高校干部人事档案数字信息化建设研究

随着信息化时代的到来，数字化技术在各个领域得到了广泛应用，其中就包括档案管理领域。在高校组织管理中，高校干部人事档案占据着举足轻重的地位，它不仅承载着高校人才的信息资源，还是评价、选拔、任用高校干部的重要依据。所以，在新时代环境下，如何适应信息化时代并提升干部人事档案管理的质效成为高校当前亟待解决的重要问题。鉴于此，本文将目光聚焦于高校，就如何推进干部人事档案数字信息化建设提出具体建议，以供借鉴和指正。

一、关于高校干部人事档案的基本论述

（一）高校干部人事档案

作为高校档案管理的重要组成部分，干部人事档案是记录高校干部个人经历、品德、才能、业绩等各方面信息的载体。干部人事档案不仅是高校对干部进行评价、选拔和任用的重要依据，也是高校管理和发展的重要历史记录。

一般来讲，高校干部人事档案主要包含以下内容：

个人信息：包括高校干部的姓名、性别、出生日期、籍贯、政治面貌、婚姻状况等个人基本情况。

学习经历：包括高校干部的教育背景、学位授予情况、进修培训经历等内容的记录，这些信息能够反映高校干部的学术水平和专业能力。

工作经历：记录了干部在高校及其他单位的工作经历，包括任职时间、职务岗位、工作职责等，这些信息可以作为评估干部的工作经验和能力的重要依据。

奖惩记录：主要记录了干部获得荣誉称号、获奖情况以及违纪处分等相关信息，这些信息可以作为评价干部诚信度和品行的重要参考。

绩效考核：主要记录了干部的工作绩效评估结果，包括考核成绩、评价意见等，这些信息能够在很大程度上反映高校干部的工作能力和业绩贡献。

加强干部人事档案管理，不仅能够为高校管理部门了解干部的基本情况和工作表现提供便利，也能够为高校做出合理的选拔任用决策提供重要的参考依据。

（二）高校干部人事档案数字信息化建设

高校干部人事档案数字信息化建设是指将高校干部人事档案的管理、存储、查询等工作进行数字化转型，即利用现代信息技术手段对干部人事档案进行处理和管理的过程。随着数字化时代的到来，高校干部人事档案数字信息化建设成为必然趋势。究其原因，在传统的人事档案管理方式中，纸质档案占据大量空间，查找困难，易受损坏和遗失，给档案管理带来许多不便。而数字化信息化建设能够实现对干部人事档案的电子化存储和管理，使得档案检索更加快捷方便，同时也有利于保障档案的安全性与可靠性。

二、高校干部人事档案数字信息化建设策略

（一）加强基础设施建设，夯实档案数字信息化建设基础

在推动高校干部人事档案数字信息化建设的过程中，加强基础设施建设至关重要。究其原因，基础设施是档案数字信息化建设的基石，只有建设稳定、高效的基础设施，才能确保档案数字信息化建设工作有条不紊地顺利开展，并促进档案数字信息化建设工作尽快取得预期成效。所以，在数字化环境下，高校一方面要加强对硬件设备的升级与维护，另一方面要积极引入新技术、新软件，为档案数字信息化建设打下坚实的基础。

第一，加强硬件设备的升级与维护。首先，做好硬件设备升级工作。高校工作人员应定期对现有硬件设备进行全面客观地评估，确定哪些设备需要升级，哪些设备可以继续使用。之后，根据评估结果，制定详细的升级计划，对升级时间、升级内容和升级预算等相关内容进行明确。在此基础上，结合发展需要以及成本控制目标，选取性能优良、稳定可靠的硬件设备进行升级，为干部人事档案数字信息化建设提供良好的支持。其次，做好维护硬件设备工作。高校工作人员要按照内部规章制度，对硬件设备进行定期巡检，及时发现并解决设备运行过程中出现的问题，保证设备以最佳的状态稳定持续运行。在此过程中，工作人员要根据巡检结果，及时更新硬件设备的驱动程序和固件，以提高设备的兼容性和稳定性。不仅如此，还需要做好数据备份，并建立科学的恢复机制，以防止数据丢失和因设备故障导致的信息泄露和损失，确保高校干部人事档案信息完整。

