能力较为薄弱，尤其本项目提出的基于通用材料的仓库管理、电子商务系统的建设，实现了物料供应链的全过程管理，在国内处于绝对领先地位。在国外，能源行业物流已经基本实现了精细化管理，多家知名能源行业物流公司均有形成自身的通用材料目录标准，得到了客户、供应商的广泛使用，并起到了参考书的作用，支撑其运营的仓库管理、电子商务、门户等系统也有较多的成功经验。本项目亦可参照国外成功案例，融合国外先进技术与海油自身管理理念而建设。

五、本项目研究开发技术关键

1、关键技术简述：

1）高性能保证技术

    “物料超市”电子商务平台前端有大量用户访问，需要高性能保证技术实现平台能够支持高并发用户的快速访问，同时保持稳定运行。因此，需采用多层的负载均衡技术，包括web层（如F5的负载均衡技术）、应用层（集群技术）和数据库层（Oracle RAC）。

2）基于中文的产品全文检索

    “物料超市”平台中需要根据产品描述快速准确的搜索，并在系统定位产品。为解决这功能，技术上主要需要采用并根据业务需求改进业界主流的分词库，设计合理的关键词方案。

3）无缝系统集成技术

    “物料超市”平台涉及与多个系统（采办系统、ERP系统）多种数据的集成，数据同步时需保证数据的一致性。从技术上讲，需要设计高性能，高可靠性的接口服务器，同时设计严谨的事务处理方案，确保数据在不同系统间传输的一致性。

4）系统安全技术

    “物料超市”除了应用于海油系统内客户的物料供应外，未来计划推广到海油以外的客户，这样平台会直接暴露于互联网，对系统的安全性的考虑与设计至关重要。因此，需要对“物料超市”系统各层的进行安全控制（建立公安部三级安全体系）；采用https安全机制设计；对敏感数据进行加密传输、对核心数据的设计安全备份与恢复机制。

5）海量非结构化数据存储技术

    随着“物料超市”平台的运营，会有越来越多的产品描述、产品图片等非结构化数据进入平台，如何对这些海量的非结构数据进行存储和快速查找，是需要解决的关键技术点。集群存储将是这类问题主流的技术解决方案。 

2、创新点

1）应用电子商务技术手段提升通用材料供应模式通过将电子商务平台的交易模式应用到企业内部通用物料供应管理，改变现有的传统订单提报模式，实现可视化需求提报，方便采购需求快捷、准确提报；通过电商平台的供应链管理模式实现通用材料全流程电子化管理，提高供应链整理响应速度，提升内部运营效率。

 2）多系统无缝集成

    “物料超市”系统实现与采办业务系统及ERP系统的无缝集成，以实现和确保核心交易数据的一致性并提高整体事务处理效率，最大限度保持与现有系统的界面统一，减少用户操作的不习惯与重复操作，提升各系统间业务协同。

3、技术指标对比

    掌握全新的电子商务平台核心技术。公司将实现对“高性能保证技术”、“基于中文的产品全文检索技术”、“海量非结构化数据存储技术”等电子商务平台核心技术的理解、掌握与运用，这些技术能力是目前企业所不具备的。

    系统安全性指标。超市平台需要对对系统的安全性尤为重视，通过新的安全体系与机制的建立，提升了整个系统的安全级别（公安部二级安全体系，https安全机制；敏感数据进行加密传输、对核心数据的设计安全备份与恢复机制）。

    系统集成性指标。“物料超市”平台更好的集成了采办系统和ERP系统，改变了公司现有各系统（ERP系统、采办系统与仓储管理系统）相对独立的状况，系统集成度提升。

六、项目实施的风险分析

1、技术风险

    软件项目具有建设范围难界定、技术含量高、协作性强等特点，目前国内对软件项目的监理制度尚不规范，对软件开发仍然缺乏有效控制，项目面临技术监督与管理的风险；为此，项目需采用统一规划、分步实施的策略，做到“满足使用、适当超前、预留空间”；公司在选择项目信息技术解决方案提供商时，将选择实力较强、管理完善、具有同类系统开发应用经验的公司，避免软件开发中技术监督与管理带来的风险。

2、管理风险

    项目投资金额较大，资金管理风险也相应较大；同时项目实施时间较长，项目质量控制也将是一个风险。为此，公司在项目建设期间将加强资金的审批管理制度，严格按照公司体系管理中关于项目建设的要求，对项目投资严格管理，确保资金的使用符合要求，满足项目进展需求，并成立专门的项目团队，对项目各阶段的质量把关，保证项目进度及项目质量。3、人员风险

    新项目的实施将改变原有的工作模式，因其带来的变革，前期需巩固原有客户，并逐渐发展新客户，为扩大服务范围，不断完善项目实施。项目实施会对现有业务流程进行重组，实施后业务人员能否熟练掌握业务流程、能否熟练掌握新技术的操作是公司业务能否顺利过渡关键因素。公司需加大人员培训力度，根据项目的进展，适时开展系统使用培训，力争在项目试运行时，主要人员掌握使用要领，在正式运行前，能够熟练操作系统，避免因系统操作失误带来的风险。

