浅析高校二级学院办公室建设-成功教育

摘要：高校二级学院办公室具有管理、服务、枢纽、参谋的工作职能，发挥着上传下达、协调左右、联系内外、参与决策等重要作用。本文通过对办公室工作职能的分析，从办公室工作人员的素质要求及办公室管理的科学化、制度化、规范化与创新等方面进行系统阐述，浅析提高办公室工作水平的方法途径。

关键词：学院办公室  管理  以人为本  科学管理

学院作为大学的二级单位直接承担着人才培养、科学研究及学科建设等重要任务。院级办公室作为学院管理的综合协调办事机构，是保证学院各项工作正常运转的中枢机构，是联系学校与学院、学院与师生等关系的纽带，起着上传下达、协调左右、联系内外、参与决策等作用。院级办公室工作水平的高低，直接影响着学院各项事业的顺利发展，本文重点研究如何做好院级办公室工作。

一、院级办公室工作的职能

1、管理职能

管理职能是指在工作中具有组织、协调、规范、指挥的职能。在工作实践中，办公室的工作包括了方方面面，在每一项工作中都要涉及人或物的管理工作。通过组织与协调，规范与指挥，进行职责划分与事务处理，提高工作的效率和有序性。

2、服务职能

服务职能是指服务意识、服务态度、服务艺术等方面的内容。服务职能是由办公室的工作性质所决定的。每项日常具体工作都体现着服务，服务是办公室的核心工作。服务意识是指按照“以人为本”的指导思想，“管理就是服务”,它反映了管理工作的本质特征，反映了对自己所从事的管理工作的认识和态度，属于意识形态，显得尤为重要。

服务态度是指，在服务意识的基础之上，对本职工作和领导安排的其他工作以及临时性工作是否认真负责的精神。完整的服务态度就是全局的观念、整体的观念。

服务艺术是指，在实际工作中与人交往、交流的表情、语言表达能力以及原则性与灵活性的掌握。服务艺术对一个学院的形象有着重要的影响，一句话、一件事，不论是否能够办理，都会在教师或学生的心中留下深刻的印记。办公室工作要努力提高服务质量和工作效率，提高广大教师和学生的满意度。

3、枢纽职能

枢纽职能是指做好人事、教学、科研等关系到学院事业发展的各种信息采集、收集、汇总、反馈，上传下达的功能。院级办公室在工作中，有一项重要的职能就是对各种信息的收集、汇总、反馈工作。这些信息的掌握将对学院未来的规划、建设、发展提供科学的依据。在当今社会中，各级领导的决策是依据各种信息所形成的数据而进行的。办公室要确保对各种信息正确收集分类和畅通传输，为领导决策提供准确依据。

4、参谋职能

参谋职能是指对学院的整体工作，或某一项工作进行预先的规划、谋划、提出建议方案等项工作。例如，学院未来的发展规划，办公室就需要根据学院的实际情况提出未来发展规划的草案，供教职工讨论研究；又如，教学改革或创新，办公室需要组成工作小组，负责研究提出建议方案；再如，有关的人事工作，举办学术会议，规章制度的建设，办公室都要提出有关的建议性方案或草案，供领导决策。

因此院级办公室在做好日常工作的同时，对学院的建设、发展、以及具体工作的参谋作用是十分重要的。

二、以人为本，全面提高办公人员素质

行政办公人员在办公室的工作中处于主导地位。各项工作都要通过工作人员来开展和完成。因此工作人员对工作的熟悉程度、责任心、工作能力和水平将决定工作完成的质量。

1、过硬的思想政治素质

思想政治素质是指政治立场、思想意识、道德品质和工作作风，它是行政管理的灵魂。作为领导的参谋助手和学院的综合协调，办公室人员就必须不断加强政治理论学习和党性修养，提高思想认识水平。了解高等教育发展规律，熟悉学校各项规章制度，比较全面的了解学校中心工作和学院总体工作，立足全局，干好本职，提高工作水平。

2、良好的职业道德素质

（1）服务意识

服务意识是对办公室工作人员的一项重要要求。服务意识着重体现的是服务理念，服务意识体现在每一项具体的工作中，而服务理念是对本职工作的认识水平。作为办公室的工作人员，应当首先树立起服务理念，这是十分重要的。作为管理工作来说，虽然有组织、协调、规范、指挥的职能，但是在具体的工作之中，体现的是服务。服务理念的树立，对实践工作中的服务意识具有重要的指导意义。