第二，重视软件系统的更新与优化。随着信息技术的不断发展和人事档案管理的需求变化，软件系统必须进行定期更新与优化，否则无法推动档案数字信息化建设的持续推进和稳定发展。首先，加强对软件系统的更新，及时对系统进行功能升级和缺陷修复。技术人员要结合高校干部人事档案管理的特点和需求，对软件系统进行功能拓展和优化，及时增加新的管理模块和功能，比如“高级检索”、“自动分类”等功能，提高系统的灵活性和可定制性。同时，对系统存在的缺陷和问题进行及时排查和修复，消除安全隐患，保证系统的稳定性和可靠性。其次，注重对软件系统的实时优化，全面提高系统运行性能及效率。技术人员应加强对新技术的关注和引入，通过对软件系统的性能优化以及算法的改进，提高系统的处理速度和响应时间。与此同时，优化数据库设计和数据结构，提高数据存储和查询效率，为档案的快速检索和高效管理提供有力支持。除此之外，高校还需要不断夯实档案数字信息化建设基础，即一方面要加强基础设施建设，提高网络带宽和数据存储能力，确保数据传输和存储的安全性和稳定性。另一方面，要加强人才队伍建设，提高档案管理人员的信息化素养和技术水平，为软件系统的更新与优化提供有力的人才保障，也为高校干部人事档案数字信息化建设提供强大支持。

（二）推进技术应用与创新，提高档案数字信息化建设水平

在致力于推动高校干部人事档案数字信息化建设与发展的过程中，不仅要加强技术应用，引入更高效、更智能的管理系统，实现档案信息的数字化、网络化、智能化管理；还需要注重技术创新，通过引入区块链技术、数据加密技术以及数据挖掘技术等一系列前沿技术，不断提高高校干部人事档案数字信息化建设水平。整体来讲，高校可以从以下几个方面入手打造先进且强大的技术体系，为干部人事档案数字信息化建设提供强有力的保障。

第一，引入数据采集与处理技术，提高档案管理效率。数据采集是数字化建设的基础，通过合理的数据采集技术能够实现对干部档案信息的全面、准确和快速录入。首先，通过手工录入、扫描、OCR识别等多种方式，将高校干部的个人基本信息、工作经历、学术成果等相关信息进行采集和提取，全面提高数据信息的采集效率和准确性。在此过程中，一定要遵循相关法律法规和规范，保证数据的合法性和安全性。其次，通过数据清洗、分类、转化等处理技术，对采集到的干部档案数据信息进行有效整合和组织，为后续档案信息化管理及实时检索提供便利。

第二，应用云计算。云计算是一种基于互联网的计算方式，可以提供灵活、可扩展的计算资源。在高校干部人事档案数字信息化建设中，可以通过云计算实现档案存储的虚拟化与集中化管理，即将干部人事档案数据存储在云端，实现对档案的高效访问与共享。此外，云计算还可以提供强大的计算能力，用于快速处理庞大的档案数据，加速档案检索与分析的过程。高校在推动干部人事档案信息化管理的过程中，可以应用以下两种云计算服务模式，一是基础设施即服务（IaaS），这是一种将计算基础架构（如服务器、存储设备和网络）作为服务提供给用户的服务模式，可以通过IaaS模式实现基础设施资源的动态扩展和按需分配，提高资源利用率和灵活性，并且降低硬件投入成本和维护成本。二是平台即服务（PaaS），这一种将应用程序开发和部署平台作为服务提供给用户的服务模式，高校可以通过PaaS模式构建干部人事档案管理平台，借助此平台实现对档案信息的数字化、信息化管理。

第三，应用大数据技术。大数据技术是指处理和分析大规模数据集的方法与工具。在高校干部人事档案数字信息化建设中，高校可以通过大数据技术对大规模干部人事档案数据进行深度挖掘，发现其中隐藏的关联关系和规律，为高校管理层做出合理的人事决策提供重要的信息支持，例如，通过分析干部的职业发展轨迹和业绩表现，为学校人才培养和引进提供决策依据。与此同时，高校可以通过数据可视化技术，将人事干部档案数据以图形、图表等直观的形式进行展示，帮助工作人员更好地理解和分析数据。例如，通过制作教职工干部的职业发展轨迹图和业绩表现柱状图等，便于高校领导更好地了解干部的职业发展和业绩表现情况。此外，高校可以通过数据整合技术，将涉及到多个部门的干部人事档案数据信息进行整合处理，以实现数据共享和协同工作。例如，将干部的工作开展情况等信息进行整合处理，为学校人才评估和培养提供全面、准确的数据支持。

第四，应用人工智能技术。传统的人事档案分类和检索需要大量的人力和时间，效率低下。而人工智能技术可以通过自然语言处理、图像识别等技术手段，实现对干部人事档案的自动分类和智能检索，促进档案管理的速度和精确度大幅提高。不过需要注意到，虽然人工智能技术的应用带来了很多便利，但也面临着一些挑战，例如数据安全和隐私保护问题、技术更新迭代的速度问题等。为了应对这些挑战，高校应采取加强数据安全保护、建立完善的技术机制等措施，促进人工智能技术在干部人事档案管理中得到良好应用。