七、效益分析

1、经济效益分析

1）项目的实施，将简化通用物料供应管理流程、提高工作效率，降低成本，增加企业收入。电子商务门户的建立，实现客户的可视化需求提报，方便采购需求快捷、准确提报，提升客户体现与服务满意度；“物料超市”平台业务管理系统的建设，实现销售、采购、产品及仓储的一体化管理，简化物资采购、销售及出入库和仓储管理操作，大大的降低出错几率及运营成本，提高运营效率。与采办系统及ERP系统的对接，实现信息和数据在系统间的无障碍流通，方便管理、操作，极大的降低工作时间。

2）随着项目的深入开展，客户将逐渐从现有深圳地区到中海油内部延伸至社会市场，巩固已有客户、吸引更多的客户，市场范围逐渐扩大，增加企业收入。

2、社会效益

1）信息共享，供应商和客户能及时掌握库存信息，方便补货和下单。门户网站建成后，物资库存信息可视化，供应商可查询库存信息及时补货，客户可通过该界面下订单，查询物资库存情况。

2）使客户提高工作效率、降低时间成本和费用。客户可通过电子商务前端门户直接下单、查询物资库存信息，省去了繁杂的询、报价和比价工作，快捷、高效，降低了企业的管理成本和采购成本。

八、项目内容

1）“物料超市”前端电子商务门户建设：

    构建前端电子商务网站，实现首页展示、产品目录、产品查询、购物车、订单中心、客户服务等功能，方便客户需求提报，快速响应客户需求，提高客户服务，带动销售规模。各模块功能详细介绍如下，

    • 首页展示：物料超市首页承担着清晰便捷的展示企业核心商品信息的功能。全文检索根据产品编号，产品名称，产品品牌，产品参数，以及全文检索框下提供的热门搜索等多维度关键字进行查询；商品索引分为三级品类管理，产品大类中类及小类，动态展开某一大类下包括的所有分类；推荐商品和最新信息的轮播展示，每个滚动视窗链接到上商品或活动详情页面；各大类商品分区块展示，各个大类下展示大类名称，主要小类名称，热销商品以视窗模式显示图片名称及价格，以及此大类下热销品牌。

    • 商品查询：通过产品编号，产品名称，产品品牌，产品参数，以及搜索框下提供的热门搜索等多维度关键字进行全文检索。

    • 产品目录：产品品类管理的大类分类方式，各大类下包含的中类，及小类展示，通过点击分类名称链接到各分类下所有产品列表。

    • 购物车：在网站首页，产品目录，产品详情，我的订单，我的关注，浏览历史，快速下单多个页面都设计加入购物车的入口，方便用户随时下单；查看购物车时提供购物车内产品的编辑，添加，删除，以及转入提交采购申请的功能。

    • 订单提交：查看购物车，编辑购物车，确认购物车，进入填写采购申请；填写收货人及收货地址，选择发货要求，发货时间详细要求，确认商品清单，进入提交订单；审批人根据采购申请详情选择审批通过或审批拒绝；审批通过后选择发货公司，确认订单，审批拒绝后产品返回购物车，需进行修改再次提交采购申请。

    • 订单中心：我的订单显示所有历史订单详情及状态，并允许对历史订单进行查看，删除，链接到退换货，或者重新采购；我的关注显示所有加入关注的产品，允许通过产品分类及品牌进行筛选，加入购物车，加入对比，以及取消关注；浏览历史显示所有查看过详情的产品，允许通过产品分类及品牌进行筛选，加入购物车，以及加入关注清单。

    • 客户服务：对提交成功并已收货的采购订单进行退换货申请，上传退货原因及相关支持文档，选择是否需要重新发货，如需重新发货记录收货地址。

    • 账户中心：修改工作岗位，联系方式，邮件偏好等账户信息；查看所有历史消费记录（三个月内及三个月前分开展示）；管理多个账户地址，地址类型可包括发票地址、收货地址、邮件地址、其他地址等。

2）“物料超市”业务管理系统建设：

    通过采购管理、销售管理、库存管理及产品管理等功能的构建，实现“物料超市”通用材料供应全业务流程电子化管理，提高业务运行效率，降低业务成本。各模块功能详细介绍如下，

    • 销售管理：通过从物料超市系统同步的方式对客户公司详情进行管理，对客户公司内部人员组织结构进行管理， 维护多个类型的公司地址，包括发票地址，支付地址，公司地址，收货地址等；通过从ERP同步的方式对销售协议进行管理，将ERP中以物料编码为凭证的产品转化为物料超市系统中以产品编码为凭证的产品，维护产品的价格，采购目标数量，与物料编码之间的对应关系等；查看从物料超市网站前台传来的销售订单详情，确认订单明细，对订单产品中有现货的产品进行拣货，生成出库单号，追踪订单发货详情；查看从物料超市网站前台传来的退货申请，查看退货原因及用户上传的产品图片详情，确认退货，安排重新出货，追踪出库状态；同步并对比物料超市及ERP中采购订单的发票详情及付款详情。