（2）协作精神

院级办公室内部有着明确的职责分工，常规性的、系统性的、日常性的工作有专人负责，职责不清将会造成工作混乱，互相推诿，无人负责。对外来讲，办公室的工作就是一个整体的工作，办公室工作虽然各有分工，各有职责，工作中有些是能依靠个人力量完成的，但更多的要互相配合和协作才能完成。协作精神就显得十分重要。协作精神属于思想上的，不是硬性的规定，也是对办公室工作人员的基本素质要求之一。

（3）学习与创新意识

面对不断出现的新形势与新任务，行政工作人员不能墨守成规，应积极学习并善于接受新事物，探索尝试新的工作方式和方法，创新思维，运用高新技术及方法，高质量、高效率地完成工作。

3、扎实的职业技能

（1）文字功底

文字能力是办公室工作人员最基本的一项职业技能。文字能力是指起草公文和总结报告的能力。公文的起草和总结报告的撰写反映着工作人员的理论水平和对工作认识的程度。在公文中应当以最少文字的反映清楚事项的基本内容；总结报告则反映工作的特色和取得的经验。工作人员熟练的运用文字，做到主题鲜明，详略得当，才能确保机关的政令畅通、运转高效，使参谋助手、信息枢纽等职能发挥的淋漓尽致。

（2）外语水平

随着高校教育改革的不断深化，人才培养、科研合作与师资建设的国际化成为高校事业发展的重要目标之一。在这种发展形势下，作为高校中最基层的管理服务和综合保障单位，院级办公室义不容辞的挑起“提升国际化管理服务水平和支撑能力”的重任。全英文授课的教务管理，外籍教师的管理服务，外国专家的来访接待，国际学术活动的会务组织等日常工作，对办公室工作人员的外语水平提出了更高的要求。外语水平有两个方面的基本要求，一是写作水平，二是口语水平。随着办公室的队伍结构呈逐渐高学历、年轻化发展，工作人员的外语写作水平有了普遍的提高，但是在外语口语方面还有着较大的欠缺。熟练运用外语进行书面表达与口语表达，提高涉外工作管理服务水平，也是对办公室工作人员在新形势下的要求。

（3）计算机应用能力

在科技飞速发展的当代，熟练使用计算机已经成为人们必须掌握的基本技能之一。学院办公室更要运用这一现代化办公手段，拓宽信息沟通渠道，为领导提供更为及时、全面、准确的信息资讯，为师生提供更为便捷、高效的管理服务，也为工作人员自身提供更为广阔的发展空间。在熟练使用计算机的基础上，工作人员可以进一步探索尝试，将大量复杂繁琐的事务性工作进行总结，将“纸上工作”移到“网上工作”，节省了时间与办公用品的消耗，提高了工作效率和服务对象的满意度。

三、科学管理，努力建设一流工作团队

为了做好院级办公室的工作，除了对工作人员素质的要求以外，对办公室的整体工作也应当有明确的要求。

（1）规范管理

加强规章制度建设，使办公室的各项工作规范化、程序化、有序化。对教学工作、科研工作、人事工作、财务工作、资料管理有相应的管理办法，使办公室的各项工作做到有规章和规定可依，保证各种信息沟通的渠道畅通，努力使高校办公室的各项工作规范、有序、高效运转，实现忙而不乱。

（2）职责明确

职责明确是指在院级办公室中，主任、副主任、工作人员之间的工作关系。这是一种领导被领导的关系，办公室主任应当负责办公室全面的工作，副主任协助主任开展工作，工作人员负责具体的管理工作。

（3）教育培养

在院级办公室的工作中对工作人员的教育培养是非常重要的。教育就是为了适应今后工作的需要，进一步提高工作人员的学历层次，接受新的学习教育，甚至可以出国进修深造。培养就是为学院、学校培养后备干部，有意识把一些年轻的同志放在一线工作，承担相应的责任，在工作目标上、工作质量上提出更高的要求，让他们有机会展现自己的才能，并推荐参加学校举办的各种培训班，提高工作能力和理论水平。

（4）改革创新

办公室的工作是日常的、琐碎的、重复性的。如果满足于现状，机械性的进行工作，久而久之就会产生惰性，很难适应学院工作的快速发展，办公室的整体工作就会落后于学院整体发展的需要。所以，改革创新既可以激发工作人员的积极性，又可以适应学校、学院总体发展的需要。办公室的改革创新包括制度建设方面、工作程序、绩效考核等多方面的创新。同时应鼓励办公室工作人员积极提出合理化建议，在工作中思考，在思考中提升。

总之，做好院级办公室的工作是一项长期的任务。这些年来，学院已经把办公室的建设工作纳入到学院总体建设的规划中。同时，对于办公室工作人员，也纳入学院队伍建设之中，并积极倡导工作人员开展工作研究，鼓励年轻的同志积极提高学历层次，增强管理工作能力，提高服务质量，将院级办公室工作提高到一个新的工作水平。