IE理论在图书馆图书入馆编码流程优化中的应用

引言

工业工程（IE）理论最初是在工业生产领域中产生的，旨在提高工人的劳动效率，提高生产效率，增大生产效益，提高生产质量等，然而IE理论的不断发展，已经在诸如航空、建筑、金融、军事后勤、政府部门以及其他行业中展开广泛的应用。

在我国城市化不断推进的进程中，各大城市中公共建筑越来越多，基础设施日益完善，公共建筑也在发挥越来越重要的作用。公共图书馆作为公共建筑的主要代表，在推动城市化进程中有着不可或缺的力量。在当今时代，不仅仅各个城市中有独属于城市的图书馆供市民借阅图书，而且每一所高校当中也有图书馆供学生借阅学习。

图书馆中的图书并不是长久不变，馆藏图书随着时间的推移也在不断增加。随着科技不断发展和文化的日新月异，很多新书都涉及到了最新的科技发展和文化发展趋势。图书馆为了满足读者的需求，跟上科技发展的步伐和时代的变化，需要不断购进新书。并且图书馆作为一个公共文化场所，有责任引导和培养读者的阅读兴趣。购进新书可以激发读者的阅读热情，拓展他们的阅读视野，提升市民的文化涵养。

那么图书的入馆编码是图书馆日常工作中不可或缺的一部分。当有新的图书进入图书馆，要对每本图书进行图书编码。随着信息化的不断发展，图书馆中的图书编码已不是简单的按照图书名称或作者名称。《IE理论在营业厅固网业务流程优化中的应用》一文中运用IE理论与技术应用于营业厅固网业务，有效提高了营业厅在办理固网业务的效率和服务质量。《基于方法研究及仿真的汽车零部件流程优化》一文中运用IE中方法研究理论对工厂中汽车零部件生产过程进行优化和改进，不仅提高生产效率也降低了生产成本，但是将IE技术运用到公共图书馆中图书管理的文献未见报道。针对某些图书馆中图书入馆编码不合理，图书摆放混乱借阅者找书难的现象，本文以xt图书馆为例应用IE中的理论与技术方法改进和优化图书入馆编码，提高图书入馆效率及管理效率，解决图书摆放混乱的现象，改善借阅者体验感，这对于读者爱上阅读有一定积极作用。

1图书入馆编码流程现状

图书馆是城市公共场所的主要代表，也是每一个市民所要重视的场所，在城市文化中占有极为重要的地位，是一个城市名片的重要组成部分。虽然每本图书在出版时都有一个全国性的图书编码，但是并不能直接运用到图书馆中，因为各个图书馆是相对独立的，图书信息并不共享，这其实也是出于方便市民借阅的必要之举。可以想象，若是开放性的馆藏，市民想要借阅图书，在网上先查阅哪个图书馆有要借阅的图书，可能会出现数以千计的检索结果，这不便于市民借阅图书，也不便于图书馆形成自己独具特色的代表性。故每个图书馆拥有自己独立的图书入库编码系统和图书借阅归还管理系统。传统方式下新图书进入到图书馆中，该图书馆必须对图书进行分类编码工作，如图1所示。

图1:图书馆图书入馆流程（作者自制）

由图可见该图书馆在图书入馆编码的工作比较繁琐，存在不小的改进空间。

xt图书馆中图书码只有条形码和数字组成，只有通过该图书馆图书管理系统扫码才能查看该图书在本图书馆的具体信息，仅凭观察很难看出该图书所属类型、再版信息及入馆时间等信息，而且需要专门的人员才能识别图书摆放数码，找到准确摆放位置，而且部分图书更新书版时，图书管理员并不能及时发现并处理。发现之后，并没有明确的操作流程，经常简单的放在原版本的旁边，这给图书管理增加工作量，不利于借阅者借阅，削减了借阅者的读书热情，同时也增加了图书管理的人工成本。