（三）完善标准化与规范化体系，保障档案数字信息化建设质量

一方面，标准化与规范化体系是保障高校干部人事档案数字信息化建设质量的基础，可以通过统一的标准和规范，保障干部人事数字化档案的准确性、完整性和可追溯性，避免信息丢失和错误，提高档案管理的效率和便利性。另一方面，标准化与规范化体系能促进档案数字信息化建设的持续发展，即高校通过制定明确的标准和规范，引导各部门按照统一的要求进行档案数字化工作，避免受到个人主观意识和随意性的干扰，推动档案实现规范化和标准化的数字信息化建设。

第一，制定统一的数据标准与流程规范。高校应制定统一的档案数字信息化标准，明确档案数字化的基本要求和流程。首先，制定的档案数字信息化标准应包括数字化设备的选择与使用、数字化存储与管理的方法与技术、数字档案的分类与检索等内容，通过明晰的标准增强高校干部人事档案数字化工作的规范性和统一性，全面提高档案数字化管理水平。其次，高校需要建立一套完善的档案数字信息化流程规范，对档案数字化前的准备工作、数字化过程中的操作要求以及数字化后的存储与管理措施等各个环节的工作内容、责任要求等进行明确划分，确保数字化工作按照规范开展。与此同时，提供明晰的指南，帮助各相关部门及工作人员归纳数据信息、检索档案等提供重要指导。

第二，加强标准化与规范化体系的实施与改进。首先，在按照统一的数据标准与流程规范开展干部人事档案管理工作时，高校应注重档案管理人员的培训和指导，确保他们能够熟练掌握相关标准和规范，并将其应用到实际工作中。同时，要加强监督和检查，及时发现和纠正不符合标准和规范的行为。其次，持续改进标准化与规范化体系，高校应随着技术的不断发展和档案管理工作的变化，定期对体系进行评估和修订，在明确其不足并发现其问题的基础上，找出主要制约因素，并合理调整和完善标准化与规范化体系，以确保现行数据标准与流程规范满足干部人事档案数字信息化管理要求。

（四）加强信息安全管理，维护档案数字信息化建设安全

在数字化时代，信息安全是一个非常重要的问题。对于高校而言，在推进干部人事档案数字信息化建设的过程中，信息安全管理至关重要。只有确保信息安全，才能保证档案系统的可靠性、完整性和保密性。所以，高校要加强信息安全管理，有效维护档案数字信息化建设安全。

第一，建立健全安全管理制度。高校应结合干部人事档案数字信息化建设的特点与要求，建立一套涵盖信息安全政策、标准和规范等相关内容的安全管理体系，对各部门、各岗位人员需要承担的责任进行合理划分，对其在软硬件设施中拥有的操作权限进行科学设定，实施安全审计和监控制度，定期进行安全风险评估和演练，以便及时发现管理漏洞或者问题，促进工作人员采取有效措施保障档案信息管理安全。

第二，增强安全防范意识并引入安全防护技术。在推进干部人事档案数字信息化建设的过程中，高校需要加强对档案管理人员的培训与教育，增强他们的信息安全意识，引导他们正确规范地使用系统并自觉遵守安全规范，同时使其在培训与实践中不断提高应对安全事件的应急能力。除了管理层面的措施，高校还应该采取一系列技术手段来保障信息安全。例如，通过加密传输通道、设置访问控制权限、建立防火墙和入侵检测系统等技术手段，有效阻止未经授权的访问和攻击，以确保档案系统的安全性。

第三，加强数据备份与恢复机制建设。在高校干部人事档案数字信息化建设过程中，可能会因硬件故障、软件故障、人为误操作等导致数据丢失或损坏，所以，高校要建立完善的数据备份及恢复机制，确保数据的完整性和可用性。高校可以采用冷备和热备两种数据备份方式。其中，冷备是指在数据发生故障时，通过手动方式将备份数据恢复到系统中。热备是指通过技术手段实时备份数据，一旦数据发生故障，可以立即恢复。数据备份策略需要根据实际情况制定。同时，高校需要制定合理的备份策略，确保数据库文件、系统配置文件等关键数据定期备份，建议将备份数据存储在不同的地点，以防止单点故障。另外，高校应采用多种备份方式，即除了传统的磁盘备份外，考虑使用云存储等在线备份方式，以提高数据的安全性和可靠性。最后，高校应定期进行数据恢复测试，以验证备份是否成功并确保恢复时间合理，及时发现并修复备份故障，保证备份系统稳定可靠。

三、结语

总之，高校干部人事档案数字信息化建设是时代发展的必然趋势。高校要深刻认识到推进档案管理信息化建设的重要性，并且通过加强标准化建设、完善安全保障体系等一系列措施深化干部人事档案数字信息化建设，为其实现可持续发展提供强大驱动力。

文章来源：  《文化产业》   https://www.zzqklm.com/w/wy/32640.html