试论办公室主任的参谋之道-教学秘书论文

How to Give Advice as a Head of Office

Abstract: A head of office, as staff officer of leaders plays very important roles in the following aspects: give advice, give ideas, provide clues, provide information advisory, help the leader to make exact policy, etc. Then, as a well qualified head of office, what kinds of qualities be possessed? This article will discuss this from six aspects.

Key Words: give advice, make policy, be well qualified for a post, quality

笔者认为，为使所参之谋符合实际，切中要害，发挥作用，办公室主任必须在日常的工作与生活中注重研究，勤思善谋。具体讲，就是要做到“六有”。

关键词：参谋      决策   称职    素质

一、胸中有数

胸中有数是指对领导决策所需情况和有关政策了然于胸，这是办公室主任充分发挥其参谋作用的基础。很难想象，一位对所辖区域和单位的相关情况和问题一无所知或知之甚少的办公室主任，能为领导决策臆造出切合实际的参考意见来。作为办公室主任，不仅要熟知方方面面的有情况和问题，而且要通过多种渠道洞悉其在新形势下发生的细微的变化，掌握最新的情况和信息。要成为所辖区域和单位各种问题的“活字典”，大事小事的“百事通”，只有这样，才能在决策所需时信手拈来，给领导提供及时准确的参谋意见和建议。同时，办公室主任应着力培养必须具备的三种能力：其一是深入调研，不断积累。既要进百家门，知百家事，深入基层，调查研究，见物识物，不断积累和丰富自己基层一线情况和知识。调研是办公室主任的“营养”之源。不懂调研、不去调研、不会调研，势必会造成“营养”缺乏。只有不断地吸收调研的“营养”，才能使自己头脑里的材料库、信息库逐渐丰富，才能使自己变得耳聪目明、脑清手顺，才能提高自身分析情况、判断是非、解决问题的能力。其二是深入分析，去伪存真。要学会对获得的直接情况进行精细加工，剔除表面现象，牢牢抓住事物和问题的本质，培养一种能够透视事物的眼光和一种对事物能够进行分析的能力。作为一个领导的参谋，随便向领导提出对问题的一些看法及建议，是一件较容易的事。但是如果没有较为详尽的占有材料，没有质和量的分析，那么所做出结论靠不住的，误己和误人都是有可能的。其三是把握趋势，预知结果。要在掌握本质的基础上，依据事物的发展规律，科学推进，准确预测事物的发展方向和结果，夯实参谋的基础。平常生活中，许多参谋人员参谋时机把握不好的原因之一，就在于这些参谋缺乏深思熟虑，习惯搞那种“车到山前自有路”、“哪里天黑，哪里打店”的庆景之作，其参谋的随意性较大，盲目性也较大。因此，要把握好参谋时机，提高参谋建议的质量，就要求参谋人员要养成超前性思考的习惯，经常地分析政治、经济、社会形势，从带有倾向性的问题和种种迹象之中探索规律性的东西；在问题和倾向初露端倪时，要预见它的趋势和结果；研究、了解领导可能在考虑的问题，需要提供哪些帮助和支持，事先做好准备，等时机到来时，不至于匆忙上阵，措手不及。

二、脑中有路

有些办公室主任，虽然自己平时也注重调查研究，掌握了许多情况，但由于平时掌握的情况杂乱无章，没有形成自己认识事物和处理问题的清晰思路，处理问题时总是眉毛、胡子一把抓，主次不分，毫无头绪，参谋的作用也就无从得以很好发挥。所以，做为办公室主任，在胸中有数的基础上，还要善于把握好分析、梳理和推理三个环节，要理清哪些是问题产生的原因，哪些是原因的结果，哪些是制约和影响问题的主要因素，哪些是次要因素，制定决策首先应干什么，随后再干什么。这些问题综合起来，依据科学的逻辑推理，找出解决问题的正确思路，就是做到了脑中有路。三国时期，正是由于诸葛亮对曹操、孙权、刘备等各个军事集团的实力以及当时的优劣条件都了如指掌，并结合时势结合分析，在脑中针对每个军事集团的去从基础上形成了正确的认识和思考。所以，当连遭败绩的刘备三顾茅庐，咨其以当世之事时，诸葛亮准确精辟分析了董卓专权以后的天下大势，向刘备提出了“避曹联孙，进军巴蜀”的战略参谋，提出了建立蜀国、构建三国鼎立局面的方针和思路。

三、口中有物

办公室主任作为领导的参谋和助手，不仅要心能谋之，而且还要口能言之，把自己对领导决策的参谋思路准确无误地表达出来，不能茶壶里煮饺子，肚里有货倒不出来。要讲究口才，讲究语言艺术，做到言之有物。根据不同的时间和地点，该详讲时旁征博引，娓娓道来；需略时一语中的，言简意赅。但是要注意两点：一慎言。认真对待自己的每一条意见，想好了再提，尽可能提高参谋意见的质量，提一条成一条；二敢言。养成独立思考，敢于坚持真理的品质，在关键时刻、重大的是非问题上，敢于相信自己，敢于发表不同意见。这样一来,在参谋处世办事、设谋进言的态度上就建立了信赖、可接受的思想基础。但是，办公室主任必须清楚，自己只是一个参谋者，是辅助领导决策的人，而不是最终的决策者，所以在表述参谋意见时要注意变换视角，想领导之所想，急领导之所急，做领导之所需，多方制定思路和方案，上策、中策、下策多谋并参，促使领导选择而发挥作用。不应只抱定一条思路，一种方案，以不变应万变，遇到情况变化，便思竭谋断，遇到领导详问便嗫嚅。此外，还应做到言之有物，就要力戒两种现象：一是无论心里有没有思路，总是俆庶进曹营——一言不发。这样不利于团体的发展，也违背了作为参谋者的宗旨。二是参谋意见的表述是零碎的，片面的，不做充分的准备，没有层次，没有形成明确的思路。这种参谋行为对领导来说，好多都是多余的，不仅会造成时间上的浪费，严重的还可能搅乱领导正常的工作秩序，甚至陷领导于被动。

四、耳中有“洞”

宇宙中有一种天体叫黑洞，它能够吸收任何靠近它的物质，办公室主任的耳中也应该有这样的“黑洞”。我们说要做到胸中有数，数从何而来？耳听八方，广纳博收，做到耳中有“洞”，就是要不断扩充自己的“内存”，这就是丰富胸中之数的有效途径。一位办公室主任，要在听进与自己相同意见的同时，也要听得进与自己意见相左甚至相反的意见，要做到兼听则明，海纳百川；在听取上级的方针政策和工作部署的同时，耳中也容得进老百姓的街谈巷议；在听取正确意见的同时，也要了解一些错误的思想和言论。在此基础上，经过分析对照，才能对情况发生的背景和原因有一个全面的、正确的认识，从中找出症结，对症下药，同时，通过不同的意见约束作用，不断的修正自身，街谈巷议是了解社情民意的“窗口”，错误思想和言论也为我们的工作提供了警示作用。办公室主任只有不断地倾听来自各方面的声音，并进行分析和归纳，才能使自己胸中之数越积越多，为领导决策当好参谋的基础越来越厚。切忌做“两耳不闻窗外事”的塞听主任，那样只会使自己和基层、和群众“绝缘”，更谈不上为领导当好参谋了。

五、手中有果