为将起源于工业生产中的IE理论运用到图书编码流程改造中，现将IE理论中的图表技术符号进行重新定义，结果见表1 。

表1图书入馆编码分析技术符号（作者自制）

符号 名称 意义 说明举例

○ 操作 编码设计相关活动 生成图书码、摆放数码等

□ 检验 辅助图书入馆相关活动 粘贴0  图书码、摆放数码等

→ 移动 图书在图书馆内的流动 送至录入系统、摆放上架等

等待 图书等待处理的时间 等待核实、等待录入等

将表1的技术符号应用到流程分析中，得传统图书入馆编码流程分析结果，见图2 。

步骤 活动内容 距离/m 时间/min 活动类别 ECRS改善

操作 移动 等待 检验 取消 合并 重排 简化

1 确定入馆图书 5 ◯ →

2 等待核实入馆 2 ◯ →

3 运送图书到分析处 20 5 ◯ → √

4 对图书分析 10 ◯ →

5 对图书进行分类 2 ◯ → √

6 确认图书类型 2 ◯ →

7 设计唯一图书码 2 ◯ →

8 生成唯一图书码 0.5 ◯ →

9 打印图书码 1 ◯ →

10 粘贴图书码 0.5 ◯ →

11 将图书送到系统录入处 20 2 ◯ → √

12 录入图书管理系统 1 ◯ →

13 等待系统录入 1 ◯ →

14 送图书至图书分析处 20 2 ◯ → √

15 确定图书摆放区域 5 ◯ → √

16 设计摆放数码 3 ◯ → √

17 生成摆放数码 0.5 ◯ → √

18 打印摆放数码 1 ◯ → √

19 粘贴摆放数码 0.5 ◯ → √

20 送图书到系统录入处 20 2 ◯ → √

21 在图书系统中录入摆放数码 1 → √

22 等待系统更新信息 1 ◯ → √

23 将书摆放到指定位置 50 5 ◯ →

图2传统图书入馆编码流程分析

（作者自制）

从图2 可以看出图书进行了多次在图书分析处和图书录入系统两个场所的往返活动，进行了多次图书分析的相关工作。大量时间浪费在移动和分析活动上，结合图2，分析xt图书馆图书入馆编码流程现状。

1）图书移动距离大，在图书分析处和图书录入系统处多次重复移动，在移动活动中占据了较多时间，并不是从图书进入图书馆，再到图书分析处，到图书录入处，最后到图书货架，而是在两个场所多次移动，这样多余的移动增大了图书入馆时间，降低了图书编码效率。

2）出现了多次图书分析，这些分析大致类似，然而在图书入馆编码流程中却进行了反复的分析活动，即降低了效率又为图书分析员增加了工作量。

3）图书在图书管理系统录入过程中存在网络卡顿，等待或者排队的现象，此时图书处于等待状态，没有充分利用，降低了图书入馆流程的效率。

2优化图书入馆编码流程

将IE理论应用在图书馆图书入馆编码流程优化中，主要方法是通过“5W1H”提问技术对图书编码中已有活动进行提问和思考，充分研究各个步骤，分析并找出问题所在，然后使用“ECRS”4大原则来对其优化和改善。

2.1 ”5W1H“提问技术

使用“5W1H”提问技术从六个不同方面对图书入馆编码流程进行提问，通过研究、提问和解答发现其中的问题。

以传统的图书入馆编码流程中的步骤4、步骤5为例进行说明，见表2.

表2:“5W1H”提问解答举例（作者自制）

方面 问 答

What 为什么要对图书进行分析？ 要确定图书分类

Why 为什么要对图书分类？ 录入信息并归纳图书

When 何时做？ 图书送到图书分析出

How 有没有更好的方法？ 在图书确认入馆时在网上查询此书信息并录入

Where 何处做？

有没有更合适的场所？ 图书分析室

在图书入馆管理处完成

Who 谁来做？

有没有更合适的人选？ 图书分析员

图书入馆管理人员完成

2.2 “ECRS“4大原则

对逐个项目提问来确定优化项目（见图2“√”标注），接着使用“ECRS“4大原则优化全部流程，需要遵循：取消（Eliminate）、合并（Combine）、重排（Rearrange）、简化（Simply）。其中取消原则是优先级最高的原则，对于无法取消但又必要的项目，研究它们是否可以合并，以达到简化提效的目的。重排项目通过调整项目顺序达到流程有序、节约时间的效果。简化项目需要考虑是否有更简单的方法或者设备供以使用，来节约人力、时间及费用并提高工作效率。