    • 库存管理：维护入库单详情及状态，确认入库产品清单，确认收货，记录库存位置信息及状态；维护出库单详情及状态，确认出库产品清单，确认发货，记录运输方式及到达时间；维护移库单详情及状态，确认移库产品清单，确认移库，记录移库后仓库及仓位信息；对产品实物库存进行盘点，确认盘点产品清单，确认盘点，查看盘点结果、盈亏数量及可用量；维护库存明细，查看各个产品的仓库与仓位，现货数量变动及承诺有效差异。

    • 采购管理：通过从物料超市系统同步的方式对供应商公司详情进行管理，对供应商公司内部人员组织结构进行管理， 维护多个类型的公司地址；手动对采购协议进行管理，将ERP中以物料编码为凭证的产品转化为物料超市系统中以产品编码为凭证的产品，维护产品的价格，采购目标数量，与物料编码之间的对应关系等；创建采购订单，确认订单明细，对订单进行收货，生成入库单号，追踪订单入货详情；创建采购订单相关的退货申请，记录退货原因及产品图片详情，记录换货信息，追踪出库状态；运行MRP，通过对产品设置的安全库存水平及补货点，自动生成采购订单草稿。

    • 产品管理：定义产品的各个属性，为其赋予一个或多个属性值；定义所有物资的类别关系，将类别层级定位三层，大类中类及小类，维护每个分类的上级类别及所有此类别下的产品列表；创建产品信息，对其各个属性组成的明细产品价格数量进行维护，以及产品相关的图片及描述信息，库存信息；统一对所有产品的相关图片在图库管理功能中维护。

 3）系统集成：

    实现采办业务系统及ERP系统的无缝集成，最大限度保持与现有系统的界面统一，减少用户操作的不习惯与重复操作，提升各系统间业务协同。与采办系统级ERP系统的集成情况如下，

    • ERP系统集成：主要包括SAP MM模块集成，需要同步采购申请PR、采购订单PO、入库、出库、移库、盘点等信息。

    • 采办系统集成：主要包括需求计划模块、合同模块及供应商管理模块的集成，同步采办需求，合同，组织机构用户及供应商信息。

九、完成项目研究采用的研究、试验方法和技术路线：

    项目将采用针对业务调研、应用、完善的方式，根据目前公司发展规划，项目建设采用“统一规划、分步实施”的策略。即在规划设计过程中全盘考虑，统一构建整体基础平台，使系统具有可扩展性，针对具体作业流程控制，采取由初级到高级，以需求为驱动，在应用中不断完善的建设方法，以减少项目实施风险。具体研究、试验步骤如下：

1、对现有的工作流程进行调研，并对其进行分析，完成项目实施方案。

2、根据项目实施方案，进行定制化的系统设计与开发。

3、将定制的系统应用到生产工作中，进行测试试用。

4、在试用过程中，针对与实际生产情况有背离和不足的地方修正。

5、经过结合实际情况测试试用，完成整个项目工作。

十、项目实施的年度计划和进度安排： 

十一、项目完成应提交的成果

1）“物料超市”平台前端电子商务门户；

2)“物料超市”平台业务管理系统

3）“物料超市”平台系统集成（完成与采办系统及ERP系统集成与信息同步）

十二、项目的验收标准

1）“物料超市”平台实现前端电商门户及后端业务管理系统所规划的各项功能。

2）“物料超市”平台实现与采办系统及ERP系统集成，数据同步准确。

3）系统试运行阶段，达到预定计划的安全稳定运行标准

十三、项目实施的支撑条件和能力

1、设备能力

十四、项目运营展望

    公司还将利用现有基地和库房资源，搭建库内作业平台，利用条形码系统和RFID技术，做好配送管理，物资配送管理(Physical Distribution Management, PDM)通常被认为是从订单接受起一直到交货到客户的货物流程。从而实现系统落地，整个业务环闭合。

    项目建成后，将在整个中海油集团内集中运营，统一上线。届时，将增加包括询价、邀请招标、公开招标、议标、竞争性谈判、零星采办之外的第七种采办方式，那就是：标准化采购（又称目录采购）。在这个物料超市平台上线后，整个集团对采办的管理将进入一个崭新的阶段，以往无码采购的现象将逐渐消失，采办寻源工作得以前置处理，采办流程将变得更加顺畅，物资供应能力得到很大提高，信息传递更加准确透明，成本节约效应将逐步显现，大数据的分析得以实现，将为整个集团创造巨大价值。