1）分析图书。在传统图书入馆编码流程中，图书进入到图书馆图书分析处，先进行分析图书，一本相同的图书多次进入图书分析出进行分析，花费了较多时间，对图书分析进行合理配置尤为重要。

（1）取消步骤3。没有必要将图书送到图书分析处才能对图书进行分析，可由图书馆图书入馆管理处根据购书信息通过网上查询到图书所有相关信息。提前预录入图书管理系统。

（2）合并步骤4和步骤5.对于图书分类活动不能取消，否则无法在图书管理系统录入图书相关信息。因此合并步骤4和步骤5，交由图书入馆管理人员预录入图书分类信息。

（3）由于分析图书的合理配置，取消步骤11、步骤14、步骤20。

2）独立书码。设计书码是比较重要的步骤，书码是图书在图书馆中独立的身份码。两次设计书码，分别是设计图书码和摆放数码，两次送到图书分析处，单独设计，两者之间有较大关联性，有比较大的改善空间。

(1)取消步骤15、18、19 。将图书码和摆放数码合并，改成只生成一个码就能包含图书识别和摆放位置等信息，在步骤7完成，这样合并了两次设计书码的繁琐步骤，也只需要设计、打印、粘贴一个书码即可。

(2)合并步骤7和步骤16、步骤8和步骤17。只单独设计一个书码，包含图书码和摆放数码信息。

(3)合并步骤9和步骤10 。将打印和粘贴书码合并，简化图书入馆编码流程。

3)系统录入。在传统图书入馆编码流程中，图书录入图书管理系统需要把图书送到录入系统处进行系统录入，粘贴图书码后把图书运送去图书录入，粘贴完摆放数码后把图书送去图书录入，两次送图书到系统录入处，有浪费现象，具有改善空间。

(1)取消步骤11和步骤21。录入系统所需书码可以由图书管理处传送到图书录入处直接录入，节省了图书送到录入系统处的距离和等待时间。

(2)取消步骤22。只录入一次系统，第二次系统录入取消无需等待。

(3)图书管理系统定期自动检测图书是否有再版，如有再版，提醒图书管理员将再版图书添加到图书入馆计划目录中，并标注为再版更新图书，重新实行一遍入馆流程。

通过以上各个方面的优化，图书馆图书入馆编码优化后的流程见图3，前后效果对比见表3。

由图3不难看出图书入馆编码流程明显简化。4次移动被取消，有效的缩短了图书在图书馆中移动的距离和时间，提高了图书入馆编码的效率，节省了人力物力。

读者借阅图书流程中也更加方便，提升读者满意度，对于读者借阅图书有积极作用，提升图书馆在市民心中的重要性，增加图书馆作为公共建筑主要代表的城市影响力。

步骤 活动内容 距离/m 时间/min 活动类型

操作 移动 等待 检验

1 确定入馆图书 5 ◯ →

2 等待核实入馆 2 ◯ →

3 图书入馆管理处筛选图书信息 5 →

4 将信息传送到图书管理处 0.5 ◯ →

5 图书管理处设计独立书码 2 ◯ →

6 书码传送到图书录入管理处 0.5 ◯ →

7 图书预录入 1 ◯ →

8 打印粘贴书码 2 ◯ →

9 摆放图书 50 5 ◯ →

图3:优化后的图书入馆编码流程分析（作者自制）

3．结论

笔者把IE理论方法引用到图书入馆编码流程分析和优化中，实际改进结果表明：使用优化改进后减少了4次操作，减少2次等待，减少了4次移动；平均移动距离减少80m，图书在整个入馆编码流程中平均时间由55min缩短至23min，从而提高了图书入馆编码流程的效率，节约了时间成本，对于提高图书馆管理效率、节约时间成本具有借鉴意义。

在城市文化建设中，图书馆图书入馆编码效率的提高，以及对于常见问题的改善，大大提高了读者的满意度，更加热爱图书馆。图书馆是提高了城市影响力的一个比较重要的窗口，增加图书馆在市民心中的重要性是百利无一害。

本文来源：《文化产业》https://www.zzqklm.com/w/wy/32640.html